A adaptação dos funcionários de uma empresa ao ponto eletrônico fica mais fácil quando a tecnologia chega para facilitar a rotina e isso é evidenciado a todos.
Além disso, cabe aos gestores reforçar a importância do registro moderno de ponto para que haja adequação dos dois lados à legislação trabalhista.
Quem nunca usou um sistema para registrar entradas, saídas e intervalos, pode resistir à mudança por falta de hábito ou pelo receio de fazer algo errado e sair prejudicado, então, outro ponto importante da adaptação é a abertura dos superiores para esclarecer dúvidas e fornecer orientações práticas.
Somado à aceitação de que, talvez, cada pessoa precise de um tempo específico para se acostumar.
Este artigo traz oito dicas que vão lhe ajudar no processo de transição. E não se preocupe, pois ele é mais fácil do que parece (principalmente com a escolha certa de software!).
1. Opte por uma solução que atenda às necessidades de todos
Certifique-se de que a ferramenta de ponto eletrônico que você escolher faça sentido para a rotina da empresa e dos colaboradores, bem como para as demandas do Departamento Pessoal e das lideranças, por exemplo.
Se precisar, antes de decidir, faça uma pesquisa rápida com todo mundo para entender mais detalhes de organização cotidiana, jornadas de trabalho, turnos, atuações externas etc.
E pergunte ao DP/RH que tipo de processo manual pode ser automatizado! Será que uma tecnologia capaz de integrar o fechamento da folha de ponto e de oferecer admissões digitais não faz sentido para o seu negócio?
2. Simplifique as marcações ao máximo
Tanto na hora de escolher quanto ao configurar seu novo ponto eletrônico, garanta naturalidade no uso: poucos cliques, uma única tela, acesso fácil, marcação offline para quem está remoto, automatizações diversas, eliminação de processos paralelos desnecessários… Tudo conta!
3. Faça um projeto-piloto antes de implementar de vez
Teste o fluxo com um departamento ou algumas pessoas antes de oficializá-lo. Peça feedbacks sinceros do que funciona, o que pode melhorar, em que parte do processo surgem dúvidas ou burocracias, que tipo de confusão pode ser sanada e assim por diante.
4. Finalmente, comunique a implementação do ponto eletrônico a todos
Por canais oficiais de comunicação interna, informe a chegada do registro de ponto eletrônico e uma data para o formato anterior ser definitivamente encerrado.
Seja direto, explicando:
- O que é a tecnologia
- Para que serve exatamente
- Como vai funcionar
- Quem precisa aderir
- Como tirar dúvidas
- O que acontece em caso de não adesão
E não deixe de enaltecer os benefícios do novo formato para empresa e funcionários (segurança, transparência, adequação às Leis, organização de folgas e férias, compensação de horas correta, fechamento rápido da folha de pagamento etc.)!
Se possível, também promova uma reunião de alinhamento presencial também, informando-a no mesmo comunicado:
“Se tiverem dúvidas ou encontrarem algum problema, podem perguntar diretamente para [Nome do Responsável] ou responder este e-mail. Também faremos uma rápida demonstração na [data e horário da reunião], para que todos vejam como usar.
Contamos com a colaboração para que a mudança seja tranquila e facilite nosso dia a dia.”
5. Capacite os funcionários para usar a solução
Na mesma reunião de apresentação do software ou num novo encontro, promova um treinamento de ponto eletrônico para os funcionários, com:
- Demonstração prática
- Reforço visual dos benefícios
- Alinhamento de regras e rotina
- Destaque e explicação de possíveis exceções
- Momento para dúvidas
Outra dica, ainda no mesmo sentido, é disponibilizar materiais de apoio que possam ser guardados (fisicamente ou online), a exemplo de guias, vídeos ou capturas de tela.
6. Acompanhe o engajamento no uso
Depois de oficializar e orientar a transição, monitore a adesão.
Nos primeiros dias, envie pequenas notas a todos, reforçando que a alternativa anterior de registro de jornada será totalmente inutilizada. Aproveite também qualquer oportunidade de solicitar/orientar ajustes pontuais, para evitar que erros virem hábito.
Com o passar do tempo, use métricas que vão lhe ajudar a acompanhar o engajamento no uso do ponto eletrônico, como:
- Frequência dos registros – para saber se há regularidades
- Erros/correções necessários nos registros – para saber se os funcionários enfrentam alguma dificuldade nas marcações
- Tempo médio dos registros – para saber se a rotina está sendo otimizada com a mudança
- Uso de funcionalidades extras, caso o seu sistema de ponto as tenha – para saber se outros recursos estão sendo bem aproveitados e interessam aos colaboradores
Percebeu algum problema? Promova reuniões de feedback individuais, tanto mostrando o que está certo quanto corrigindo as falhas e sugerindo mudanças de comportamento.
Esse tipo de acompanhamento deixa os funcionários mais confiantes e reforça o aprendizado.
7. Aproveite as oportunidades de recompensar quem está fazendo as marcações do jeito certo
Se o colaborador/time está marcando o ponto sem erros, atendendo às suas expectativas de adaptação e ainda ajudando os colegas a fazerem o mesmo, reconheça o esforço.
Faça isso com uma premiação em dinheiro, um vale-presente, um bônus simples, uma folga total ou parcial, uma prioridade na escolha do próximo turno ou de um próximo dia de folga ou qualquer recompensa que tenha valor real para os funcionários.
8. Use e abuse dos lembretes automáticos
Por último, caso a sua solução de registro de ponto lhe permita disparar lembretes para os funcionários, não deixe de programá-los e torná-los uma realidade dentro da empresa.
Com alertas de “ponto esquecido”, você reduz drasticamente erros, retrabalhos e atrasos, garante a integridade dos registros, acelera o fechamento da folha e ainda diminui riscos de problemas trabalhistas.
Aos poucos, o ponto eletrônico deixa de ser visto como uma obrigação burocrática e passa a ser considerado uma ferramenta benéfica ao ecossistema organizacional, e você percebe que a adaptação não é sobre mudar pessoas, mas sobre tornar tudo mais fácil e claro.
Quando o software apoia os gestores, os gestores têm paciência para orientar, e os colaboradores estão disponíveis para ouvir, qualquer mudança deixa de ser um desafio e se transforma em uma evolução natural da rotina!
Boa sorte no processo.
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