Não existe gestão de ponto eletrônico sem geração de arquivo AFD, ou seja, daquele arquivo digital em que constam todas as marcações de jornada realizadas pelos trabalhadores da empresa em determinado período.
O AFD é um pilar importante para a adequação das empresas à legislação trabalhista e uma obrigatoriedade às instituições que usam registros eletrônicos de ponto (REPs), então, não pode ser gerado de qualquer jeito.
Entenda, neste artigo, como fazê-lo da forma correta, quais as diferenças em relação a outros arquivos e mais detalhes!
O que é um arquivo AFD?
Um arquivo “Fonte de Dados”, conhecido como “AFD”, é um arquivo digital gerado pelo Registrador Eletrônico de Ponto (REP) de empresas e que contém todas as marcações de entradas, saídas e intervalos dos funcionários.
Ele registra e informa, com fidelidade, data, hora exata, número do CPF (antes PIS) e outras informações essenciais para a fiscalização e garante a transparência e a adequação das empresas que usam ponto eletrônico às exigências trabalhistas legais.
O que diz a legislação sobre arquivo AFD?
As definições ligadas aos registros e à geração do arquivo digital AFD aparecem na Portaria 671/2021 que regulamenta o uso do ponto eletrônico no Brasil.
São essas regras específicas da portaria que ajudam empresas a manterem integridade, inviolabilidade e padronização dos registros.
Dentre elas, destacam-se as seguintes:
- O AFD deve ser gerado pelo REP, obrigatoriamente no formato digital padrão ASCII
- Não pode haver possibilidade de edição do AFD posterior à geração
- O arquivo deve ser fornecido à auditoria fiscal do trabalho sempre que solicitado
No mais, layout e conteúdo devem seguir rigorosamente o que dita a Portaria. Você vai ler sobre isso adiante.
Como gerar arquivo AFD no REP da sua empresa em 4 passos rápidos
O Arquivo Fonte de Dados é gerado diretamente no Registrador Eletrônico de Ponto instalado fisicamente nas organizações. Cabe ao fabricante do REP disponibilizar, no equipamento, a opção de geração do AFD conforme exigências da Portaria 671/2021.
Geralmente, independentemente do modelo de REP que você tem por aí, é necessário acessar o menu do equipamento e exportar os dados para obter o arquivo.
Aqui está o passo a passo:
- Acesse o menu do REP
- Busque pela opção de exportação de dados
- Escolha o período desejado
- Exporte o arquivo AFD para algum dispositivo autorizado (pendrive, rede ou similar)
O conteúdo será salvo no formato .txt e deve ser entregue à fiscalização sem alterações, contendo apenas os dados reais capturados pelo equipamento. O layout ASCII facilita a leitura das informações por sistemas de auditoria, além de evitar manipulações.
Informações importantes sobre leiaute do arquivo ADF (Padrão ASCII)
É definido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que o Arquivo AFD gerado por REPs de empresas precisa seguir um layout com campos fixos devidamente preenchidos. Dessa forma, seu arquivo sempre deverá conter:
- Identificação do empregador
- Tipo de registro (data, hora, tipo de marcação etc.)
- Dados de cada trabalhador
- Assinaturas digitais (funcionam como um selo de autenticidade e são geradas automaticamente também pelo REP)
- Numeração de série (número de fabricação) do Registrador Eletrônico de Ponto
Precisa saber mais sobre o layout ou verificar sua última atualização? Consulte online o Anexo V da Portaria 671/2021.
Agora, quais as diferenças entre um AFD e outros arquivos?
Apesar de similares e comuns em diversas empresas, arquivos Fonte de Dados (AFD), Fonte de Dados Tratado (AFDT) e de Controle da Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF) têm diferenças importantes de função e geração.
Se você tem dúvida sobre a utilidade de cada um deles, fique sabendo que a sua dúvida é bastante plausível – e a esclareça agora mesmo!
AFD
- Conteúdo: todos os registros de ponto
- Característica principal: arquivo bruto e inviolável
- Gerado por: ERP (diretamente)
AFDT
- Conteúdo: dados do AFD já tratados
- Característica principal: organizado e usado para cálculos
- Gerado por: sistema de tratamento de ponto
ACJEF
- Conteúdo: comprovação oficial das jornadas de trabalho à fiscalização
- Característica principal: para fins legais e fiscais
- Gerado por: sistema de ponto (com certificado digital)
“Ok! Tudo certo até aqui, mesmo assim não me sinto seguro(a): como garantir conformidade do AFD no ponto eletrônico?”.
13 perguntas para você responder agora se quiser agir certo
Fique tranquilo(a)! Uma vez sabendo exatamente o que esperar da geração do arquivo, basta você investir em um REP atualizado e integrado à gestão de pessoas da sua empresa para agir exatamente como manda o figurino.
Temos uma lista de perguntas que, quando respondidas, tornam o processo muito mais assertivo:
- O REP é homologado conforme a Portaria 671/2021?
- Já está autorizada no REP exportação do arquivo AFD dentro do layout padrão?
- O AFD é gerado diretamente no REP sem interferência humana ou outro software?
- Há associação correta dos CPFs pelo REP?
- Cada colaborador registra corretamente a jornada? Todos estão orientados?
- A exportação do arquivo AFD para pendrive, rede ou outro funciona sem falhas?
- Quem é responsável pela geração e exportação dos arquivos?
- Essa pessoa sabe como gerar cada arquivo por período?
- Existe uma rotina de backups dos arquivos? Eles são organizados por data e CNPJ?
- O armazenamento de cada AFD é feito com segurança?
- Todos têm consciência da importância legal do uso do REP e de seus instrumentos?
- Os arquivos podem ser fornecidos à fiscalização imediatamente quando solicitados?
- Finalmente, os dados extraídos sempre correspondem fielmente às marcações realizadas?
Chegou a hora de buscar esses esclarecimentos?
Proteja seu negócio e seus funcionários, tenha uma empresa reconhecida pelas práticas de boa governança e pelo respeito à jornada de trabalho e siga em evolução, estando sempre um passo à frente dos concorrentes. Automatize o controle de ponto.
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