Timesheet: aprenda a fazer (com aviso importante!)

A ferramenta que leva o nome de “timesheet” ou “folha de horas”, na tradução literal do inglês para o português, é, justamente, um recurso para que uma empresa ou um gestor consigam acompanhar quanto tempo cada tarefa, entrega ou projeto consome na rotina dos colaboradores.

Com um bom timesheet, portanto, fica mais fácil saber o que está fluindo bem, aonde há atrasos e como o esforço dos colaboradores está distribuído. Da mesma forma, fica mais fácil definir prioridades, fazer ajustes e pensar à frente.

Se você chegou neste artigo porque quer saber como criar um timesheet, veio ao lugar certo! Continue lendo.

O que é timesheet?

“Timesheet” é, basicamente, uma planilha de horários ou um sistema similar de apontamentos; um registro de quanto tempo cada setor, pessoa ou projeto demanda ao longo do dia e da semana.

Na prática, essa ferramenta mostra quantos minutos ou horas são dedicados a reuniões, projetos, planejamentos, tarefas administrativas etc., contribuindo para as empresas medirem produtividade e definirem prioridades, por exemplo.

Além disso, para o Departamento Pessoal, especificamente, o timesheet funciona como uma maneira de analisar sobrecarga, necessidade de redistribuição de demandas e até adesão a políticas internas de jornada.

Tudo sem interferir no controle formal de horas trabalhadas.

“Dá para fazer timesheet no Excel?”

Sim, você pode fazer e compartilhar planilhas no Excel, desde que os arquivos estejam em nuvem e possam ser atualizados em tempo real por todo mundo, ou em ferramentas similares, como o Spreadsheets, do Google.

Suas informações ficarão mais ou menos assim:

Outra alternativa é usar softwares específicos para o processo, fica a seu critério. Apenas certifique-se de que os registros aconteçam de forma rápida, fácil e confiável.

Como fazer e usar um timesheet?

Para você criar sua planilha, defina bem o motivo pelo qual ela vai existir e considere que serão essenciais, nela, os registros de data, atividade e duração de cada tarefa. Lembre-se de deixar um espaço a ser preenchido por cada colaborador da empresa, com nome e cargo, por exemplo.

Qualquer timesheet, simples ou avançado, precisa ter:

• Data
• Atividade
• Descrição curta
• Nome do responsável
• Cargo/Setor do responsável (opcional)
• Horário de início
• Horário de Término
• Duração total

Explique tanto a razão quanto o funcionamento da planilha para seus colaboradores, sendo transparente e mostrando-se aberto a dúvidas e objeções! Em paralelo, defina e compartilhe regras de preenchimento.

E, periodicamente, organize os registros por cliente, objetivo ou proposta e analise-os, identificando aqueles que fujam excessivamente dos padrões e buscando entender os motivos.

No mais, cabe usar as anotações, inclusive, para calcular o custo real de cada projeto e entender se vale ajustar o preço dos serviços da sua empresa ou para perceber quando alguém do time está sobrecarregado, ajustando demandas ou “pessoal”.

5 dicas para otimizar marcações em timesheets

Seja pela sua gestão ou pelo manejo adequado da sua equipe:

1. Confira os registros preferencialmente todos os dias ou a cada dois ou três dias
2. Reorganize prioridades ou atualize prazos sempre que necessário
3. Automatize cálculos e relatórios para tomar decisões ainda mais assertivas
4. Não adie conversas difíceis e faça alinhamentos transparentes quando perceber inconsistências
5. Explique o impacto real da ferramenta no dia a dia e peça que testem por um período mínimo, mostrando as vantagens da adoção à novidade

Timesheets podem ser valiosos para líderes e liderados, permitindo identificação assertiva do ritmo real de cada área, de atividades que consomem tempo demais e de “para onde vai” o dinheiro da empresa.

Sem contar que têm impacto direto no compliance trabalhista, principalmente quando alinhados a um controle de ponto moderno e profissional.

Timesheet + controle de ponto: por que um não anula o outro?

O controle de ponto é tanto uma necessidade quanto uma obrigação legal e uma prova de quando o colaborador esteve à disposição da empresa, enquanto a planilha de registros de horários e atividades é uma ferramenta de gestão e produtividade, pois mostra como o tempo de jornada é aproveitado.

Se quiser “unir o útil ao agradável”, como diz o ditado, já sabe, né? Timesheet + controle de ponto =

• Menos riscos de problemas trabalhistas
• Gargalos e sobrecarga evidenciados
• Melhorias na precificação de projetos e serviços
• Aumento de previsibilidade operacional
• Evolução da cultura organizacional

E, portanto, uma empresa caminhando rumo a cada vez maior transparência e eficácia.

O timesheet transforma horas em conhecimento, o controle de ponto garante o resto. Um é bússola, o outro é ancoragem. Você é o marinheiro!