Fechar o ponto dos funcionários da sua empresa – e fazer isso sem erros! – só é possível, atualmente, se você tem um sistema capaz de consolidar as marcações em tempo real, aplicar as regras de jornada automaticamente e até de lhe entregar o espelho de ponto pronto para revisão.
A tecnologia é pensada para que o fechamento deixe de ser o momento mais estressante do seu mês, e os problemas de fim de ciclo não se repitam, então, considere implementá-la.
Acabe com marcações faltando, horas extras que não batem e conferência manual de cada detalhe: poupe o seu DP e seu dinheiro, eliminando a tradição do fechamento que deveria levar minutos e se arrasta por dias!
Entenda aqui como encerrar um ciclo que não é sua culpa e nem de quem executa, mas de um processo que pode acontecer de outro jeito. E descubra se dá para agir de um jeito simples, mas dentro da Lei.
Por que o fechamento de ponto ainda gera retrabalho nas empresas?
O fechamento de ponto gera retrabalho em empresas de todos os portes e setores, principalmente para o RH e o DP, quase sempre pelo mesmo motivo: a forma como acontece o registro e o controle de jornada.
Quando as marcações do mês ficam espalhadas entre relógio de ponto, planilha e anotação do gestor, sobra para quem fecha a folha consolidar tudo na mão e começa a correria: localizar dados, cruzar informações, identificar quem não bateu o ponto e calcular horas extras manualmente…
É nesse cruzamento manual que o erro entra, portanto, nada melhor do que automatizar!
Como fechar folha de ponto sem retrabalho?
A virada de chave vai acontecer na sua empresa quando você deixar de tratar o fechamento como tarefa de fim de mês e passa a tratá-lo como um processo contínuo, que começa no primeiro registro do dia 1 e termina com o espelho validado no último dia.
Na prática, isso significa registrar, calcular e organizar ao longo do mês, em vez de juntar tudo na virada. Num sistema que trabalha sozinho!
Mas, atenção: antes de escolher, garanta conhecer a legislação.
O que diz a Lei sobre uso de sistema para fechamento de ponto?
A legislação exige que a empresa mantenha um controle de jornada fiel e auditável, qualquer que seja a tecnologia usada.
O artigo 74 da CLT determina que empresas com mais de 20 colaboradores mantenham o controle de jornada. O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico, desde que reflita a jornada real de cada trabalhador.
Somam-se a ele as definições da Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho. Essa portaria complementa a CLT ao regulamentar o registro eletrônico de ponto e reconhecer três modelos oficiais: o REP-C (convencional), o REP-A (alternativo) e o REP-P (por programa).
O que a lei não aceita é registro sem rastreabilidade: marcação sem origem, ajuste sem justificativa e espelho que não bate com as marcações brutas. Um bom sistema, independentemente do formato, resolve isso antes de o problema aparecer.
O que pesquisar para implementar sistema de ponto eletrônico?
Um sistema para fechamento de ponto precisa entregar registro em tempo real, consolidação automática, ajustes rastreáveis, espelho pronto e integração com a folha. Sem esses pilares, o retrabalho continua.
Na prática, o mínimo que você precisa ter é:
- Registro de jornada em tempo real, sem depender de ação manual posterior
- Consolidação automática das marcações por colaborador e por período
- Histórico rastreável de cada ajuste, com data, hora e justificativa
- Espelho de ponto gerado automaticamente, pronto para revisão e assinatura
- Relatórios claros de horas trabalhadas, horas extras e banco de horas
- Integração com a folha de pagamento ou exportação para o sistema contábil
E a melhor notícia! Dá para encontrar, no mercado, plataformas que reúnem e centralizam tudo isso, como a solução de gestão de RH e DP da Coalize!
O que é e como funciona o sistema de ponto da Coalize?
Ao implementar a Coalize, os colaboradores da sua empresa podem fazer marcação de jornada por aplicativo, navegador, biometria ou reconhecimento facial em conformidade com as Leis válidas no Brasil atualmente.
Essa plataforma brasileira de gestão de ponto e banco de horas é feita para a rotina de RH e DP de toda e qualquer empresa, e quebra o ciclo do retrabalho do fechamento da folha de três formas:
- As marcações entram direto no sistema, em tempo real. Não há planilha para atualizar nem dado parado no celular do gestor esperando consolidação
- A própria solução aplica as regras de controle de jornada automaticamente, conforme os parâmetros definidos por você (tolerâncias, horas extras e banco de horas)
- O espelho de ponto já sai pronto para revisão, e cabe ao RH apenas conferir inconsistências apontadas pelo sistema, validar quaisquer ajustes e liberar o fechamento
Você, gestores e líderes passam, então, a trabalhar sobre dados organizados em vez de correr atrás deles.
Além disso, Para equipes externas ou híbridas, a geolocalização com cerca virtual define as áreas em que cada colaborador pode registrar suas jornadas todos os dias, o que significa que até quem está distante pode (e deve!) bater ponto corretamente, sem exceção.
Precisou de alguma correção nas marcações? Todo ajuste manual na Coalize fica com origem identificada: quem fez, quando fez e por quê. O espelho de ponto não perde confiabilidade, e a empresa minimiza qualquer exposição em questionamentos trabalhistas!
Outras vantagens do ponto eletrônico da Coalize para você conhecer
A Coalize ainda mostra o saldo de horas positivas ou negativas de cada pessoa, sempre atualizado, com histórico de entradas e saídas e registro de todos os ajustes. Os dados ficam visíveis tanto para o RH quanto para o colaborador.
O espelho de ponto é gerado automaticamente e pode ser enviado ao colaborador para assinatura digital na própria plataforma. Isso elimina papel, acelera o fechamento e documenta que o funcionário teve acesso à própria jornada.
Por último, mas não menos importante, a plataforma permite exportar os dados da folha via TXT para os principais sistemas contábeis usados no Brasil: Domínio, Alterdata, Questor, Fortes, Contmatic, SCI e Calima.
As informações, portanto, chegam ao contador sem intermediação manual!
“Gostei! Quero implementar a solução da Coalize, e agora?”
Faça um teste e experimente a plataforma na prática. Conte com os especialistas da marca para uma implementação adequada à sua empresa.
Em jornadas simples, a implantação leva alguns dias. Em operações maiores ou com escalas variadas, algumas semanas bastam para deixar tudo configurado e funcionando.
Garanta:
- Configuração das jornadas por colaborador ou grupo
- Parametrização e sistema refletindo escalas reais
- Orientação dos colaboradores sobre como agir
- Esclarecimento de dúvidas e suporte imediato a quem precisar
- Definição de quem autoriza qualquer ajuste ou mudança
E, se estiver migrando do ponto manual para o eletrônico, considere manter os dois registros por algumas semanas, até o sistema estar parametrizado e testado. Aí, vai ser só usufruir dos benefícios!
A Coalize funciona exatamente como você espera
Com a Coalize, em um só lugar, você tem registro multimodal, geolocalização com cerca virtual, ponto offline, banco de horas com extrato completo, ajustes rastreáveis e espelho com assinatura digital. Seus cálculos? Acontecem sem ninguém precisar se envolver, ao longo de todo o mês!
Essa é a ferramenta de registro e controle de ponto certa para eliminar custos e mudar o foco do RH e DP de forma estratégica. Quem fecha folha sabe o quanto sai caro usar o sistema errado, então, experimente a Coalize.
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