Quem faz a gestão de pessoas em empresas, no momento de conciliar registros de ponto e folha de pagamento, compara cada informação individualmente, uma por uma, para entender se o salário corresponde ao que aparece no espelho de ponto e vice-versa.
Para essa conciliação, RH ou DP consideram jornada, faltas, atrasos, horas extras e saldo de banco de horas, e qualquer divergência encontrada deve ser corrigida o quanto antes, por isso a recomendação é que nada aconteça “à mão”.
Este artigo mostra o jeito certo de agir, explica por que o ponto pode divergir da folha e como evitar a divergência, além de te mostrar como integrar ponto, folha e contabilidade, fechando o mês sem depender de planilha. Leia até o final.
Como fazer conciliação de ponto e folha de pagamento?
Para uma análise criteriosa e a correção de qualquer divergência antes do envio do salário aos colaboradores, RH ou Departamento Pessoal de empresas ao redor do país devem reunir espelho de ponto, relatórios de horas extras e inconsistências, atestados e abonos e, então:
- Fechar o período e apurar o ponto, gerando o espelho de ponto e verificando se todas as marcações do período foram registradas corretamente
- Tratar as inconsistências, ou seja, conferir batidas esquecidas ou duplicadas, atrasos, faltas, abonos e justificativas antes de usar esses dados no cálculo
- Validar banco de horas e horas extras, conferindo os saldos positivos e negativos, as horas que serão compensadas e aquelas que devem ser pagas
- Então, finalmente, comparar os eventos apurados no ponto com os lançamentos da folha e investigar as divergências, se houver
- Fazer os ajustes necessários, corrigir a origem de qualquer inconsistência mantendo a rastreabilidade das alterações e validar novamente todos os dados
- Liberar os dados para o cálculo da folha de pagamento, enviando-os ou exportando-os à contabilidade
Lembre-se: na conciliação, é essencial a verificação de horas extras, faltas, atrasos e outros eventos que impactam a remuneração. Só assim, o responsável por esse processo descobre se os eventos aparecem corretamente nos dados que seguirão para o cálculo.
Ao investigar as divergências, se o ponto e a folha apresentarem informações diferentes, outro lembrete importante é identificar se a origem está numa marcação, num ajuste, numa regra de cálculo ou no lançamento que será enviado à folha.
Por que o ponto não bate com a folha e como identificar divergências?
São motivos para o ponto não bater com a folha de pagamento:
- Esquecimentos nas marcações de ponto
- Marcações sem justificativa
- Lançamentos incorretos
- Banco de horas desatualizado
- Horas extras calculadas manualmente
- Desconsideração de regra ou acordo interno
Imagine que o banco de horas automatizado usado na sua empresa apure 12 horas extras para um colaborador no mês analisado, mas apenas 8 horas apareçam entre os eventos que serão considerados na folha.
De onde vêm as quatro horas de diferença? É essa pergunta que você precisa responder.
Depois de identificar a origem de todas as diferenças percebidas, corrija o que for necessário no ponto ou no lançamento que seguirá para a folha, conforme o caso, e confira novamente os valores.
Folha de ponto pode ser alterada?
Uma folha ou um espelho de ponto podem, sim, passar por ajustes quando houver uma inconsistência que precise ser corrigida, como uma marcação esquecida ou registrada incorretamente, mas existem critérios para isso acontecer.
Ajustar as marcações não significa simplesmente apagá-las ou modificá-las para que folha e ponto sejam conciliados do jeito certo: é essencial para a empresa e o colaborador preservar os registros originais e a rastreabilidade dos tratamentos realizados – mais um argumento que justifica o uso de tecnologias adequadas em vez das planilhas.
Na prática, se o DP encontrar uma divergência durante a conciliação, primeiro deve identificar sua origem. Se o problema estiver no tratamento do ponto, faz o ajuste cabível; se os dados do ponto estiverem corretos, e a diferença estiver no lançamento destinado à folha, é esse lançamento que precisa ser corrigido.
O objetivo da modificação não é alterar o ponto até que ele coincida com a folha, mas garantir que informações corretas sobre a jornada sejam consideradas no pagamento do salário de cada funcionário, ok?
E o que levar em conta ao analisar banco de horas e horas extras?
Para conciliar e fechar folha, o saldo do banco de horas e as horas extras a pagar são tão importantes quanto qualquer outro dado, e erros ao apurá-los se repetem diretamente no valor pago ao colaborador.
Leve em conta que:
- O saldo do banco de horas nasce da diferença entre o que o colaborador trabalhou e o que estava previsto em contrato
- As horas extras seguem uma lógica parecida: cada marcação fora da jornada contratada vira minutos a pagar (ou a compensar), com acréscimo sobre o valor da hora normal
Revisar essas informações evita surpresas negativas no fechamento ou mesmo depois dele.
Cuidado com outros erros comuns na conciliação!
Se você está responsável pela análise das informações de jornada dos funcionários de uma empresa, evite riscos de prejuízo financeiro, problemas na Justiça e confrontos com quem faz tudo acontecer prestando atenção, principalmente, a estas falhas comuns:
- Batida esquecida sem ajuste: revise o relatório de inconsistências antes de fechar o mês, não só na hora do pagamento
- Cálculo manual de horas extras: use o valor que o próprio sistema de ponto já apurou, em vez de recalcular numa planilha à parte
- Saldo de banco de horas fora do prazo: acompanhe o saldo toda semana, não só no fechamento, para não descobrir um passivo acumulado de uma vez
- Atestado ou falta sem documento: exija o anexo antes de lançar a ausência na folha, para não depender da memória de quem avisou
Um erro isolado no ponto raramente aparece sozinho: ele se repete todo mês até alguém revisar a causa, não só o sintoma daquele fechamento.
Dica para conciliar ponto e folha: máxima integração
Já pensou que, quanto mais integrado for o fluxo entre controle de ponto e folha de pagamento, menos etapas manuais são necessárias para uma conciliação antecipada e correta?
A integração acontece quando os dados já apurados no controle de jornada conseguem seguir de forma organizada e compatível para a folha de pagamento e, quando for o caso, para a contabilidade.
Dependendo do sistema de controle de jornada usado pela empresa, a apuração de horas trabalhadas, extras, faltas, atrasos e saldo de banco de horas é feita automaticamente, e os dados consolidados podem ser exportados ou integrados ao sistema de folha de pagamento e à contabilidade.
Sem reconstrução ou redigitação, cabe aos responsáveis pelo fechamento de ponto apenas conferir os dados antes do pagamento! E o trabalho manual e o retrabalho tão frequente acabam, junto com os erros e riscos.
Além disso, também a depender do sistema, outros recursos ajudam a manter esse fluxo ainda melhor centralizado, a exemplo dos atestados e documentos compartilhados em ambiente digital e da assinatura digital do espelho de ponto e do holerite.
Conciliar ponto e folha “na mão” não vale mais a pena
Haja antes do fechamento! Quanto menos sua empresa depender de controles manuais para acompanhar a jornada, menores são as chances de você enfrentar dor de cabeça com diferenças que precisam ser investigadas às pressas.
A ideia é simples: acompanhar e tratar as informações de ponto ao longo do mês para que, na hora de fechar a folha, o trabalho seja de conferência, não de reconstrução.
Use um sistema completo de registro de ponto e gestão de jornada, como o da Coalize, para garantir organização e automatização de processos que, se feitos à mão, podem sair caros!
Talvez este mês, mesmo, seja uma boa oportunidade para você mudar as coisas para melhor.
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