Migrar do ponto manual para o eletrônico e substituir planilhas, cadernos ou cartões físicos de uma vez por todas não é complicado: você só vai precisar encontrar um sistema adequado às necessidades da sua empresa e pronto para crescer com ela.
Esse sistema, também chamado de solução ou software de registro de ponto, permite as marcações de horas de um jeito fácil até para quem trabalha à distância ou externamente e, a depender da sua escolha, pode fazer muito mais pelo seu negócio.
Vários exemplos serão apresentados no decorrer deste artigo.
Imediatamente a partir da implementação, você ainda reduz erros e economiza não só tempo, mas dinheiro, transformando diversos processos e transmitindo uma imagem mais moderna tanto para os colaboradores quanto para o mercado.
Aprofunde-se agora para agir logo em seguida!
Ponto eletrônico pode não ser obrigatório, mas é altamente indicado hoje em dia
Empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigação de fazer o controle de jornada conforme o que fica estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), mas não necessariamente de forma automatizada.
Mesmo assim, especialistas em gestão de pessoas e de finanças indicam o uso de soluções avançadas de controle de ponto e o monitoramento à risca de horários de entrada, saída e intervalo mesmo por organizações de menor porte.
Isso porque um controle adequado e moderno ajuda a corporação a se manter juridicamente protegida, a operação a se manter mais organizada e o relacionamento com cada trabalhador a acontecer de forma completamente transparente.
No mais, com as marcações corretas, horas extras devidamente calculadas e turnos e escalas manejados preferencialmente de forma digital, os funcionários ganham em bem-estar e, consequentemente, em produtividade.
O ponto digital da Coalize, por exemplo, além de ser totalmente alinhado à CLT, à Portaria 671 e outras normativas trabalhistas, permite registros via biometria, computador, tablet ou celular, o envio online de atestados e outros documentos e seu armazenamento em nuvem e até a automatização da distribuição de holerites.
São vários os benefícios de implementar esse sistema, quer ver mais?
Vantagens do sistema de ponto eletrônico da Coalize em relação ao manual e outras plataformas
Aqui está uma lista de motivos que provam que vale a pena migrar do ponto manual para o ponto eletrônico da Coalize – e usufruir de todos os outros recursos disponíveis na plataforma!
Maior precisão e segurança nos registros
O ponto eletrônico da Coalize elimina falhas típicas do registro manual, a exemplo de rasuras, anotações incorretas e perda de folhas, garantindo que todos os dados estejam corretos e completos e eliminando problemas, como o “ponto amigo”.
Os dados ficam armazenados em ambiente digital seguro, com rastreabilidade completa, o que garante sua integridade e validade jurídica das informações, além da adequação da empresa ao compliance trabalhista.
Facilidade no controle e auditoria das jornadas
Diferentemente dos registros de ponto manuais, em que cada auditoria exige conferências demoradas, o ponto digital armazena todos os registros em nuvem com acesso rápido e histórico organizado, permitindo auditorias instantâneas – internas ou externas.
Esse melhor controle também facilita a identificação de padrões, erros e fraudes, reduzindo significativamente riscos que são comuns quando a empresa usa papéis e planilhas. E que podem levar a multas e ações na Justiça!
Cálculo automático de horas
Enquanto o ponto manual exige cálculos demorados e sujeitos a erro, o sistema da Coalize executa tudo automaticamente, seguindo as regras definidas pela empresa – conforme padrões internos e conforme a legislação.
Isso evita divergências e padroniza o controle de jornada, reduzindo o risco de questionamentos e, novamente, aquele já famoso retrabalho no fechamento de folha.
Economia de tempo e redução de retrabalho
Com o ponto eletrônico, cálculo e controle das horas trabalhadas são automatizados, o que permite tanto ao gestor quanto ao RH ou DP e ao próprio colaborador despender seu tempo em outras atividades estratégicas da empresa.
Especificamente para quem maneja a folha de pagamento, a automatização também reduz retrabalhos, é claro.
Controle total sobre as marcações
A flexibilidade dos registros (por celular, tablet, computador, biometria ou reconhecimento facial) dá à empresa um controle total sobre toda a jornada dos trabalhadores, mesmo os que não trabalham presencialmente.
E você vai gostar de saber que, para jornadas híbridas ou em home-office, por exemplo, a Coalize oferece os recursos de cerca virtual e geolocalização, ou seja, permite a delimitação de um raio dentro do qual o colaborador pode registrar início e fim do dia de trabalho!
Funcionalidades extras
Ainda, os relatórios de horas da Coalize também são automatizados, e os colaboradores recebem alertas se esquecerem de deixar seus registros: duas das várias funcionalidades extras que esse software de gestão de pessoas oferece à sua empresa.
Os recursos da solução foram pensados para lhe ajudar a corrigir desvios antes que virem passivos trabalhistas, garantindo conformidade contínua com a CLT, acordos e convenções, enquanto toma decisões rápidas e assertivas sem depender de cálculos manuais ou controles desatualizados.
Integração com folha de pagamento
Com a migração do ponto manual para o eletrônico da Coalize, você também integra seu sistema a uma solução que otimize o fechamento da folha de pagamento, e os dados são exportados com apenas alguns cliques.
A economia de tempo, energia e dinheiro é surpreendente.
Assinaturas digitais com autenticação gov.br
Por último, além do compartilhamento digital de documentos de todos os tipos, a Coalize oferece a possibilidade de você realizar assinaturas digitais com autenticação gov.br e, portanto, com validade jurídica. Sem a necessidade de nenhum processo manual.
Não é nada mal simplificar a rotina de validação de registros e acordos com segurança garantida, vai. E com suporte especializado, então… Nem se fala!
Como migrar do ponto manual para o eletrônico da Coalize?
A migração para a Coalize é muito simples, e o suporte técnico da marca está sempre à sua disposição para acompanhamento personalizado. Isso garante uma transição rápida e sem interrupções na rotina da empresa e dos colaboradores.
Seu primeiro passo para uma migração tranquila será experimentar a solução da Coalize sem pagar nada por ela. Então, já com acesso liberado ao seu painel na ferramenta, siga as etapas adiante.
- Navegue pelas telas para conhecer todos os recursos
- Entenda como o ponto é controlado hoje na sua empresa para identificar ou criar regras de jornada
- Descubra se é necessário criar padrões para a adequação do registro a acordos, escalas, turnos etc. E crie os padrões, configurando-os na plataforma.
- Defina critérios para banco de horas ou horas extras, também fazendo a configuração
- Aponte responsáveis por cada etapa do processo ou pelo uso de cada funcionalidade da Coalize dentro do seu Departamento Pessoal
- Dê acesso aos dados somente a essas pessoas, apontando-os como gerenciadores na plataforma
- Organize as informações essenciais dos seus colaboradores e cadastre-os na Coalize (você pode fazer a migração de dados de uma planilha diretamente para o sistema, se quiser)
- Crie exceções e perfis especiais, como estagiários, temporários, terceirizados etc.
- Habilite todas as integrações necessárias, o fluxo de assinaturas gov.br e backups automáticos
- Faça alguns testes e oriente os colaboradores sobre a novidade antes de colocar a solução em uso definitivo
Se você decidir que os registros de jornada serão feitos por celular, verifique requisitos mínimos para que tudo aconteça sem problemas (permissões de geolocalização, uso de câmera etc.), informando-os aos funcionários.
No decorrer dos testes, monitore a adesão e os erros em tempo real, dando sequência à orientação dos times. Ao terminar, valide os relatórios gerados e compare folha antiga vs. folha automatizada, ajustando o que ainda for necessário.
Conforme houver crescimento ou expansão, replique o processo. Tudo vai acontecendo de forma cada vez mais natural e profissional, não se preocupe.
Mesmo com a simplicidade de uso da Coalize, volte a este guia rápido de troca de ponto manual por eletrônico sempre que precisar refrescar a memória. Ficamos felizes por fazer parte da história do seu negócio!
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