Para otimizar fechamento de ponto, adote um sistema de controle de ponto eletrônico, afinal, esse é um dos processos mais importantes da rotina empresarial e, se feito de forma errada, pode prejudicar sua equipe e, em casos mais graves, acarretar até em ações trabalhistas.
Que o fechamento de ponto é burocrático, complexo e pode durar mais tempo do que o ideal, muita gente já sabe – e até sente na pele!
Mas você sabia que a realidade tem se tornado outra em várias empresas no Brasil? Uma pesquisa realizada pela TalentSoft em 2023 mostrou que a tecnologia é prioridade no dia a dia de trabalho de cerca de ¼ dos profissionais entrevistados, e que, para 62% deles, a jornada se tornou mais satisfatória após a inclusão de aplicativos e sistemas eletrônicos.
Outra pesquisa recente, de 2023, realizada em 200 empresas pela startup Flash apontou que cerca de 80% das companhias nacionais utilizam, pelo menos, três ferramentas de gestão de pessoas.
Esses dados só apontam para o fato de que a chave do sucesso é contar com um empurrãozinho da tecnologia para automatizar, inclusive, todo o processo de fechamento de ponto, diminuindo erros humanos e melhorando a proteção de dados.
Pensando nisso, prepara um cafezinho e vem descobrir como revolucionar a rotina da sua empresa para não passar mais sufoco com essa tarefa.
Por que otimizar o fechamento de ponto e quais os benefícios?
Otimizando o fechamento de ponto na sua empresa, você consegue contornar vários problemas que são preocupações constantes na gestão, como o excesso de tempo gasto para executar essa tarefa e também a qualidade com que ela é feita.
A tecnologia usada nisso ainda pode ajudar a melhorar os processos de Recursos Humanos como um todo e também a economizar, por exemplo, em gastos com papel, armazenamento e outras burocracias que acabam prejudicando a empresa em geral.
Depois de escolher a solução ideal – você vai descobrir de que forma um pouco mais adiante na leitura –, é só aproveitar os benefícios que a automação da folha de ponto traz, como:
- diminuição dos índices de esquecimentos de registro de jornada por parte dos funcionários;
- cálculos de jornada feitos pelo computador e de acordo com o banco de horas do sistema;
- relatórios automatizados, sem que alguém precise passar horas estruturando os documentos;
- integração com outros sistemas.
Mas cuidado: preste sempre muita atenção e pesquise bem antes de adquirir um produto. Veja se ele é aprovado pelas portarias do Ministério do Trabalho, verifique se a empresa contratada possui todas as certificações necessárias e leia comentários de outros compradores também!
Como automatizar o fechamento de ponto?
Para automatizar o fechamento de ponto, você precisa adotar uma forma mais moderna e tecnológica de monitoramento da jornada de trabalho dos funcionários para sua empresa, como o registro de ponto eletrônico.
Esse tipo de recurso substitui o antigo livro-ponto ou o registro em cartão, traz mais precisão para o cálculo das horas, mais conveniência para a sua equipe e reduz os erros humanos no processo de controle de marcações a praticamente zero.
No próximo tópico, você confere mais detalhes sobre como escolher o melhor sistema e o que ele deve oferecer para ajudá-lo(a) a fechar a folha de ponto mais rápido.
5 dicas de especialistas para agilizar o fechamento da folha de ponto
Para otimizar o fechamento de ponto, adote um sistema de controle de ponto eletrônico que possua integração com a contabilidade e divida a tarefa em semanas em vez de deixar tudo para o final do mês. Outras dicas como as listadas abaixo também vão ajudar!
1. Adote um Registro de Ponto Eletrônico
Seja pela facilidade ou pela segurança, implementar um Registrador Eletrônico de Ponto (REP) que combine mais com a dinâmica de trabalho da sua empresa é um bom primeiro passo para otimizar o fechamento da folha de ponto no final do mês.
Por exemplo, se existem muitos funcionários em regime híbrido ou home office, um REP que ofereça a funcionalidade de bater ponto por app ou site, como o REP-A e REP-P, pode ser a solução para ter o registro de jornada dessas pessoas em poucos cliques no seu computador.
As melhores plataformas de controle de ponto eletrônico, como a da Coalize, ainda permitem calcular as horas para pagamentos em apenas alguns cliques, graças ao banco de horas integrado à ferramenta.
2. Passe tudo para o digital
Conte com a tecnologia para garantir que nenhuma conta feita de cabeça ou com a calculadora de mesa atrapalhe o processo – já burocrático – de fechamento de folha ponto!
Tendo um sistema automatizado e integrado, o responsável pelo fechamento da folha pode enviar os pagamentos direto para a contabilidade à medida em que confere o banco de horas dos empregados, sem precisar fazer lançamentos manuais todos os dias, por exemplo.
3. Divida para conquistar
Outra dica valiosa, que não tem muito a ver com tecnologia informática desta vez, mas sim com organização, é dividir as tarefas ao longo do mês e não deixar tudo para a última hora.
Essa dinâmica acaba trazendo muitas preocupações para a equipe de gestão no final do mês, que é quando, normalmente, acontece o fechamento de ponto.
| De acordo com o artigo 459 do Decreto 5.452/1943, o pagamento dos funcionários não deve ultrapassar o 5º dia útil do mês subsequente ao trabalhado, ou seja, as folhas de pagamentos devem estar fechadas e prontas para rodar até o 5º dia útil do próximo mês. |
Não seria mais fácil e menos cansativo se, em vez de fazer o apanhado de todas as horas no mês apenas nos últimos dias, o responsável pelo fechamento conseguisse preencher as horas trabalhadas em intervalos menores de tempo?
O ideal é separar um tempo para conferir se todos os funcionários estão batendo ponto corretamente semana a semana e também se existe algum erro no aparelho de ponto ou até mesmo se as horas extras estão sendo computadas. Dessa forma, o trabalho não acumula e as chances de erros diminuem.
4. Peça ajuda aos gestores de cada área
Uma outra dica que também pode facilitar muito o processo é buscar a ajuda e colaboração dos líderes de cada equipe ou área da empresa na hora de supervisionar a jornada de trabalho dos funcionários.
Peça-os para conferirem se todos estão batendo o ponto da maneira correta e, caso não, oriente que as lideranças encaminhem as pessoas com dificuldade de registrar jornada para o setor de gestão de pessoas.
Dessa forma, o relatório de ponto chega já com poucas ou nenhumas alterações necessárias, economizando um bom tempo e garantindo a eficiência do fechamento de ponto.
5. Atualize-se sobre as leis trabalhistas
Ficar atento(a) às leis e às mudanças na legislação é imprescindível para quem trabalha com pessoas. Por exemplo, no ano de 2021, as portarias 1.510/2009 e 373/2011 foram revogadas, e a lei para sistemas de controle de ponto foi atualizada, impactando diretamente na dinâmica de fechamento de ponto de empresas aderentes a eles.
Outra questão relevante sobre a qual você deve estar sempre atualizado(a) são as convenções ou acordos coletivos de sindicatos, já que alguns podem estabelecer regras adicionais para contabilidade de jornada, como valores diferentes para horas extras de determinada categoria.
Marcou todas as dicas no seu checklist? Agora, é só estudar e pesquisar. Boa sorte!
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