Compliance trabalhista no DP: saiba como evitar multas

Investir em compliance trabalhista no Departamento Pessoal é uma forma inteligente de proteger sua empresa contra multas e processos, já que a implementação de políticas de compliance passa pela adoção de boas práticas, como a de acompanhar de perto a legislação e suas mudanças, reduzindo riscos de multas e fortalecendo a imagem da sua marca no mercado.

Até porque estar em dia com as leis trabalhistas vai além do simples cumprimento de obrigações, trata-se de estabelecer uma cultura baseada em regras claras e condutas éticas que todos devem seguir dentro de uma organização.

Essa importância se fez ainda maior com atualizações trabalhistas como as mudanças na NR-1, que pode levar a multas para empresas que não se adaptarem às novas exigências que passam a valer a partir de 26 de maio de 2025.

Neste guia, você vai entender como o compliance pode ser um aliado do seu DP no cumprimento da legislação – inclusive nessa nova atualização! Confira agora as principais práticas para ter tudo organizado, com direito a um checklist completo.

Para começo de conversa: o que é o tal do compliance? 

Essa palavra bonita e cheia de pompa nada mais é do que a prática contínua de seguir corretamente todas as leis trabalhistas, normas internas e obrigações legais ligadas à gestão de pessoas em uma empresa.

Na prática, o compliance envolve:

• Criar regras e procedimentos claros
• Treinar a equipe para agir conforme a lei
• Usar ferramentas para monitorar prazos e obrigações
• Fazer auditorias internas para reduzir erros e multas

Ou seja, é um conjunto de ações e rotinas que garantem que tudo seja feito de forma correta, segura e legal.

Por que investir em compliance para ter conformidade trabalhista no DP?

O compliance trabalhista no DP é importantíssimo porque ajuda a manter tudo em ordem, desde o cumprimento da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) até o correto envio de informações ao eSocial.

Além disso, ele colabora também para a construção de um ambiente mais ético, seguro e transparente, sem mencionar que, quando bem aplicado, fortalece a cultura organizacional, melhora a eficiência dos processos, contribui para a redução do turnover e valoriza a marca empregadora.

8 motivos pelos quais o compliance evita multas trabalhistas

O compliance trabalhista funciona como um radar para prevenção e identificação de anormalidades. Com a implementação das práticas de conformidade, as mudanças na legislação são imediatamente consideradas e gerenciadas para que não ocorra nenhuma irregularidade.

Confira uma lista de fatores sobre os quais o compliance atua diretamente, evitando multas:

1. Uma boa política de compliance mantém o DP alinhado às mudanças da legislação, já que ela pode incluir uma revisão periódica das normas para garantir que tudo esteja em dia.
2. É função das normas de compliance padronizar processos do departamento, elencando datas para rotinas e a periodicidade em que elas devem ser cumpridas.
3. O recurso também ajuda a controlar as obrigações fiscais, estabelecendo datas e prazos para entregas importantes.
4. Um bom compliance empresarial estabelece cronogramas, lembretes e auditorias internas para monitorar datas críticas, como envio de eSocial, férias, exames periódicos, entre outros.
5. Ele também define políticas internas claras sobre conduta, uso de dados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), como proceder em casos de admissão e desligamento e afins, fatores que orientam os gestores e reduzem riscos de passivos trabalhistas.
6. Nele, também são definidas regras para armazenamento físico ou digital de documentos, facilitando a localização de registros em auditorias ou fiscalizações.
7. Um bom regulamento também estabelece prazos para auditorias internas e treinamentos para corrigir práticas irregulares antes que gerem processos judiciais ou multas.
8. Por fim, o documento que rege essas políticas também pode estabelecer campanhas e treinamentos periódicos sobre temas relevantes para o cumprimento das normas trabalhistas, a exemplo da saúde mental no trabalho, além de definir a criação de canais de denúncia que reforcem o valor da conformidade e da ética no dia a dia.

Tudo isso garante que você esteja em dia com as principais mudanças que ocorreram em 2025, viu?

Quais atualizações da legislação trabalhista o DP precisa acompanhar em 2025?

Dentre as principais mudanças de 2025 que aconteceram e o compliance ajuda a cumprir estão os envios ao eSocial, as atualizações da Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1) e a flexibilização de algumas jornadas de trabalho. 

eSocial

Em 2025, o eSocial ficou mais rigoroso no cruzamento de dados, principalmente em relação à saúde e segurança do trabalho (SST). Isso significa que o sistema fiscaliza com mais precisão se as informações prestadas pela empresa estão de acordo com as exigências das Normas Regulamentadoras (NRs).

Entre os eventos obrigatórios de SST no eSocial estão:

• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)
• PPP eletrônico (Perfil Profissiográfico Previdenciário)
• Monitoramento da saúde do trabalhador (exames ocupacionais)
• Condições ambientais de trabalho (fatores de risco)

Quando essas informações são enviadas com erros, fora do prazo ou simplesmente omitidas, a empresa pode ser multada. A não emissão da CAT, por exemplo, pode gerar multa de até R$ 98 mil, dependendo da gravidade e reincidência.

Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1)

A NR-1 foi atualizada e, a partir de 26 de maio de 2025, todas as empresas deverão ter mapeados os riscos psicossociais existentes no ambiente de trabalho e incluí-los em seu Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR).

Isso quer dizer que, além do mapeamento já tradicional de riscos físicos, ergonômicos e químicos, os riscos psicológicos também devem entrar no seu radar, o que exige a criação de planos de ação para manter os colaboradores seguros no quesito mental, como já acontece com iniciativas de prevenção de acidentes no trabalho. 

Possíveis jornadas reduzidas

Está em discussão na Câmara dos Deputados a legalização de uma escala de trabalho 4x3 para a população geral, ou seja, 4 dias trabalhados e 3 dias de folga, que permitiria um maior equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. No momento, ela é realidade apenas para servidores do Senado. 

Outra mudança a acompanhar para manter o compliance este ano é o possível fim da escala 6x1, na qual o trabalhador tem direito a uma folga após 6 dias trabalhados.

Trabalho aos domingos e feriados

A partir de 1º de julho de 2025, os trabalhadores só poderão trabalhar aos domingos e feriados se houver acordo prévio em convenção coletiva, ou seja, entre as empresas e os sindicatos. As novas diretrizes estão dispostas na íntegra na Portaria nº 3.665/2023.

10 boas práticas de compliance no DP

Do monitoramento da legislação até a capacitação contínua da equipe, dá para encher duas mãos com dicas de boas práticas que você pode começar a implementar ainda hoje! 

1. Monitoramento constante da legislação trabalhista

Acompanhar as mudanças na CLT, nas Normas Regulamentadoras, convenções coletivas e nas exigências do eSocial evita erros no cumprimento das obrigações e protege a sua empresa contra autuações, portanto, estabeleça uma data na sua política de compliance para estudar se houve qualquer atualização recente sobre o assunto. 

Use sempre fontes oficiais e considere até contar com consultorias especializadas para garantir informações atualizadas.

2. Padronização de processos internos no DP

Ter fluxos padronizados para admissão, rescisão, folha de pagamento e gestão de benefícios minimiza falhas operacionais e garante que todos os colaboradores sejam tratados de forma equitativa, conforme as diretrizes da empresa e da lei.

Portanto, considere a criação de um guia de processos para que tanto colaboradores experientes quanto novos no DP saibam o que fazer em cada uma das situações listadas acima.

3. Auditorias internas regulares

Fazer auditorias periódicas nos processos do Departamento Pessoal ajuda a identificar falhas antes que elas se tornem passivos trabalhistas. 

Essa prática também demonstra comprometimento com a transparência e o aperfeiçoamento contínuo, portanto, marque uma data no calendário do time e estruture um processo de auditoria organizado, nomeando diferentes fiscais para cada mês.

4. Controle rigoroso de prazos legais e obrigações fiscais

Perder prazos pode custar caro ao seu caixa, mas a boa notícia é que ferramentas de gestão de tarefas, alertas e calendários atualizados podem ajudar a garantir o envio correto de declarações, guias e obrigações acessórias exigidas pelo eSocial e demais órgãos fiscalizadores nas datas certas.

5. Gestão precisa de contratos e jornadas de trabalho

Formalizar corretamente os contratos de trabalho e manter o controle dos horários de entrada, saída, intervalos e horas extras do seu time reduz riscos de pagamentos indevidos ou faltantes, que podem levar a ações trabalhistas. 

Nesse sentido, os sistemas de ponto eletrônico podem ser uma mão na roda na hora de se certificar que não há qualquer inconsistência com as jornadas da equipe, já que as melhores opções do mercado permitem a pré-configuração das escalas e notificam os trabalhadores em caso de esquecimento ou inconsistências no ponto.

Além dele, contratos bem redigidos e com todas as especificações legais do trabalho também ajudarão você na gestão do compliance: certifique-se de mantê-los armazenados no seu sistema de gestão de colaboradores e permita que tanto DP quanto trabalhadores tenham acesso a eles, mantendo uma política de transparência no negócio.

6. Capacitação contínua da equipe do Departamento Pessoal

Uma equipe preparada é peça-chave para o sucesso do compliance, por isso, promova treinamentos periódicos, incentive a atualização profissional e crie uma rotina de aprendizado para lidar com novas normas e boas práticas de gestão de pessoas.

7. Implementação de uma política de conduta e ética

Um código de conduta claro ajuda a prevenir situações de assédio, discriminação, fraudes e conflitos internos, isso porque esse documento define os comportamentos esperados dos colaboradores, gestores e parceiros no ambiente de trabalho, e não apenas estabelece regras, como também reforça os valores, princípios éticos e práticas aceitáveis dentro da organização.

Conte com a ajuda do setor jurídico ou um advogado de confiança para criá-lo e garantir que nada descrito nele vá contra a legislação. Com tudo pronto, disponibilize esse documento para todos os colaboradores, atualize-o conforme necessário e promova a sua aplicação no dia a dia.

8. Alinhamento entre o DP e outros setores estratégicos

Mesmo em empresas menores, é importante que o Departamento Pessoal não trabalhe isolado. Manter uma boa troca de informações com setores como o administrativo, financeiro ou até diretamente com os sócios ajuda a evitar erros e retrabalho. 

Quando todos sabem o que precisa ser feito – e por que precisa ser feito daquela forma – fica mais fácil cumprir as obrigações legais e evitar surpresas desagradáveis.

9. Promoção da cultura de compliance na empresa

Compliance não é só papel do DP, e todo mundo precisa saber disso para agir e ajudar na fiscalização das políticas implementadas, por isso, promova campanhas internas, ações educativas e treinamentos para reforçar a importância da conformidade em todos os níveis da organização. 

Assim, o engajamento começa pelo seu setor, mas se espalha facilmente por toda a empresa.

10. Organização e fácil acesso à documentação trabalhista

Sabe aquelas placas disponíveis em comércio de que a loja disponibiliza um manual de direitos do consumidor para consulta? Você pode – e é até aconselhável – fazer isso na sua empresa, já que essa prática demonstra transparência para com todos que trabalham na organização.

Até por essa disponibilização facilitada dos papéis, os seus arquivos precisam estar bem organizados, sejam eles físicos ou digitais, para facilitar checagens, auditorias, fiscalizações e atendimentos a demandas internas. 

A dica, aqui, é investir em sistemas de gestão documental e digitalizar processos sempre que possível para garantir acesso rápido e seguro a contratos, recibos e registros.

Inclusive, um software como esse pode ajudar o seu DP em outros quesitos também!

Por que investir em tecnologia para gestão de documentos trabalhistas?

Um bom sistema de gestão pode facilitar o processamento de informações, o controle de registros, os pagamentos e a organização de toda a documentação trabalhista, ajudando a gerir e a otimizar as atividades que são de responsabilidade legal do DP.

Considerando que há documentos que precisam ser guardados por 5, 10 e até 30 anos, como é o caso dos depósitos de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), uma gestão digital que reúna todos os documentos em uma única plataforma torna essa tarefa menos desafiadora, além de facilitar o acesso aos papéis e de auxiliar na análise de dados.

Sem contar que a tecnologia ajuda a evitar erros e fraudes. Um exemplo é a redução de brechas para fraudes após a automação da gestão de ponto que, além de fornecer informações precisas sobre as jornadas, evita delitos como o “ponto amigo”, em que um trabalhador registra a jornada pelo outro.

E nem é só isso, várias outras atividades do DP podem ser geridas pela tecnologia através de plataformas confiáveis:

• Registro e cálculo de banco de horas
• Monitoramento de ponto online
• Processo de admissão digital
• Gestão de contratos
• Automatização da folha de pagamento
• Gestão de escalas, férias e folgas
• Relatórios de horas, faltas e semelhantes
• Gestão de ponto eletrônico
• E muito mais

E a melhor parte é que esses sistemas já têm atualização garantida em casos de atualização na legislação, para que você não tenha que se preocupar.

Um item a menos para inserir no seu checklist de compliance empresarial, que você confere agora!

Checklist de compliance no departamento pessoal para gestores

Antes de ir, salve este checklist que contém tudo o que é importante para implementar o compliance trabalhista no seu DP, evitando multas e garantindo a conformidade na área!

Aproveite este checklist completo para organizar as atividades do seu DP e criar estratégias para mitigar falhas nos processos. A criação de diretrizes será importante para que todos conheçam os objetivos da empresa rumo à qualidade, à conformidade e às boas práticas trabalhistas.