Como saber quando se fecha a folha de pagamento?

Precisa de ajuda para fechar a folha de pagamento? Aprenda tudo que você precisa para acelerar esses processos e ficar com tempo de sobra para o que mais importa: as pessoas.

Fechamento folha de pagamento

Você provavelmente já sabe que a folha de pagamento é obrigatória de acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), mas o seu fechamento ainda costuma trazer algumas dúvidas.

A folha de pagamento é um registro que mostra para os funcionários o quanto eles recebem por seu trabalho, de forma líquida e bruta, partindo de um salário-base. É nesse registro que constam os descontos (como INSS e IRRF) e acréscimos (como hora extra e adicional noturno).

Nesse artigo, você vai aprender como funciona e como fazer o fechamento da folha de pagamento, quando fechá-la e se é possível seu fechamento antecipado. Ao final, ainda elaboramos um checklist para facilitar ainda mais esse processo para você.

Como funciona o fechamento da folha de pagamento?

O artigo 225, do Decreto 3048/1999, estipula que uma das obrigatoriedades ao fechar a folha de pagamento é fazê-la em duas vias: uma para o funcionário e outra para ser mantida na empresa.

Ao fechar o contracheque, significa que você está encerrando e registrando a jornada de trabalho do funcionário naquele mês e que há uma data para ser contabilizada as horas trabalhadas e todos os acréscimos e descontos.

Quando fechar a folha de pagamento?

O artigo 459, do Decreto-Lei nº 5.452/43, determina que o pagamento não pode ultrapassar o quinto dia útil do mês seguinte, assim o gestor deve ter tempo hábil para o fechamento entre o último dia do mês até o quinto dia útil do mês seguinte para efetuar todo o cálculo da folha de pagamento.

O eSocial é bem rígido com o contracheque e as informações nele contidas, e uma das exigências é que a folha seja calculada mensalmente, de modo que, como acabamos de citar, o fechamento deve acontecer último dia de cada mês, cujo cálculo deve ser relacionado desde o primeiro dia do mês.

Mas e se o funcionário não for contratado no primeiro dia do mês? Nesses casos a conta é feita a partir do dia da contratação.

Vamos supor que o contrato inicie no dia 15 de setembro: o primeiro contracheque será contabilizado do dia 15 até o dia 30 desse mesmo mês. No próximo pagamento será contado a partir do dia primeiro de outubro.

O fechamento da primeira folha de pagamento dos colaboradores novos na sua empresa depende da data da contratação.

É possível o fechamento antecipado da folha de pagamento?

Essa pergunta é uma das mais frequentes, pois não há registro legal que diga que sim ou que não, apenas a data máxima de pagamento, como falamos anteriormente, quinto dia útil, mas é sempre bom lembrar que fechar a folha de pagamento antes do último dia do mês não é recomendado.

Isso porque se torna mais fácil a ocorrência de erros na hora do registro ou do cálculo, podendo gerar até mesmo complicações legais para a empresa.

Em alguns casos, entretanto, se o salário for fixo e se houver confiança entre cumprimento de horários, é mais fácil prever os valores e deixar pronta. Mas, como acabamos de citar, isso não é recomendado.

Como fazer o fechamento da folha de pagamento?

Para ajudar você a fazer o fechamento, preparamos uma lista para facilitar o seu trabalho.

Antes de qualquer coisa é preciso ter em mãos o registro diário da jornada de trabalho de seus funcionários, incluindo as pausas para o almoço e descanso, assim como horário de entrada e saída.

Ao fechar o contracheque você precisa:

  • conferir se há o registro da jornada de trabalho total daquele mês;
  • incluir verbas e valores adicionais (adicional noturno; hora extra; vales; 13° salário; etc.);
  • informar os descontos (INSS; IRRF; etc.);
  • conferir gratificação salarial (se houver);
  • fazer o cálculo total da folha de pagamento;
  • gerar o GEIP para o FGTS;
  • enviar os registros mensais para o eSocial;
  • conferir se houve o retorno do IRRF e INSS para o eSocial

Agora você está pronto e tem tudo que precisa para concluir o fechamento da folha de pagamento de seus funcionários. Se tiver mais alguma dúvida e interesse nesse assunto ou tantos outros sobre Recursos Humanos, continue navegando pelo nosso blog.

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