Você, dono de empresa ou líder de RH, já sabe ou pode imaginar: alertas de “ponto esquecido” e de “documento a assinar” enviados aos colaboradores através de plataformas digitais de gestão de pessoas têm um enorme impacto na rotina.
Eles reduzem erros, evitam retrabalhos, diminuem custos e problemas ligados à legislação e aceleram processos internos.
Além de tudo, permitem que cada funcionário participe ativamente da própria jornada e da manutenção de seu histórico junto à organização.
Na prática, esses alertas fazem parte de um conjunto de coisas que ajudam os gestores a manterem tudo em ordem, da folha de ponto ao banco de horas, passando por admissões e onboarding.
E é por isso que soluções que os oferecem estão entre as mais procuradas da atualidade!
Veio até este artigo porque está planejando implementar notificações por aí, pelo menos quando há inconsistência nos registros de jornada e na entrega/assinatura de informações importantes? Continue lendo.
Alertas de inconsistências são cada vez mais imprescindíveis
Tanto pela normalização do trabalho remoto ou híbrido quanto por escalas diferenciadas, pelo trabalho externo, pelas atualizações de normativas trabalhistas, pelo aumento do volume de dados em diversos RHs e pela busca das empresas por eficiência, os alertas de inconsistência se tornam, a cada dia que passa, mais fundamentais.
Destaque para o alerta de ponto esquecido!
Só com essa notificação, as empresas garantem:
- Registros íntegros de jornada, adequados às exigências da CLT
- Menos retrabalho no momento de fechar folhas de ponto
- Menos gastos com horas extras indevidas e passivos trabalhistas
- Economia de tempo e atuação estratégica de gestores e líderes
O lembrete automático de ponto esquecido impede que um colaborador “deixe pra lá” a marcação de seus horários de entrada, saída e intervalos todos os dias e permite correções imediatas caso algo tenha fugido do padrão.
Antes que a inconsistência se torne um problema complicado de resolver.
Os alertas automáticos de irregularidade e o famoso “documento a assinar”
Além dos problemas ligados ao ponto, ainda há outro gargalo que consome tempo e atrasa processos: aquele dos documentos não assinados.
Um alerta de “documento a assinar”, portanto, indica uma irregularidade que precisa (e pode!) ser solucionada com brevidade.
Ele aponta que um processo importante não foi finalizado, seja ligado a contrato, espelho de ponto, holerite, documento admissional ou demissional, acordo etc.
Ao implementar um software de RH que permita o disparo desse tipo de mensagem, uma empresa:
- Mantém processos em dia
- Evita atrasos em decisões
- Garante acesso do colaborador a documentos obrigatórios
- Aumenta sua segurança jurídica
- Impede o acúmulo de pendências que sobrecarregam líderes e gestores
E como funcionam esses alertas automáticos?
O fluxo é simples e digital! Olha só como ele “se desenrola” dentro da Coalize:
Ponto esquecido
A plataforma identifica automaticamente quando existe uma irregularidade no registro de jornada e gera o alerta de inconsistência, sinalizando digitalmente o problema ao colaborador.
Esse funcionário visualiza a pendência e pode tomar qualquer ação permitida pela política interna da empresa (geralmente, justificar ou solicitar ajuste).
Serve para quem:
- Bateu ponto na entrada, mas não na saída e vice-versa
- Esqueceu de bater o ponto ao sair ou voltar do intervalo
- Não fez nenhum registro no dia
- Fez uma marcação, mas incompatível com a jornada registrada no sistema
O problema fica resolvido sem nem o RH ficar sabendo! E, nesse caso, isso é ótimo!
Mas, atenção: as notificações em tempo real não substituem o controle de ponto, mas complementam-no, garantindo integridade e adequação dos registros.
Documento a assinar
Sempre que o RH da empresa disponibiliza um documento para assinatura digital via Coalize, o sistema identifica a ausência do registro por parte do colaborador.
Isso leva ao disparo de um alerta claro ao funcionário, indicando exatamente a ação que está pendente.
O funcionário acessa o documento e realiza o registro. Tudo 100% pela plataforma.
Vale para:
- Holerites
- Contratos
- Aditivos contratuais
- Espelhos de ponto digitais
- Acordos internos
- Documentos admissionais no geral
- Outros
Por que a Coalize é a melhor maneira de transformar alertas em resultados?
O quadro adiante responde sua pergunta!
| Sem alertas da Coalize | Com alertas da Coalize |
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E, caso você queira mais detalhes...
16 vantagens dos alertas da Coalize
Nunca é demais reforçar! No mesmo lugar, de forma totalmente digital, com a Coalize, você garante:
Conformidade com a Lei e menos riscos de problemas trabalhistas
- Registros íntegros e rastreáveis (Portaria 3.665/2023)
- Jornada de trabalho correta (CLT)
- Banco de horas atualizado
- Espelho de ponto adequado para assinatura
Menos trabalho operacional para quem cuida do Departamento Pessoal
- Ninguém precisa ficar caçando erros ou trabalhar com dados desorganizados
- Acaba a cobrança dos colaboradores que transforma líderes em vilões
- O fechamento de ponto é mais rápido
- Há menos retrabalho e inconsistências no eSocial
- Sobra tempo para atuação estratégica
Economia de dinheiro
- Cálculos incorretos deixam de acontecer
- Autuações e punições ficam no passado
- Acabam as horas extras desnecessárias
- Todos cumprem exatamente com os tempos de intervalo
Melhor organização e comunicação interna
- Contratante e contratados se relacionam de forma mais transparente
- Cada colaborador sabe exatamente o que precisa fazer
- Não há ruídos entre dono da empresa, RH e financeiro
E nada fica solto, tampouco há dependência de outra ferramenta para outros processos de manejo de pessoal, viu?
O que mais você vai ter ao usar a solução?
A Coalize também oferece:
- Ponto por biometria
- Controle de ponto online
- Gestão de banco de horas, jornadas e escalas
- Gestão de folgas e férias
- Admissão 100% digital, rápida e segura
- Gestão de documentos
- Relatórios completos para contabilidade e auditorias
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