Com ele, a marcação “entra de um lado” e o saldo “sai do outro”, sem ninguém precisar transcrever informações a partir de uma planilha, por exemplo.
Então, se o seu fechamento ainda depende de copiar horários para o Excel, por exemplo, e você lida com erros constantes nas folhas de pagamento além de saber que cada digitação manual é uma chance a mais de pagar hora extra, use a tecnologia para automatizar.
Este artigo explica o que avaliar antes de contratar e como escolher a solução que conversa com as necessidades da sua empresa!
O que é um software de ponto com banco de horas?
Implementar um software de ponto com banco de horas é ter um sistema que une duas funções que muitas empresas ainda tratam em ferramentas separadas:
- Registro de ponto
- Controle do banco de horas
Em vez de ter um sistema que só marca entradas e saídas dos seus funcionários, ao usar essa tecnologia, você conta com uma solução que “guarda” cada registro e já compara todas as informações com a jornada esperada.
Software de ponto e sistema de ponto eletrônico são a mesma coisa?
Sim. Na prática, você pode usar as palavras “software” e “sistema” para tratar de soluções que automatizam tanto o registro de ponto e, quando ainda mais avançadas, o controle de banco de horas e até o fechamento da folha de pagamento.
A solução da Coalize, por exemplo, é tanto um sistema de registro de ponto de forma eletrônica quanto um software para gestão geral de RH e Departamento Pessoal: num primeiro momento, acontece a captura da marcação de jornada do colaborador (via relógio, aplicativo, ponto online etc.).
Em seguida, o software de controle de ponto entra em cena como a plataforma de gestão por cima desse registro, ajudando as empresas no controle de jornada, escalas, banco de horas e relatórios.
Por que controlar o banco de horas – regime que troca horas extras por folgas dentro de um prazo acordado – numa planilha à parte e alimentar dados à mão, se você pode automatizar o processo praticamente na íntegra?
Planilha de banco de horas gera erros na folha de pagamento
Tome cuidado, porque mesmo as melhores planilhas não “conversam” com o relógio de ponto de sua empresa: toda hora extra ou falta precisa ser digitada, e cada digitação abre espaço para erro, ainda mais com fórmulas quebradas e versões diferentes do arquivo circulando entre RH e contabilidade!
Percebe que o saldo que não bate, e a hora extra vira e mexe é paga errada? Automatize.
Quais recursos um software de ponto com banco de horas precisa ter?
Ao escolher seu software, garanta registro de ponto multimodal, cálculo automático de banco de horas e horas extras, gestão de escalas e jornadas e integração com a folha e a contabilidade. É essa combinação que tira a planilha do meio do caminho.
Não se esqueça dos cuidados com o atendimento da Lei.
Registro de ponto multimodal
Cada operação tem uma realidade, então, o software precisa oferecer mais de uma forma de marcar o ponto:
- Web: registro pelo navegador, com login individual e controle por IP, liberando só redes autorizadas
- Aplicativo: marcação pelo celular, com geolocalização, cerca virtual e modo offline que sincroniza depois
- Reconhecimento facial: autenticação sem contato e sem crachá, em relógio homologado
- Biométrico: registro por impressão digital ou senha, que acaba com o “ponto amigo”
Adeque a alternativa que fizer mais sentido.
Cálculo automático de banco de horas e horas extras
O software selecionado deve comparar cada marcação com a jornada e a escala previstas para o colaborador, enquanto acumula o saldo positivo ou negativo automaticamente, respeitando os limites do acordo de banco de horas.
Na prática, ele faz três coisas sempre que um funcionário bate ponto:
- Lê o horário
- Confronta o registro com a jornada do dia
- Soma a diferença ao saldo
Quando há excedente, tanto RH quanto gestores e colaboradores conseguem visualizar as horas extras e acordar folgas.
A solicitação do descanso, bem como sua aprovação ou recusa, são feitas digitalmente, com apenas alguns cliques. Assim, acontece o total controle do banco de horas de forma online!
Escalas, jornadas, férias e folgas em um só lugar
Um software de jornada de verdade também configura escalas diferentes por colaborador e gerencia férias, folgas e feriados na mesma tela.
Isso importa porque o banco de horas só fecha certo quando a jornada esperada está corretamente cadastrada. Sem essa base, o cálculo do saldo perde a referência e volta a depender de ajuste manual.
Relatórios e integração com folha e contabilidade
Ainda, anote esta observação: os dados precisam sair do sistema prontos para a próxima etapa.
Relatórios de banco de horas, horas extras, faltas e espelho de ponto devem estar a um clique e é altamente recomendado que você opte por uma tecnologia capaz de permitir integração da folha de pagamento e com a contabilidade, levando o fechamento ao contador sem reentrada de dados.
Conformidade com a legislação
Por último, mas não menos importante, certifique-se de que seu software de ponto com banco de horas atenda à legislação atualizada e seja homologado. Então, tome sua decisão.
Integre ponto, banco de horas e folha com a Coalize!
A Coalize centraliza registro de ponto, jornada, banco de horas e documentos numa só plataforma online, com integração a contabilidades e ERPs. As horas extras seguem o fluxo de solicitação e aprovação em um clique, e atestados e abonos chegam pela própria plataforma.
Além disso, no sistema de controle de ponto da Coalize, o saldo de horas dos funcionários é calculado automaticamente a partir das marcações, justamente para todas as empresas parceiras conseguirem reduzir custos com horas extras e erros de folha, enquanto adequam seu compliance!
Implemente se quiser tirar planilhas da sua rotina e leve vários processos importantes para o mesmo lugar, fechando o mês sem dor de cabeça ou reentrada de dados.
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