Se você ainda usa planilhas para fazer o controle de horas trabalhadas na sua empresa, está perdendo em termos de eficiência: erros nos lançamentos e problemas com o fechamento das folhas de pagamento são só alguns dos complicadores de métodos manuais.
Sem mencionar o risco de problemas jurídicos!
A boa notícia é que dá pra resolver isso com tecnologia, e este artigo explica como agir, independentemente da quantidade de funcionários registrados por aí.
Entenda também por que as planilhas mais atrapalham do que ajudam e como transformar sua gestão de jornada para melhor.
Cuidado! 8 erros comuns do controle de horas em planilhas
O controle de horas trabalhadas em empresas de todos os tipos e tamanhos, volta e meia, vira um caos no fim do mês, e a “culpa” da bagunça quase sempre está nas ferramentas usadas para realizá-lo.
Métodos manuais e planilhas até funcionam no começo, mas acumulam falhas e se tornam cada vez mais imprecisos, levando a dores de cabeça que se prolongam por meses – ou até anos!
São, pelo menos, oito os erros comuns desse tipo de controle:
- Formato incorreto do registro de hora, inviabilizando automação dos cálculos
- Desconsideração de mudança de turno
- Ausência da contabilidade de pausas obrigatórias
- Fórmulas quebradas e totais errados
- Ausência de padrões e falhas nos lançamentos
- Arquivos duplicados ou desatualizados
- Falta de backup podendo levar à perda total dos dados
- Células e fórmulas apagadas acidentalmente
E, por causa dessas falhas, falta adequação da empresa à legislação trabalhista.
Tem mais! Com a gestão de equipes remotas se tornando parte do cotidiano corporativo, a limitação do controle de quem trabalha em home office se torna outro enorme complicador do uso de planilhas.
Ela aparece somada aos outros obstáculos listados acima, que travam o departamento pessoal, aumentam problemas no fechamento dos pagamentos todo fim de mês e expõem a empresa a riscos jurídicos.
Enfim, anotação de horas em planilha é coisa do passado
Além de imprecisas, as planilhas são frágeis: basta uma edição errada, uma atualização não salva ou fórmula apagada para registros importantes serem totalmente distorcidos – E quem vai identificar o problema? E como voltar atrás até o ponto em que estava tudo certo?
Empresas que buscam mais segurança e agilidade deixam o controle manual para trás e adotam a tecnologia.
Como fazer contagem de horas trabalhadas hoje em dia?
Com uma plataforma ou um aplicativo para controle de horas, os colaboradores registram entradas, saídas e intervalos em tempo real, direto do computador ou celular, sem a possibilidade de fraudes e de onde estiverem.
Os dados informados no sistema digital de jornada alimentam, automaticamente, os relatórios do RH, e o próprio sistema identifica marcações inconsistentes, auxiliando no controle e reduzindo retrabalhos no ato de fechamento dos pagamentos mensais.
As melhores plataformas para gestão de horas e funcionários existentes atualmente se destacam, ainda, por outros facilitadores, que você conhece adiante.
10 razões para você ter controle de ponto online a partir de agora
Certifique-se de escolher uma solução adequada à Portaria 671 e às suas necessidades e usufrua de benefícios que só a tecnologia pode oferecer.
- Preenchimento obrigatório e cálculos automáticos
- Geolocalização e cerca virtual para marcações à distância
- Controle de ponto por reconhecimento facial
- Armazenamento dos registros em nuvem
- Backups garantidos de informações
- Registro simplificado de horas extras
- Partilha online de documentos
- Folha de ponto digital
- Trilha de auditoria com registro de acessos
- Alerta de irregularidades
Saia de vez de rabiscos como estes aqui:
Sua transformação, na prática, precisa ser “pra ontem”!
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