Os relatórios contábeis organizam informações financeiras, patrimoniais, trabalhistas e fiscais importantes para uma empresa. Alguns apresentam a situação do negócio como um todo, enquanto outros servem de base para registros específicos, como aqueles relacionados à folha de pagamento.
Muita gente pensa que o relatório para a contabilidade da folha é só a planilha de ponto, mas não: um fechamento sem divergência apenas fica garantido se cada empresa consegue um pacote fechado de informações, ou seja, o registro correto de totais de horas extras, faltas e atrasos do mês, saldo do banco de horas etc.
Além dos documentos que sustentam cada registro, como atestados, abonos e ajustes de ponto já aprovados.
Você tem dúvidas ou curiosidades sobre o tema?
Este artigo traz:
- 5 relatórios contábeis importantes para as empresas
- O que é e para que serve o relatório para contabilidade da folha
- Quais dados de ponto precisam chegar à contabilidade
- De quem é a responsabilidade por erros no fechamento
- Como conferir, organizar e automatizar o envio de informações
Boa leitura!
5 relatórios contábeis mais importantes para as empresas
Entre demonstrações obrigatórias em determinados contextos e relatórios gerenciais usados no acompanhamento dos negócios, existem documentos contábeis com diferentes finalidades dentro de uma empresa, e os cinco mais importantes dentre eles são:
1. Balanço Patrimonial (BP)
Apresenta a posição patrimonial e financeira em determinado momento, organizando informações sobre ativos, passivos e patrimônio líquido. Ajuda gestores e contadores a entenderem o que a organização possui, quais são suas obrigações e qual é sua situação patrimonial.
2. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
Reúne receitas, custos e despesas para demonstrar o resultado da empresa em determinado período. É por meio dela que se identifica, dentre outras informações, se houve lucro ou prejuízo no exercício analisado.
3. Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC)
Evidencia entradas e saídas de caixa e equivalentes de caixa, normalmente classificadas entre atividades operacionais, de investimento e de financiamento. Na prática, esse relatório ajuda gestores a entender como o dinheiro entrou e saiu da organização durante determinado período.
4. Balancete de verificação
Reúne contas contábeis e seus respectivos saldos, ajudando na verificação dos registros realizados pela contabilidade e funcionando como importante instrumento de acompanhamento e verificação antes da elaboração de demonstrações contábeis.
5. Relatórios para contabilização da folha de pagamento
Contém informações que precisam ser registradas pela contabilidade, como salários, férias, 13º salário, encargos e demais verbas trabalhistas para um fechamento correto da folha todos os meses; são aqueles cuja maioria dos dados provém, justamente, do controle de jornada dos colaboradores – e, consequentemente, dos relatórios de ponto.
O que você precisa saber sobre relatório para contabilidade da folha
O relatório para contabilidade da folha reúne informações necessárias para que os dados apurados pelo RH/DP sejam considerados no processamento e na contabilização da folha de pagamento.
Ele pode não receber esse nome por aí ou sequer seguir um formato universal, mas precisa existir.
Para fazê-lo, recomenda-se que as informações sejam apuradas através de sistemas de RH preferencialmente integrados à contabilidade. Acima de tudo, também é importante que os eventos que afetam a remuneração dos funcionários estejam corretamente apurados antes do fechamento.
Quais dados de ponto enviar para a contabilidade?
Horas extras, faltas e atrasos, adicional noturno (se houver), saldo e movimentações do banco de horas, ausências justificadas, ajustes de ponto aprovados, afastamentos e outras ocorrências que tenham reflexo na folha devem constar num relatório para contabilidade da folha.
Cada um desses dados alimenta uma linha diferente do cálculo do salário de cada colaborador e é o conjunto dessas informações que permite ao RH ou DP sair da batida de ponto e chegar ao valor correto dos pagamentos.
Veja mais detalhes adiante.
- Horas extras: o relatório deve apresentar as horas extras apuradas no período e permitir a identificação dos adicionais aplicáveis conforme legislação, convenção ou acordo coletivo e regras adotadas pela empresa.
- Faltas não justificadas e atrasos: precisam estar corretamente identificados porque podem gerar descontos e outros reflexos, conforme cada situação.
- Adicional noturno: quando houver trabalho em período considerado noturno pela legislação aplicável à atividade, as horas correspondentes também precisam estar corretamente apuradas para processamento da folha.
- Banco de horas: a empresa precisa controlar créditos, débitos, compensações e saldo do banco de horas conforme as regras aplicáveis. O relatório deve deixar claro o que foi para o banco, o que foi compensado e o que efetivamente deve repercutir na folha.
- Ausências, abonos e outros: atestados, ausências justificadas, afastamentos e outras ocorrências também precisam estar corretamente registradas.
- Ajustes de ponto: batidas esquecidas, marcações duplicadas e outros erros precisam ser corrigidos antes do fechamento e aparecer devidamente apontados no documento enviado à contabilidade.
Pense no processo de fechamento como tendo três etapas: registro de ponto → apuração da jornada → folha de pagamento e contabilização, e lembre-se de que, quanto mais claras as informações chegarem ao contador, menos retrabalho.
Primeiro, o colaborador registra entradas, saídas e intervalos. Depois, RH/DP transforma essas marcações em dados efetivamente úteis para a folha: jornada realizada, horas extras, atrasos, faltas, adicional noturno, compensações e banco de horas.
E, só então as informações consolidadas seguem para processamento da folha e, posteriormente, para os registros contábeis correspondentes.
É por isso que simplesmente encaminhar uma relação de batidas de ponto não resolve.
De quem é a responsabilidade dos erros de fechamento de folha nas empresas?
O RH/DP é responsável por apurar e enviar os dados de ponto corretos e completos, e a contabilidade processa esses dados na folha e nos encargos, mas não tem como corrigir uma informação que chegou errada ou incompleta.
Apesar disso, a culpa geralmente recaí sobre o trabalho manual e o uso de alternativas pouco modernas para o fechamento, como planilhas preenchidas à mão todos os meses, portanto, se você quiser evitar bancar o detetive – e procurar suspeitos (sem necessidade) –, substitua esse tipo de controle por uma automatização.
Ao mesmo tempo, garanta conferência e organização adequadas!
Como não errar ao enviar dados da folha para a contabilidade?
O segredo para um fechamento sempre tranquilo está na combinação de conferência + organização + automatização.
1. Confira cada detalhe
Usando relatórios de ponto, verifique:
- Marcações de entrada, saída e intervalos
- Batidas faltantes ou duplicadas
- Horas extras apuradas
- Faltas e atrasos classificados corretamente
- Adicional noturno, quando aplicável
- Banco de horas atualizado
- Compensações realizadas no período
- Ajustes solicitados e aprovados
- Atestados, abonos e outras justificativas tratados
- Afastamentos registrados
- Demais ocorrências capazes de alterar a folha
Dê preferência a uma verificação periódica e não “deixada” só para o fim do mês.
2. Organize as informações
Em vez de uma planilha enorme, busque entregar as informações necessárias de maneira padronizada e rastreável.
Exemplo:
| Informação | O que conferir |
| Jornada | Registros e total de horas do período |
| Horas extras | Quantidade e adicional correspondente |
| Faltas | Ocorrências com impacto na folha |
| Atrasos | Total apurado no período |
| Adicional noturno | Horas sujeitas ao adicional |
| Banco de horas | Créditos, débitos, compensações e saldo |
| Ausências | Justificadas ou não justificadas |
| Ajustes | Alterações devidamente tratadas/aprovadas |
| Afastamentos | Ocorrências registradas no período |
Mantenha o mesmo padrão de entrega todos os meses, reduzindo dúvidas entre RH, DP e contabilidade.
3. Automatize a apuração e organização de informações
Quanto menos vezes uma mesma informação precisar ser digitada, copiada ou recalculada entre o registro de ponto e a folha, menor será a chance de erro no caminho.
Por isso, substitua controles manuais por um sistema capaz de centralizar as marcações de ponto e fazer a apuração de horas extras, faltas, atrasos, adicional noturno e banco de horas automaticamente, conforme as configurações da empresa.
Dessa forma, em vez de reunir informações de diferentes planilhas no fim do mês, o RH ou DP consegue acompanhar os dados ao longo do período e chegar ao fechamento com as principais ocorrências já tratadas.
E a automatização não precisa terminar na apuração: quando o sistema usado para controle de ponto permite exportar informações em formato compatível com a folha ou integrá-las às outras soluções usadas pela empresa, diminui também a necessidade de redigitação.
Já pensou que beleza?
É assim que o caminho registro de ponto → apuração da jornada → folha de pagamento e contabilização fica mais curto e menos sujeito a falhas.
Da marcação do ponto à folha, integre os dados para fechar melhor
Um sistema completo de gestão de ponto, como o da Coalize, lhe permite concentrar registros de jornada, horas extras, banco de horas, faltas e outras ocorrências numa mesma base, facilitando tanto a conferência quanto a geração dos relatórios usados a cada fechamento na sua empresa.
Você, RH e/ou DP conseguem acompanhar a jornada de cada colaborador, assim como suas ocorrências, sem precisar reconstruir as informações manualmente em uma planilha diferente todo mês.
E a exportação dos dados para a contabilidade é muito simples, porque há, na própria tecnologia, uma integração contábil pensada para as necessidades do negócio.
Os fechamentos deixam de ser aqueles momentos desagradáveis de descoberta e correção de erros e viram apenas a famosa “etapa final” de um processo acompanhado diariamente, em tempo real.
Conheça o sistema de gestão de ponto da Coalize e seus recursos. Teste grátis por 30 dias e simplifique a rotina do seu RH ou DP!
Deixe seu comentário