Um Departamento Pessoal precisa de quatro relatórios para fechar o mês – e a folha de pagamento – dos colaboradores sem divergências: o espelho de ponto, o relatório de horas extras e o de banco de horas e o relatório de faltas, atrasos e abonos.
Juntos, esses documentos entregam todas as variáveis que entram no cálculo da folha, e o ideal é que elas cheguem de forma automatizada aos responsáveis, ou seja, já apuradas e prontas para conferência.
O problema no final do mês e na maioria das empresas não é a falta de dados, mas o formato de apuração: quando cada número chega solto em planilhas e marcações corrigidas à mão,o fechamento vira uma maratona de conferência manual. Aí, vêm as divergências!
A solução é fazer tudo usando o mesmo sistema de gestão de RH, e outras justificativas importantes para você tomar a sua decisão estão catalogadas neste artigo.
Quais os principais relatórios para fechar folha de pagamento hoje em dia?
Os relatórios que ajudam no fechamento da folha são quatro: o espelho de ponto, o relatório de horas extras (incluindo adicional noturno e DSR), o relatório de banco de horas e o de faltas, atrasos e abonos.
Cada um corresponde a uma variável que a folha de pagamento precisa para calcular o salário correto de cada colaborador, e todos são uma ponte essencial entre o registro de jornada e a folha de pagamento.
Leia mais!
1. Espelho de ponto
O espelho de ponto mostra, dia a dia, todas as marcações de jornada de um colaborador no período; ele é a base auditável de tudo que vem depois e vale conferí-lo no decorrer do mês, não só no fechamento.
Um espelho de ponto automatizado vale a pena porque já chega a quem precisa com os cálculos prontos e as inconsistências sinalizadas, o que reduz seu tempo de revisão.
2. Relatório de horas extras, adicional noturno e DSR
O relatório de horas extras consolida quanto cada colaborador fez no período e separa o que entra na folha com qual percentual de acréscimo. Além das horas extras, de fato, esse documento costuma trazer adicional noturno e Descanso Semanal Remunerado (DSR).
Consegue juntar todos os dados sem dor de cabeça e visualizá-los separadamente, prontos para o lançamento em folha? É disso o que você precisa!
3. Relatório de banco de horas
Seu terceiro relatório precisa ser aquele que mostra o saldo de jornada de cada colaborador – e, preferencialmente, aponte quanto há a compensar e quanto, ao fim do prazo de cada acordo feito individualmente ou coletivamente, precisa virar pagamento.
Um software de ponto com banco de horas integrado calcula esse saldo de forma contínua em vez de exigir o fechamento manual de cada acordo no fim dos períodos. Assim, evita o pagamento, como hora extra, de um tempo que deveria ir para compensação ou o contrário.
4. Faltas, atrasos e abonos
O último relatório essencial da lista reúne as ausências do período e separa o que o DP precisa descontar no pagamento daquilo que foi justificado pelo colaborador.
A falta não justificada desconta o dia e pode refletir no DSR; o atraso desconta as horas correspondentes; o abono é a ausência aceita pela empresa, que não desconta. E tudo deve aparecer no documento.
Vale a pena automatizá-lo também, afinal, seu cruzamento de dados é delicado, e um atestado lançado fora do prazo ou um abono esquecido podem virar descontos indevidos no salário. Mas uma boa notícia: dá para garantir essa automatização com o uso da mesma plataforma que vai ajudar na geração dos três outros documentos desta lista!
Por que automatizar relatórios de fechamento?
Para evitar divergências, porque os documentos transformam a jornada bruta em totais fechados e rastreáveis antes de o número chegar à folha! Em vez de o Departamento Pessoal receber marcações soltas para interpretar e “jogar” na folha, recebe valores já apurados, e o fim das transcrições também representa o fim das divergências.
Quando os relatórios saem prontos do mesmo sistema que registrou o ponto, essa cadeia de retrabalho some. Resultado? O fechamento da folha de ponto passa a ser uma conferência, não um novo cálculo (de novo!). E conferir é muito mais rápido e seguro do que refazer.
Qual sistema usar para consolidar relatórios de DP?
Invista num sistema de ponto que apure a jornada automaticamente, ofereça recursos que facilitem diversos processos cotidianos do Departamento Pessoal e, no fim das contas, entregue cada documento detalhado e atualizado.
Pesquise online por software ou sistema de ponto para DP e escolha aquele mais adequado às necessidades do seu negócio – ou conheça mais sobre a solução da Coalize, seguindo em frente nesta leitura!
O que avaliar para escolher sistema de ponto e relatório?
Responda “sim” a cada um destes pontos:
- Consigo um espelho de ponto auditável e com marcações detalhadas?
- Posso adotar assinaturas digitais com validade jurídica nos documentos?
- Faço a apuração automática de horas extras, adicional noturno e DSR?
- Meu banco de horas é calculado e atualizado de forma contínua?
- É possível registrar e justificar faltas, atrasos, abonos e atestados dentro do sistema?
- A exportação de dados é compatível com a folha de pagamento?
Garanta que você tenha não só uma plataforma de registro de jornada, mas uma solução que otimiza seu fechamento.
Integre os relatórios de fechamento de ponto à contabilidade
Depois de escolher um sistema que exporta os dados prontos, seu passo final será fazer esses totais entrarem na folha e chegarem à contabilidade sem redigitação, através de integração digital. Experimente a plataforma da Coalize se quiser:
- Apuração da jornada: o sistema fecha o período e calcula horas extras, faltas, atrasos e saldo de banco de horas por colaborador
- Geração do arquivo: os totais saem em um relatório ou arquivo exportável (por exemplo, CSV ou XML) com os dados consolidados
- Importação na folha: o arquivo é lido pelo sistema de folha de pagamento, que aplica salários, descontos e acréscimos
Seu DP fará somente a validação e o fechamento finais, conferindo inconsistências sinalizadas e encerrando a folha em definitivo.
A Coalize entrega tudo pronto para você fechar a folha!
Pensada para acabar com a relação entre fechamento da folha e corrida do DP contra o relógio, a solução de controle de jornada da Coalize tem marcações registradas por app, navegador ou biometria e alimentação automática de relatórios de apuração de jornada.
O sistema calcula horas extras, adicional noturno, banco de horas, atrasos e faltas, enquanto gestores aprovam solicitações e colaboradores enviam atestados e justificativas diretamente pela plataforma e, no fechamento do mês, o Departamento Pessoal não precisa reunir informações espalhadas em diferentes sistemas ou planilhas.
Os relatórios já são consolidados, atualizados e prontos para conferência, além de poderem ser exportados ou integrados à folha de pagamento e aos principais ERPs e contabilidades, o que agrega economia de tempo e dinheiro para as empresas.
Com a Coalize, em vez de dedicar dias para descobrir divergências, você pode concentrar seus esforços apenas na validação final antes do processamento da folha. Experimente grátis e comprove!
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