7 dicas para fechar a folha de pagamento sem complicações

Para fechar a folha de pagamento com facilidade, você pode contar com o apoio de soluções tecnológicas que realizam o cruzamento de informações de ponto e do banco de horas e já fazem o cálculo do salário líquido dos funcionários com descontos ou acréscimos de adicionais para cada colaborador.

Não tem jeito: a tecnologia é a única ferramenta capaz de reduzir horas de trabalho em minutos, e já existem plataformas capazes de fazer todo o cálculo necessário para o fechamento do mês na sua empresa de forma simples e integrada com outras soluções.

Se for exatamente isso o que você busca, então, continue neste conteúdo para conhecer os melhores sistemas e entender como eles facilitam essa tarefa importantíssima da sua rotina!

Antes de tudo, o que é e como se faz o fechamento da folha de pagamento?

O fechamento da folha de pagamento é um processo mensal realizado para calcular quanto um colaborador deve receber de salário, o que consiste em reunir informações importantes da jornada de trabalho de cada funcionário, como os encargos trabalhistas, os benefícios e os descontos que deverão ser aplicados.

Dentre essas informações estão:

• Dados do colaborador, como cargo e departamento
• Dados bancários para o pagamento
• Valor do salário bruto acordado em contrato
• Horas trabalhadas
• Bônus
• Benefícios
• Faltas
• Impostos e contribuições obrigatórias, como Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e contribuição ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), se aplicáveis
• Encargos trabalhistas, como férias, adicional noturno e vale-transporte
• Outros descontos, como adiantamento salarial ou banco de horas negativo

Além disso, você precisa ter um bom controle das demissões e admissões realizadas no mês, além de férias concedidas, licenças, faltas e afastamentos, pois essas informações impactam no resultado final da folha de pagamento mensal – sem contar que ajudam a ter um melhor controle da operação como um todo.

A última etapa, por fim, é o cálculo, que especifica o valor do salário líquido a ser depositado na conta do colaborador. Essa tarefa, apesar de complexa, pode se tornar mais simples e fácil com a ajuda de plataformas próprias para isso.

Como automatizar folha de pagamento?

Para automatizar a folha de pagamento, você precisa escolher um software próprio para a função, que atenda às necessidades do seu RH e que possa ser integrado ao seu sistema de controle de ponto.

Essa integração de folha de pagamento e de ponto é o que vai reduzir erros, aumentar a eficiência, gerar agilidade e organizar os processos, tudo porque centraliza aquelas informações que você leu mais acima, garantindo sempre dados e cálculos corretos – sem possibilidade de qualquer erro humano – e atendendo sempre às exigências da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Enquanto o sistema de ponto registra a jornada do colaborador, o da folha – já integrado – recebe automaticamente os dados para realizar o cálculo no fechamento, de modo ágil, transparente e seguro.

Exemplos de sistema de folha de pagamento online para integrar

Se você se interessou pela agilidade gerada pela integração de sistemas de folha e ponto, aqui vão alguns exemplos de soluções disponíveis no mercado, suas principais funcionalidades e valores de investimento.

Depois de escolher a plataforma que vai apoiar você em toda essa função, não vai ter segredo: é só seguir os passos indicados abaixo!

7 dicas para fechar uma folha de pagamento sem erros

Para não errar no pagamento dos seus funcionários, feche a folha com antecedência, revise sempre os dados e mantenha-os atualizados, acompanhe as mudanças nas leis através de uma boa política de compliance e faça a integração entre os seus sistemas.

1. Feche a folha com antecedência

Se errar é humano, esse erro pode ficar ainda mais fácil de acontecer se uma tarefa for realizada de última hora e sem planejamento. Fazer o fechamento da folha nos últimos dias é um risco muito grande para uma área que lida com um dos maiores custos de uma empresa.

Mesmo com o apoio de um sistema, é imprescindível que você faça a conferência dos dados apresentados pela tecnologia, e a pressa, eventuais inconsistências de dados e a falta de tempo para conferência podem provocar atrasos e, sem dúvidas, erros que poderiam ser evitados.

Por isso, essa atividade deve ser realizada com tempo e planejamento adequados para evitar retrabalho ou perdas financeiras.

2. Mantenha os dados revisados e atualizados

Informação correta na mão – ou, melhor ainda, no sistema – é fundamental para evitar equívocos. Imagine o problemão se o RH fizer o pagamento para um colaborador que já não faz mais parte do quadro por um erro de conferência?

Para otimizar essa atualização, planeje datas e prazos para o recebimento das informações dos colaboradores e dos gestores das áreas. Defina também uma organização para a checagem das informações de benefícios, salários e descontos que podem sofrer alterações mensalmente.

3. Revise as tabelas de contribuições

Qualquer erro no cálculo da folha de pagamento por desconto indevido, por exemplo, pode se tornar um passivo trabalhista enorme. Não corra esse risco! Garanta que o sistema esteja aplicando os índices corretos nos cálculos.

Quer um exemplo? Uma mudança de salário pode alterar a faixa de desconto, o que muda também o valor do depósito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). É por isso que a revisão das tabelas de descontos e contribuições mensais, como IRRF, INSS, FGTS, deve fazer parte da sua rotina.

4. Acompanhe as leis

A legislação trabalhista e as regras fiscais não são imutáveis, e é papel do RH se manter atualizado quanto às possíveis mudanças e aos impactos que elas podem gerar na folha da empresa.

Deixar de aplicar regras e leis gera não somente multas, como também abre espaço para reclamações sindicais ou processos judiciais dos colaboradores. Atente-se a isso para não gerar custos trabalhistas que poderiam ser evitados.

5. Não esqueça do eSocial

A folha de pagamento só é considerada fechada quando o RH faz o envio dos dados para o eSocial, o sistema do governo que centraliza informações trabalhistas. Portanto, é fundamental que essa etapa do fechamento não seja esquecida por aí!

Vale ressaltar que esse envio mantém a empresa dentro da legislação e evita gastos com multas ou outras penalidades.

6. Invista em um bom software de folha de pagamento

Erros em processos manuais são mais comuns do que você imagina. Já em processos feitos pela tecnologia, as falhas humanas são praticamente zeradas por conta das funcionalidades automatizadas que otimizam cálculos, revisões e trazem eficiência para os processos.

Como você viu na tabela comparativa lá em cima, essas plataformas podem apoiar você com:

• Cálculos automáticos das obrigações
• Atualização automática de tabelas trabalhistas
• Emissão de relatórios ao eSocial
• Configuração de regras específicas
• E até integração bancária para pagamentos

Tudo para facilitar sua vida e evitar erros nesse momento crítico.

7. Faça a integração com sistemas de ponto

Soluções tecnológicas são sempre parcerias importantes para uma gestão eficiente das atividades e, no caso do RH, isso não é diferente.

A dobradinha das folhas de pagamento e ponto juntas é um modo muito inteligente e eficaz de organizar e centralizar as informações, ter maior precisão sobre os registros e gerar relatórios gerenciais e financeiros importantes.

E você ainda pode enviar a folha de ponto automatizada para o sistema de pagamento de forma rápida e simples, com pouquíssimos cliques.

Experimente e veja seus processos fluírem para deixar seu RH mais leve!