A integração contábil da folha de pagamento faz a diferença nas empresas, pois ajuda a reduzir ou até eliminar erros e divergências. Ela nada mais é do que uma forma de RH e contabilidade “conversarem” entre si sem burocracias, através do lançamento automatizado de dados dos colaboradores.
Uma organização que “conecta” o que o RH/DP registra ao que a contabilidade precisa processar para fazer seu trabalho, ganha em fluxo de informação eficiente, confiabilidade e economia.
E a previsibilidade permite que os responsáveis por fechar a folha se dediquem a outras atividades mais estratégicas, como a manutenção de escalas, turnos, folgas etc.!
Este artigo explica como funciona a integração contabilidade <> RH ou Departamento Pessoal e detalha melhor seus principais benefícios, além de mostrar a você o que considerar antes de escolher um software para esse processo.
Integração contábil da folha de pagamento é importante?
Integração contábil e automatização de folha de pagamento não apenas são importantes, como necessárias, como necessárias para quem quer um crescimento sustentável.
Afinal, reduzem erros, aceleram o fechamento dos salários mensais e os registros de banco de hora e permitem que tanto RH ou DP quanto contabilidade tenham mais controle sobre informações essenciais para o funcionamento e o caixa da empresa.
Esse tipo de integração faz com que os dados circulem automaticamente entre os sistemas usados por ambos os “setores”, elimina conferências manuais e agrega em segurança e previsibilidade.
ACABAM:
- Várias versões perdidas de uma mesma planilha
- Várias planilhas diferentes que ninguém sabe existir
- Dados desatualizados e conferências enganadas
- Retrabalhos e tempo perdido no fechamento da folha
- Divergências contábeis que podem prejudicar a empresa
- Atrasos que levam à demora nos pagamentos, em alguns casos
E se inicia uma nova era. A de gestão simplificada, de dados conectados e padronizados, dos lançamentos com respaldo claro, do histórico organizado de registros e do compliance trabalhista garantido.
Como funciona o processo de integração contábil da folha de pagamento?
Tudo começa com a coleta e organização de dados de jornada através de uma folha de ponto digital. E o processo termina com a validação dos lançamentos na folha de pagamento.
- Coleta de dados: reunião dos registros feitos em sistema de ponto – de horários de entradas, saídas e intervalos, de faltas e também de horas
- Geração de relatórios ou arquivos exportáveis: documentos em formato CSV ou XML contendo os dados consolidados do período de apuração
- Importação dos arquivos + cálculos: através do software de RH integrado ao de folha de pagamento
- Validação: conferência de horas, correção de inconsistências e ajustes finais
- Fechamento da folha: cálculos feitos em definitivo, pagamento correto dos funcionários e minimização de passivos trabalhistas
Quanto mais configuráveis e personalizáveis os relatórios compartilhados pelo RH ou DP com a contabilidade, melhor! Isso simplifica e acelera o fechamento, sem dúvidas.
Só tome alguns cuidados, como os listados no próximo tópico!
Cuidados essenciais para integração contábil da folha de pagamento
Lembra ter lido sobre dar preferência à automação? Pois faça isso, única e exclusivamente, usando um bom software de RH; uma solução de controle e registro de ponto já reconhecida no mercado, confiável de verdade.
Cuide-se nestes sentidos:
- Lembrar que a base de tudo é a qualidade das informações, então, os registros precisam ser precisos e devidamente estruturados, assim como a importação deles entre sistemas
- Confirmar a compatibilidade entre ambos os sistemas que vai integrar (RH e contábil), alinhando com seu contador quais formatos de arquivo são utilizados no dia a dia
- Estabelecer uma rotina clara de exportação e importação dos dados, definindo um fluxo que considere “quando”, “quem”, “como” e até “por que”, em alguns casos
- Capacitar tanto o RH quanto a contabilidade para usufruir ao máximo da automação e da integração que ela oferece
Com processos internos bem definidos, você terá garantia da otimização do seu fechamento de ponto. E essa não será sua única vantagem.
8 benefícios da integração da folha de pagamento
A rapidez, a precisão e a confiabilidade decorrentes da integração de contabilidade e RH para fechamento de folha de pagamento são sinônimos de otimização, mas também se traduzem em outras vantagens diretas:
- Menos erros no fechamento e no pagamento
- Faltas e atrasos devidamente monitorados
- Mais agilidade no dia a dia do RH/DP
- Transparência nos relacionamentos do RH com a contabilidade e com os colaboradores
- Menos tempo gasto em alinhamentos entre contabilidade e Departamento Pessoal
- Liberação do RH para atividades mais estratégicas
- Registros rastreáveis e auditáveis, sempre disponíveis
- Adequação total à legislação trabalhista e às normativas fiscais
RH, contabilidade, funcionários e a empresa como um todo saem ganhando a partir de um trabalho com dados únicos, automatizados e estruturados, e um processo que antes era um gargalo, passa a ser previsível, maduro e seguro.
Deixe seu comentário