A gestão da folha de pagamento pode ser feita pela equipe de RH da empresa, com amplo conhecimento das leis trabalhistas e matemática financeira ou, ainda, através de um sistema de gestão que, por meio de seu software, registra e calcula as informações necessárias da folha de seus funcionários.
Gerir de maneira eficiente a folha de pagamento de seus colaboradores pressupõe um conhecimento prévio da legislação trabalhista, desse modo, tanto sua equipe de Recursos Humanos como seu sistema de gestão devem estar de acordo com o que a CLT prevê.
Afinal, a folha de pagamento é um documento importante dentro da relação de trabalho estabelecida entre a sua empresa e seus funcionários.
Gerí-la é necessário para evitar erros e problemas - como equívocos de fluxo de caixa e descontos indevidos no holerite do colaborador.
Por isso, neste artigo, vamos aprender mais sobre como implementar e gerir a folha de pagamento de seus empregados apropriadamente. Além de conhecer os benefícios de controlá-la através de um software especializado.
O que é uma gestão de folha de pagamento?
Antes de tudo, precisamos entender o que é uma folha de pagamento e seu papel dentro de uma empresa. De forma breve, podemos dizer que é um documento que mostra as atividades trabalhistas de cada empregado, como se fosse uma lista enumerando as remunerações de cada um deles.
Nela é possível encontrar o valor do salário bruto, do salário líquido e os descontos obrigatórios realizados (IRRF, INSS, FGTS, entre outros). Por conta disso, a folha de pagamento cumpre um papel operacional, contábil e fiscal.
É justo mencionar ainda que ela pode ser adequada à realidade de cada empresa e não precisa seguir um modelo oficial, embora deva demonstrar as informações básicas citadas no parágrafo anterior.
Bem como as horas trabalhadas, incluindo falta, atrasos e afastamentos, a forma de pagamento e quando o salário será pago.
Assim, a gestão da folha de pagamento é uma tarefa indispensável, realizada pelo setor de Recursos Humanos, geralmente com o suporte de um sistema de gestão atrelado ao controle de ponto, para manter a folha de cada funcionário exata e legal.
Como fazer a gestão da folha de pagamento de seus funcionários?
1. Controle o ponto de seus funcionários
A folha de pagamento é elaborada, sobretudo, pelas horas trabalhadas de cada colaborador. Partindo desse pressuposto, como montar a folha de cada funcionário sem ter um controle exato das horas efetivamente cumpridas no mês em questão?
Nesse contexto, controlar o ponto dos funcionários é uma premissa básica para fazer uma gestão adequada da folha, principalmente se o quadro de empregados da empresa for relativamente extenso.
2. Automatize a gestão da folha de pagamento
Ter um software transforma a gestão mais segura e organizada. O ideal, ainda, é ter um sistema que seja atrelado ao seu controle de ponto, por exemplo. Dessa forma, basta importar as informações do ponto para a folha no final do mês, otimizando o processo.
Além disso, um sistema de gestão de folha de pagamento agrupa as informações que compõem o documento em um só lugar, facilitando sua emissão mês a mês. Assim, o tempo que antes era designado a buscar e calcular a folha de pagamento é reduzido e direcionado a atividades mais urgentes.
3. Tenha um controle de gastos
Ter um controle de gastos empresarial é primordial para cumprir os compromissos financeiros do negócio. Inclusive, para arcar com os pagamentos e benefícios empresariais de cada empregado.
Por isso, saber quais são suas despesas e quando elas deverão ser quitadas é importante para honrá-las e garantir uma gestão de pagamentos em dia e organizada.
Aliás, uma dica é contabilizar mensalmente um valor que será destinado ao pagamento do décimo terceiro dos funcionários e, até mesmo, suas férias.
Assim, sua empresa estará preparada financeiramente para os compromissos citados, bem como com uma reserva robusta caso tenha alguma emergência.
4. Utilize uma conta bancária específica para pagamentos
Utilizar uma conta bancária específica para esse fim pode organizar a sua gestão da folha ainda mais, afinal, a distinção dos tipos de gastos evita que o dinheiro seja utilizado para outra finalidade e, além disso, facilita a comprovação de dados específicos em caso de fiscalização.
5. Estabeleça uma rotina de entrega de holerites
Para ter uma gestão transparente e eficiente, estabeleça uma rotina mensal de entrega dos holerites (demonstrativo da folha de pagamento). Essa rotina deve conter uma data de entrega aos colaboradores, como também dos pagamentos dos salários.
Desse modo, tanto a empresa quanto os empregados podem preparar seu orçamento mensal, levando em consideração a data estipulada. Assim, honrando esses compromissos dentro das datas acordadas, uma rotina é estabelecida.
Seguindo estes cinco passos é possível implementar uma gestão de folha de pagamento competente e poderosa, especialmente se o software de gestão escolhido indicar precisão e eficácia.
Aliás, com um sistema como o da Coalize, o gestor têm em mãos, inclusive, uma previsão de gastos mensais com a folha de pagamento e um holerite digital para compartilhar com os colaboradores. Ótimo, não é mesmo?!
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