O FGTS Digital mudou a forma como a guia do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço é gerada. Em vez de as empresas fazerem um cálculo separado, à mão, para gerar essa guia, é possível obtê-la a partir dos dados registrados pela empresa tanto na folha de pagamento quanto no eSocial.
Agora, qualquer divergência fica visível na guia: rubrica classificada errada, hora extra que não entrou no sistema, afastamento lançado fora do período, etc. Então, como evitar esses problemas?
O caminho é conferir as bases antes do fechamento, ou seja, revisar a incidência de cada rubrica, corrigir inconsistências de jornada e afastamentos e checar se os eventos enviados ao eSocial batem com o que está na folha.
Quer saber mais? Este artigo explica detalhes e ajuda você a fazer uma revisão completa antes de ter qualquer dor de cabeça.
FGTS Digital: por que importa para as empresas?
O FGTS Digital é o sistema que unificou a apuração e o recolhimento do fundo de garantia a partir dos dados do eSocial. Desde sua implementação, a guia de FGTS dos funcionários das empresas deixou de ser calculada pelas próprias empresas e passou a ser gerada automaticamente com base em informações declaradas nas folhas de pagamento.
Isso importa porque o FGTS Digital muda quem “fecha a conta”:
- antes, cabia à empresa calcular o FGTS e gerar a guia por conta própria, com espaço para ajustar o valor na hora de pagar. O recolhimento passava por uma guia gerada à parte, com espaço para ajustes fora da folha;
- agora, esse cálculo é feito pela Caixa Econômica Federal, diretamente a partir das informações que a empresa já computou. A base declarada é a base cobrada.
Acabaram as correções de última hora, e se a folha está certa, a guia sai certa. Mas, se há um erro na base de cálculo, ele aparece na guia e precisa ser resolvido na origem, não no pagamento.
Como não há mais uma etapa manual entre o cálculo do FGTS e o recolhimento, qualquer custo que antes passaria despercebido pode prejudicar as empresas, então, a dica é: prevenir na origem sai mais barato do que ajustar guia por guia.
O que você precisa saber sobre FGTS Digital, eSocial e rubricas da folha de pagamento
O FGTS Digital se conecta ao eSocial lendo os eventos periódicos que a empresa transmite todo mês: ele não recebe dados avulsos, apenas o que já foi declarado. A partir desses eventos, o sistema identifica quais verbas remuneratórias têm incidência de FGTS e monta a chamada “base de cálculo do FGTS”.
Essa base, formada pelo conjunto de verbas remuneratórias sobre as quais incide o depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, é justamente a referência utilizada pelo FGTS Digital para calcular automaticamente o valor devido em cada competência.
E é na ponte entre a identificação das verbas e a montagem da base pelo sistema digital que entra a atuação estratégica do DP ou RH da sua empresa.
As verbas da folha (salário, adicionais, horas extras, entre outras) são organizadas em rubricas – registros em códigos que identificam cada tipo de pagamento ou desconto da folha e indicam quais encargos incidem sobre ele –, e cada rubrica carrega uma configuração que diz se o valor entra ou não na base do FGTS.
Havendo classificação errada, o eSocial transmite o erro e o FGTS Digital o repete, algo que foi declarado não corresponde ao que realmente deveria ter sido pago no período, e o recolhimento traz prejuízo à empresa.
Cuidados com a folha de pagamento no FGTS Digital
Na rotina do DP, essas divergências entre o que deveria estar declarado e o que é pago de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço costumam vir de dois grupos de causas: a classificação das verbas e os dados de jornada que alteram a remuneração do mês.
Atente-se a:
Erros de rubrica e de incidência
Erros de rubrica acontecem quando uma verba entra na base do FGTS sem dever, ou fica de fora quando deveria compor a base. Como a incidência é definida na configuração de cada rubrica, um único parâmetro errado se repete em todas as folhas até ser corrigido.
Adicionais, prêmios, gratificações e verbas eventuais são os pontos mais sensíveis, porque nem sempre têm o mesmo tratamento das verbas fixas.
Revisar a incidência dessas rubricas evita que o erro se propague mês após mês.
Jornada, horas extras e afastamentos que alteram a base
Jornada, horas extras e afastamentos alteram a base porque mudam o valor da remuneração declarada no mês. Horas extras não apuradas reduzem a base; afastamentos lançados no período errado a distorcem para mais ou para menos.
É por isso que a qualidade do controle de jornada impacta diretamente o FGTS: um espelho de ponto com marcações inconsistentes leva verbas variáveis erradas para a folha e, na sequência, para a guia do fundo.
Passo a passo para conferir FGTS na folha de pagamento
Não tem segredo! Se você responde pelo RH ou Departamento Pessoal de uma organização e o seu trabalho é garantir que haja consistência entre folha de pagamento, eSocial e FGTS Digital, certifique-se de que rubricas, jornada e eventos estejam corretos antes de a guia ser gerada.
- Cheque a incidência de cada rubrica que compõe a base do FGTS, com atenção às verbas variáveis.
- Feche a apuração de jornada (horas extras, faltas e adicionais) antes de rodar a folha.
- Valide afastamentos, admissões e rescisões dentro do período de competência correto.
- Compare a base do eSocial com a folha e, só então, libere a geração da guia.
Crie uma rotina para fechar a folha de pagamento dos funcionários sem erros e deixar de depender de conferências manuais de última hora! Tudo parte da organização de processos.
Se puder, dê preferência ao uso de uma tecnologia de registro de ponto e gestão de pessoas, automatizando ainda mais etapas do fechamento.
Como escolher uma solução para fechar folha de pagamento?
Pesquise por alternativas no mercado que lhe permitam organizar os dados de jornada na origem, e integrá-los ao fechamento da folha sem a necessidade de trabalho manual.
Opte pela tecnologia cuja reputação seja positiva e esteja ligada à confiabilidade dos dados que chegam à apuração, não apenas à rapidez dos cálculos.
E que:
- Controle marcações, horas extras, faltas e adicionais de forma auditável
- Ofereça relatórios configuráveis, exportados no formato correto para a contabilidade
- Permita conferência de histórico de ajustes e aprovações
Basta um fluxo coerente de automatização da apuração da folha para você acabar com os erros – e os gastos desnecessários!
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