Quando você estiver diante de situações que envolvam a legislação de ponto eletrônico, é importante que você saiba que essa legislação se trata da Portaria 671, sancionada e instituída em 2021. Antes, a lei dizia respeito à famosa Portaria 1510/2009, atualizada pela Portaria 373/2011, mas não mais!
O que muda agora?
Além de anular as normas anteriores, a Portaria 671/2021 simplifica e melhora o que já estava posto em relação à obrigatoriedade dos registros de horários de entrada, saída e intervalos para descanso de colaboradores CLT no Brasil. Ela também traz novas exigências, principalmente relacionadas ao formato dos registros.
Confira mais detalhes sobre controle de ponto eletrônico e sua legislação no texto adiante.
As mudanças na legislação sobre relógio de ponto eletrônico
Existem três diferentes normativas que tratam especificamente do assunto “ponto eletrônico” para empresas em território nacional e, conforme uma normativa mais nova era instituída, a anterior acabava anulada. Por isso:
- A Portaria 1510/2009 (Lei do Ponto Eletrônico) teve validade até 2011, mas continua sendo importante ainda nos dias atuais porque regulamentou o uso de Registro Eletrônico de Ponto (REP) e estabeleceu as primeiras regras para esse controle.
- Depois dessa portaria, foi sancionada a Portaria 373/2011, que flexibilizou o controle, permitindo o uso de registros de ponto digitais ou alternativos - como o realizado através de computadores ou aparelhos celulares.
- Finalmente, em 2021, uma outra portaria anulou as duas anteriores: a Portaria 671, que chamaremos aqui de “nova Lei do Ponto Eletrônico”, mas que também versa sobre controle de ponto manual e diversos outros aspectos da CLT. Falaremos mais sobre ela e sua relação com o registro digital do horário de funcionários no tópico a seguir.
Portaria 671/2021 - A nova Lei do Ponto Eletrônico
Essa normativa surgiu para ser complementar ao Decreto nº 10.854/2021 que simplifica, consolida e desburocratiza algumas portarias e trouxe alterações importantes tanto para trabalhadores que atuam com carteira assinada quanto para empresas que contratam estes funcionários e principalmente os seus setores financeiro e de Recursos Humanos.
Especificamente sobre ponto eletrônico, ficam consolidadas pela Portaria 671/2021 as regras definidas nas legislações anteriores e se torna obrigatória a emissão de comprovantes de registros de ponto impressos ou eletrônicos. Além disso:
- Arquivos de registros de ponto (armazenados pelas organizações e disponibilizados aos colaboradores) passam a ser obrigatoriamente feitos em formato .PDF e assinados de forma eletrônica.
- Todos os comprovantes de registros devem ser disponibilizados aos funcionários através do próprio sistema, sem que eles precisem solicitar.
- Precisam estar disponíveis aos colaboradores todos os registros feitos nas últimas 48 horas, pelo menos.
- Fica extinta a necessidade de se realizar convenções coletivas e outros tipos de acordos para que sistemas alternativos sejam utilizados pelas empresas no controle de jornada de trabalho dos funcionários.
- Organizações têm a obrigação de emitir arquivos fiscais em modelo AFD e não mais em modelos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) ou ACJEG (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). Todos devem conter, ainda, informações específicas (para espelhos de ponto mais detalhados) que constam entre os aspectos estabelecidos no próprio registro da Portaria e devem ser consultadas online.
E, atenção: para o auditor-fiscal, os relatórios e arquivos precisam ser disponibilizados em no máximo 2 dias. Lembre-se disso.
Outro aspecto importante a ser mencionado: segundo a nova normativa, o Registro Eletrônico de Ponto (REP) já previsto em 2009 pela Lei de Ponto Eletrônico que deu origem a todas as definições, passa a ser dividido em três diferentes frentes.
Surgem, então, 3 tipos de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP):
- REP-C - registro convencional de ponto eletrônico.
- REP-A - específico para plataformas, ferramentas e programas de computador usados no registro e no controle de ponto.
- REP-P - modelo de registro de ponto eletrônico executado especificamente através de programas e softwares completos de gestão empresarial. Precisa ter certificação do Instituto Nacional da Propriedade Individual (INPI).
O que já estava valendo na Lei do Ponto Eletrônico em 2009 e permanece igual?
Antes de continuar a leitura, confira na tabela algumas definições previstas pela Portaria 1510/2009 que não sofreram alterações e permanecem válidas na nova normativa:
- Todos os requisitos para implemento e uso de Registros de Ponto Eletrônicos (REPs) e para os programas que tratarão dados gerados pelo sistema também continuam valendo e, novamente, é obrigatória a emissão do comprovante de marcação de todo e cada registro feito por um funcionário.
- O sistema de registro continua precisando funcionar independentemente de qualquer outro equipamento externo.
- O Sistema de Registro de Ponto Eletrônico (SRPE) precisa ter um relógio interno, sincronizado com a Hora Legal Brasileira (HLB), com precisão mínima de um minuto/ano e funcionando em tempo real e sua memória não pode ser apagada em hipótese alguma.
- Cabem à empresa e aos colaboradores sempre registrar início e término do expediente, saída e retorno de intervalos intrajornada e toda e qualquer outra pausa feita durante o mesmo período.
Agora esclareça outras dúvidas, se tiver, a partir das respostas trazidas abaixo para os questionamentos mais comuns feitos em relação à Portaria 671/2021.
Definições dentro da legislação específicas sobre cartão de ponto também permanecem intactas. Devemos lembrar que o relatório dos registros feitos através de cartão, assim como de outros registros eletrônicos, alternativos ou não, precisará conter:
- identificação do empregado e do empregador;
- cargo e função do empregador;
- data da emissão do comprovante;
- período do relatório;
- jornada de trabalho definida em contrato e duração da jornada;
- horário no momento do registro; e
- marcações efetuadas e tratadas.
As mudanças trazidas pela nova lei têm como objetivo todas essas adequações e alterações, permitindo que as empresas se moldem também à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além de garantir que as informações importantes para empresas e funcionários sejam armazenadas e organizadas de forma prática e segura e aumentar a eficiência dos registros e controles.
O prazo de adequação de empresas e colaboradores às mudanças do controle de horário e todas as outras já se esgotou: ele era de um ano contado a partir do momento em que a normativa foi instituída e se encerrou em 10 de fevereiro de 2022.
Como se adequar à nova portaria?
Uma dica para ter uma transição e uma adequação mais sutis é contar com especialistas em registro de ponto eletrônico e online.
Não apenas profissionais capazes de fornecer o suporte e a orientação necessária, mas companhias que se responsabilizem por disponibilizar à sua empresa uma plataforma completa e amigável para execução de processos de RH de A a Z e, preferencialmente, que permitam que você solicite demonstração do produto antes de adquiri-lo.
Pesquise bastante e faça a escolha de acordo com as suas necessidades!
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