O tratamento de ponto representa a organização, a filtragem e o monitoramento dos registros internos, ou seja, das entradas, saídas e intervalos de cada colaborador.
Cabe ao setor de Recursos Humanos de uma empresa realizar ou acompanhar e controlar o processo de tratamento de ponto. Os profissionais desse setor precisam contar com seu conhecimento sobre o assunto para isso, mas também é recomendado que contem com tecnologias capazes de desburocratizar, facilitar e acelerar cada etapa.
As tecnologias de registro e tratamento dos horários da jornada de trabalho ajudam inclusive na construção de uma relação mais transparente entre contratantes e contratados, o que melhora a produtividade, contribui com a retenção de talentos e ajuda na reputação da marca, mas esse é apenas um dos vários benefícios da sua utilização.
Quer conhecer as outras vantagens, saber mais sobre como funciona e para que serve o tratamento de registro de ponto? Veja detalhes no conteúdo a seguir.
O que é tratamento de registro de ponto?
É um processo de consolidação e organização baseado na conferência e no refinamento do controle de horas de todos os funcionários que trabalham em uma empresa.
Ele serve para que o RH ou o Departamento Pessoal da companhia conheçam exatamente os períodos trabalhados por cada um no decorrer da semana, do mês e do ano, por exemplo.
Para que o tratamento aconteça, é necessário que os colaboradores deixem registrados, todos os dias, seus horários de início e término da jornada e também o começo e o fim dos intervalos para descanso ou outros intervalos, como horário de almoço.
Atualmente, o registro acontece, na maioria das empresas, através de um sistema de ponto eletrônico digital, de forma automatizada, assim como o tratamento das marcações. De qualquer forma, ambos precisam do conhecimento dos profissionais de Recursos Humanos, isso porque:
- colaboradores precisam ser orientados sobre como realizar a marcação dos horários e também receber instruções relacionadas à importância de se lembrar de fazer essa marcação corretamente;
- cabe ao RH preencher marcações que estejam em branco no final de cada mês e antes do fechamento da folha de ponto; e
- outra função do RH é corrigir informações de horários registradas erroneamente.
Além disso, o Departamento Pessoal também deve buscar esclarecimentos com cada colaborador sobre atrasos, faltas ou horas trabalhadas em excesso. Assim, a empresa saberá se precisa fazer alguma alteração na forma como administra o seu pessoal.
Contando com a ajuda de tecnologias, os profissionais responsáveis por essas marcações podem reduzir o tempo dedicado a atividades operacionais e atuar de forma mais estratégica – inclusive ao lado de lideranças e gestores em prol da evolução da companhia.
Para que serve o registro e tratamento de ponto?
Tanto o registro quanto o tratamento de ponto são componentes de um mesmo processo de organização do Departamento Pessoal para uma boa administração dos funcionários, permitindo a adequação às leis trabalhistas, pagamento correto de cada colaborador e, consequentemente, o aumento do lucro e da produtividade.
Enquanto o registro de ponto é a marcação dos horários que cabe principalmente aos trabalhadores contratados pela empresa, o tratamento de ponto acontece depois de todos os dados de registro terem sido apurados e reunidos em um mesmo documento.
Ou seja, podemos entender o tratamento de ponto, como sendo:
- uma análise minuciosa das informações registradas no período;
- um preenchimento de espaços vazios (quando não houve registro por alguma razão); e
- uma ferramenta de correção de dados.
Aliás, o ideal é que esse processo de tratamento aconteça a partir do uso de uma tecnologia específica para isso, aliada ao trabalho de um especialista no assunto.
Como funciona o tratamento de ponto?
Basicamente, o tratamento de ponto funciona da seguinte forma: primeiro, o departamento de RH da empresa recolhe, manualmente ou contando com o auxílio de softwares e ferramentas digitais, todas as marcações de horários dos funcionários feitas dentro de determinado período.
Depois, cabe ao próprio RH corrigir o que está errado nesses registros e preencher o que estiver em branco e, finalmente, a partir de todas as marcações e de preferência usando uma tecnologia para tratamento de ponto para facilitar a organização e reduzir chances de erros, é possível calcular:
- horas extras;
- banco de horas;
- descontos;
- horas negativas;
- atrasos e faltas; e
- benefícios.
Também é possível gerar e controlar o holerite, sinalizar ou orientar sobre férias, 13º salário etc.
Vale lembrar que todo esse tratamento, assim como o registro de ponto, deve ser feito de acordo com o que determinam as leis e normas válidas em todo o território nacional.
O que diz a lei sobre tratamento de ponto?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que empresas com mais de 20 colaboradores tenham um controle manual ou automatizado da jornada de trabalho, mas especialistas recomendam esse controle até mesmo para companhias com menor quantidade de funcionários.
Além dela, também existem regras específicas para registro e tratamento de ponto, atualmente definidas pela Portaria nº 671 de 2021 e pelo decreto nº 10.854 do mesmo ano, complementado por ela.
As principais exigências de acordo com a Portaria 671/2021 são:
- os arquivos de registro de ponto precisam, obrigatoriamente, estar em formato PDF e ser assinados de forma eletrônica;
- os comprovantes de registros pelo menos das últimas 48 horas devem ser disponibilizados aos colaboradores sem que haja necessidade de solicitá-los e através do sistema usado para controle das marcações; e
- mudam também o formato de emissão de arquivos fiscais, agora em modelo AFD (Arquivo Fonte de Dados), e o nível de detalhamento das informações que devem estar contidas nesses arquivos.
Quer fazer um tratamento de ponto que siga à risca todas essas definições?
Como já dito no decorrer do texto, a melhor saída está em usufruir de ferramentas e inovações que ajudem não só no tratamento, mas no registro dos horários e no cálculo das horas trabalhadas.
Elas permitirão que a empresa trabalhe de forma ainda mais ética e transparente e ganhe reconhecimento perante todos os stakeholders, além de facilitar o cotidiano, é claro.
Como escolher um bom software para registro e tratamento de ponto?
Ao selecionar o sistema de controle de ponto com o qual você vai trabalhar, busque por uma opção que seja reconhecida no mercado, não trave quando inserida nos seus computadores e sistemas e seja implementada por uma empresa de tradição consolidada, com boas avaliações e cases de sucesso comprovados.
Certifique-se de que essa empresa oferecerá total apoio para que a sua organização se adeque também à Lei Geral de Proteção de Dados e permita, ainda, o armazenamento dos registros e a realização de backups sem a necessidade de ocupação da sua infraestrutura física de TI.
Dê preferência a um sistema de tratamento de ponto que seja integrado ao relógio de ponto eletrônico dos funcionários, usado para os registros de entrada, saída e intervalos.
A partir daí, é só usufruir dos benefícios.
Quais os benefícios do tratamento de ponto adequado?
Fazendo a escolha certa da solução e implementando-a de forma adequada às necessidades dos seus negócios, você garante:
- segurança das suas informações;
- automatização de muitas tarefas que despendem tempo de profissionais possíveis de serem direcionados para atividades estratégicas;
- facilidade na análise de dados;
- emissão simplificada de relatórios completos;
- melhoria da produtividade;
- aumento da lucratividade;
- minimização dos riscos de processos trabalhistas e/ou de problemas com as folhas de pagamento;
- controle adequado inclusive de funcionários externos, que trabalham em home office ou formato híbrido.
E mais: o gestor passa a compreender melhor o comportamento dos seus colaboradores e pode fazer mudanças relacionadas à gestão de pessoas.
De quebra, você constrói uma relação mais transparente com cada um deles, tendo sempre em mãos e sem demora, quando lhe forem solicitadas, qualquer tipo de informação sobre registros, pagamentos e outros direitos do trabalhador.
Se ainda tiver dúvidas, entre em contato com a Coalize e descubra a melhor opção para o seu negócio!
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