Controle de ponto e jornada: guia atualizado para empresas

O controle de ponto e da jornada de trabalho dos funcionários de empresas são uma obrigação trabalhista para empresas com 20 ou mais funcionários.

E, ainda que a obrigatoriedade legal esteja diretamente associada a essas organizações, adotá-lo, na verdade, é uma prática recomendada também para organizações menores.

Na prática, só esse controle permite equilibrar produtividade, saúde física e emocional dos trabalhadores, segurança jurídica para os negócios, organização de processos, transparência nos relacionamentos e adequação à legislação.

Então, se você quer ter mais do que um mecanismo de fiscalização e garantir que o monitoramento de horários por aí seja um instrumento de eficiência operacional, previsibilidade e equilíbrio entre empresa e colaboradores, a leitura completa deste guia é essencial!

Entenda aqui:

• O que diz a CLT tanto sobre jornada quanto sobre ponto
• Como funcionam os horários e registros
• Quais são os tipos de controle de ponto existentes e usados hoje em dia
• De quem é cada responsabilidade na “história”
• Quando ajustes de ponto são permitidos e quando viram riscos

Tudo de forma lógica e progressiva.

O que diz a CLT sobre controle de ponto?

A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) determina que empresas com 20 ou mais funcionários devem controlar a jornada de seus empregados por meio de registro manual, mecânico ou eletrônico, com anotação dos horários de entrada e saída, respeitando limites diários e semanais, intervalos obrigatórios e regras de registro.

A legislação também reconhece que existem diferentes tipos de jornada de trabalho, como jornadas parciais, regimes de redução de jornada, escalas diferenciadas e formatos específicos previstos em acordos coletivos, o que reforça a importância de um controle de ponto compatível com cada realidade.

De qualquer forma, mesmo que uma instituição não conte com 20 ou mais colaboradores e maneje apenas jornadas “comuns” e escalas simples, especialistas recomendam um controle cauteloso de horários dos funcionários todos os dias.

Isso vai funcionar como prova da relação de trabalho, ajudar a prevenir conflitos trabalhistas, organizar a gestão do tempo e reduzir riscos de passivos futuros.

Enfim, qualquer gestor de empresa ou mesmo de RH ou Departamento Pessoal que tenha interesse em adequar processos precisa conhecer vários dos artigos da CLT relacionados ao tema, com destaque para os que estão na lista adiante.

Art. 58

• O que define? Que a jornada de trabalho normal não excede oito horas diárias, salvo regras específicas.
• Ou seja! Há uma jornada diária de referência, mas também há margens legais para pequenas variações (com limite).

Art. 59

• O que define? Que a duração diária da jornada pode ser acrescida de até duas horas extras por dia. Também determina que a jornada 12x36, especificamente, pode ser adotada com regras próprias de cada empresa.
• Ou seja! A jornada de trabalho pode ser estendida além do horário normal, desde que exista base legal ou acordo válido, e essa extensão precisa ser registrada corretamente no controle de ponto, pois é a partir dele que se comprova a realização (ou não) de horas extras e o cumprimento das regras da jornada adotada.

Art. 62

• O que define? Que pessoas que têm trabalho externo sem condição de fiscalização, cargo de gestão ou, em alguns casos, que trabalham em home office, não precisam controlar jornada da mesma maneira que outros.
• Ou seja! Nem todo trabalhador está automaticamente sujeito ao controle formal de jornada, mas essas exceções só se aplicam quando a própria natureza da função impede ou dispensa o controle, não podendo ser usadas como regra geral ou como forma de evitar o registro de ponto quando há, na prática, meios de acompanhar horários.

Art. 66

• O que define? Que, entre duas jornadas de trabalho, deve haver um descanso mínimo de 11 horas consecutivas para o trabalhador: esse é o chamado “intervalo interjornada”.
• Ou seja! Se alguém sai muito tarde e entra cedo no dia seguinte, o registro de ponto evidencia o descumprimento deste artigo.

Art. 67

• O que define? Que todo empregado tem direito a um descanso semanal de 24 horas por semana – que deve coincidir com o domingo no todo ou em parte, conforme o caso).
• Ou seja! Cabe a quem planeja as escalas e os turnos dentro de uma empresa levar isso em consideração.

Art. 71

• O que define? Que, quando o dia de trabalho tem mais de seis horas, os contratantes são obrigados a conceder intervalos intrajornadas, como o horário de almoço.
• Ou seja! Todo mundo que trabalha a jornada normal precisa de um descanso de 60 minutos durante o dia (podendo haver variações conforme acordos e regras específicos).

E ainda, segundo o artigo 71 da CLT, para trabalhadores que ficam até seis horas na empresa diariamente, com no mínimo quatro horas trabalhadas, fica previsto o intervalo obrigatório de 15 minutos.

Art. 74

• • O que define? A obrigação de registro de entradas e saídas, pelo menos, em todo e qualquer estabelecimento com mais de 20 trabalhadores. Apesar disso, não determina um tipo específico de controle de ponto a ser utilizando.

• Ou seja! Há penalidades e multas para empresas com 20 ou mais funcionários que não fizerem controle de ponto, mas cabe às próprias empresas escolherem entre o controle manual, o mecânico ou o eletrônico*.

*Mais adiante, você explora cada opção em detalhes!

Como deve ser feito o controle de ponto em empresas?

A regra para controle de jornada de trabalho é clara: os registros precisam refletir a jornada real dos trabalhadores, ser confiáveis, imutáveis e/ou auditáveis, ter alterações devidamente rastreadas caso necessário e ser compatíveis com a legislação.

A CLT pode não exigir um formato específico de controle, mas exige confiabilidade e transparência, e o passo a passo operacional que vem a seguir vai ajudar você num processo de adequação – além de cumprir com o combinado de lhe apresentar os diferentes formatos de marcações em detalhes.

1. Mapeie quem precisa ter a jornada controlada

Liste todos os cargos e as funções da sua empresa para identificar quem precisa fazer as marcações e quem pode ser exceção (conforme o art. 62 da CLT). Só não assuma exceções por costume: caso elas existam, registre o enquadramento e o motivo.

2. Defina a jornada padrão e o tipo de escala de cada um

Para cada departamento, equipe ou profissional, defina e registre:

• Horário previsto em contrato
• Carga horária por dia e por semana
• Tipo de escala (Ex.: 5x2, 6x1, 12x36 etc.)
• Regras para trocas de escalas, plantões e outros

Então, siga em frente!

3. Ajuste a política interna, se necessário

Por escrito, configure intervalos intrajornada e interjornada e como eles serão registrados. Defina também as regras de realização e registro dos descansos semanais obrigatórios.

Além disso, ainda no que diz respeito ao ajuste da política interna, defina e registre também regras de tolerância, atrasos, saídas antecipadas, horas extras ou banco de horas.

Como a empresa aplica a tolerância de 10 minutos diários e o que acontece quando ela é ultrapassada? Quais os limites para horas extras e como elas devem ser registradas? Por quem uma exceção é autorizada? Como faltas e atrasos serão tratados?

Responda tudo!

4. Escolha o tipo de controle de ponto mais adequado

Para isso, pense nas necessidades da operação, bem como nas rotinas dos colaboradores.

Considere também equipes externas e/ou múltiplas unidades, se houver, turnos, risco de passivo por horas extras, objetivos e formato de trabalho do Departamento Pessoal e do RH da empresa.

A escolha do tipo de controle de ponto impacta diretamente a confiabilidade das informações, a facilidade de gestão e o risco de passivos trabalhistas, motivo pelo qual essa decisão deve considerar tanto a legislação quanto a rotina real da empresa.

5. Faça algumas determinações importantes

Depois de escolher como o controle de ponto vai acontecer, determine quais marcações serão obrigatórias e o que os funcionários e a empresa devem fazer em caso de esquecimento, quedas do sistema ou necessidade de manutenção do equipamento.

Aponte responsáveis por cada parte do processo de registro e controle, já sabendo que todos vão compartilhar responsabilidades, apesar de elas não serem iguais:

• Gestores – fornecem meios adequados para as marcações e respondem em fiscalizações e em ações trabalhistas
• DP ou RH – define políticas internas junto de gestores e líderes, monitora inconsistências e orienta tanto líderes quanto funcionários
• Líderes – garantem o cumprimento da jornada e evitam práticas irregulares no dia a dia, a exemplo do “ponto amigo”
• Funcionários – registram seus horários corretamente, respeitam os procedimentos, comunicam falhas ou esquecimentos de marcações e justificam inconsistências quando necessário

Apesar disso, fique atento(a), pois, mesmo havendo uma co-responsabilidade operacional em todo o processo de controle e registro de ponto, a Justiça do Trabalho tende a responsabilizar a empresa em situações nas quais o controle de ponto é inexistente, frágil ou incoerente, usando como meio de prova central com interpretação favorável ao trabalhador.

6. Finalmente, crie uma rotina de fechamento de ponto

Agora, sabendo que um controle de ponto funciona quando existe um ciclo de registros e monitoramentos com início, meio e fim:

• Junto com o DP ou RH, defina a data de fechamento da folha de ponto
• Confira inconsistências ou oriente os responsáveis a fazer a conferência
• Certifique-se de que os colaboradores validem e assinem o fechamento
• Deixe que o DP ou RH consolide as informações, preferencialmente optando por adotar folha de ponto digital e integrá-la à folha de pagamento

Observe o comportamento dos funcionários por algumas semanas ou até alguns meses e esteja à disposição para esclarecer dúvidas e contribuir com os processos.

Então, por último, mas não menos importante, com base na sua observação, estruture ou melhore o processo de ajustes dos registros.

7. Estruture ou aperfeiçoe o processo de ajuste dos registros

Retorne à política interna já atualizada alguns passos antes da implementação do controle de jornada e, se necessário, com base em dados reais da sua empresa, aprofunde-a.

Nesta etapa, considere que ajustes só podem acontecer com motivos – e determine quais os motivos (esquecimento de marcação, serviço externo comprovado, erro do equipamento etc.) –, sempre com justificativa e com aprovação definida por alguém previamente escolhido.

Ainda, é essencial que haja um histórico de toda e qualquer mudança: quem alterou, quando e por quê?!

E fique sabendo

Está estabelecido pelo artigo 444 da Consolidação das Leis do Trabalho a possibilidade de que as relações de trabalho sejam objetos de livre estipulação entre as partes, desde que não contrariem a legislação, convenções e acordos coletivos e nem direitos considerados indisponíveis do trabalhador.

Ou seja…

Contratantes e contratados podem, sim, ajustar regras operacionais relacionadas à jornada e ao controle de ponto, inclusive procedimentos para ajustes e formas de compensação, mas não passando por cima de nenhuma Lei, nem de combinados que envolvam toda uma categoria ou um departamento, por exemplo.

O controle de ponto pode ser organizado por acordo individual (entre empresa e funcionário), mas nunca flexibilizado a ponto de contrariar a CLT e acordos coletivos.

Finalmente, faz sentido automatizar o controle de ponto?

Em operações pequenas, muitos gestores ainda conseguem organizar boa parte do controle de jornada manualmente e, ainda assim, a esmagadora maioria opta por buscar apoio tecnológico. Quem dirá em operações maiores!

A escolha depende da complexidade das escalas e dos turnos, da existência ou não de equipes externas ou em trabalho remoto, da necessidade de rastreabilidade de ajustes nas marcações, do interesse na automação do espelho de ponto e em integrações com a folha de pagamento etc.

De qualquer forma, vale reforçar que qualquer empresa pode se beneficiar de um controle de ponto mais estruturado, independentemente do porte.

Já ficaram claros todos os aspectos legais e operacionais do monitoramento de jornada, então, siga em frente na sua jornada de descoberta, porque agora você tem a faca e o queijo na mão!

Descubra a solução de controle de ponto que faz mais sentido para o seu negócio hoje, experimente-a e comprove tudo o que foi trazido no decorrer deste artigo.

Até a próxima!