Para você fazer uma auditoria de banco de horas, revise as marcações e a jornada do período, confira o saldo e as compensações comparando-os com o acordo vigente, concilie o resultado com a folha de pagamento e documente cada divergência corrigida.
Nesse momento de auditoria, como várias conferências acontecem em seguida, o ideal é você garantir a apuração automática do saldo, contabilizando horas positivas ou negativas a cada marcação através de um registro de ponto eletrônico.
Isso substitui os cálculos e recálculos à mão na véspera do fechamento e, consequentemente, minimiza qualquer erro no pagamento.
Mas vamos por partes! Este artigo traz o passo a passo da sua revisão, os sinais de alerta, detalhes sobre o que a lei exige sobre prazos e rescisão, erros comuns e, finalmente, uma dica valiosa de como automatizar o processo: leia até o final.
Como fazer uma auditoria de banco de horas em 4 passos
Se o banco de horas numa empresa é o registro das horas trabalhadas além ou abaixo da jornada combinada com um colaborador e serve para compensação ou reposição futura, auditá-lo é a única forma de RH, DP e gestores entenderem se ele está correto.
Na prática, são quatro as etapas dessa auditoria – e o segredo está em executá-las ao longo do mês, não tudo de uma vez no fechamento. Confira cada uma delas adiante.
1. Confira as marcações e a jornada do período
Comece pela base de tudo: as marcações de ponto feitas durante o período que você vai auditar. Procure batidas faltantes, duplicadas, intervalos não registrados e dias sem marcação, pois cada um desses furos distorce o saldo antes mesmo de qualquer cálculo.
Confira também se a jornada cadastrada de cada colaborador está correta (carga diária, escala e feriados), afinal, um funcionário trabalhando em escala 12x36, mas com jornada padrão cadastrada no sistema de ponto da empresa sempre acaba acumulando saldo fantasma no fim do mês.
Ainda não tem uma boa solução de gerenciamento de saldo do banco de horas? Volte uma “casa” e providencie-a! É nesse exato momento que seu investimento começa a valer a pena, porque a tecnologia já sinaliza a inconsistência na hora em que ela acontece.
2. Revise o saldo, as compensações e o acordo vigente
Depois de conferir marcações e jornada, compare o saldo apurado com o que ficou definido no acordo feito entre a empresa e o funcionário. Esse acordo é formal? Ele é individual ou coletivo? As compensações feitas no período respeitam o prazo que aparece no documento? E o teto de horas extras está conforme a Lei?
Ainda, olhe com atenção principalmente para as horas mais antigas do saldo: são elas que vencem primeiro e viram pagamento obrigatório se não compensadas em tempo.
3. Concilie o saldo com a folha de pagamento
No terceiro passo, sua missão será conectar o banco de horas à folha de pagamento do colaborador, obtendo, finalmente, o cálculo mensal de salário, tempo trabalhado a mais ou a menos, compensações e descontos.
Aqui, você fica sabendo se o saldo do banco é negativo ou positivo! Aliás, um ponto de atenção: o saldo positivo que precisa ser pago como hora extra tem de bater exatamente com o relatório usado, por você, no fechamento da folha.
4. Tire um relatório completo e documente as divergências
Certifique-se de ter um documento em que fique consolidado saldo, horas extras e compensações de cada pessoa no período da conferência.
Dê preferência para a obtenção deste tipo de documento – geralmente uma planilha ou um relatório de banco de horas – através do uso da mesma tecnologia de registro de jornada que você já vem usando desde o primeiro instante.
Então, se qualquer número do documento divergir do que entrar na folha, será sinal de que você encontrou a origem de um erro de pagamento. Acontecendo isso, registre a divergência e a correção antes de fechar.
“Acho que meu banco de horas está virando um problema! Como descobrir?”
Se a auditoria de informações que você faz na sua empresa acontece depois do fechamento, pode acreditar que tem alguma coisa errada com o processo. Agora, se há um monitoramento no decorrer do mês e, mesmo assim, você desconfia de problemas, procure por:
- Saldo sempre positivo e crescente – Mostra que ninguém está compensando as horas e que isso pode virar pagamento a mais. Organize uma escala para as compensações no prazo.
- Horas paradas há meses – Acende o alerta para o acúmulo máximo de horas permitidos no banco, horas essas que se aproximam do vencimento e forçam pagamento retroativo.
- Saldo negativo alto – Pode ser sinal de que o colaborador deve horas que talvez você nunca consiga descontar. Cuidado com esse risco silencioso de prejuízo!
- Planilha e folha que não batem – É o indício mais perigoso de problema, porque mostra que os pagamentos são feitos sem que seus responsáveis tenham certeza absoluta dos números.
Se dois ou mais desses sinais aparecem juntos, seu método de controle de funcionários talvez já não esteja mais dando conta do recado. Repense a forma como os processos caminham e os meios que você usa para gestão de jornada.
Leia também! – Como automatizar banco de horas sem perder controle dos saldos
“Banco de horas vence?”
Na prática, sim. Pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), acordos individuais de banco de horas permitem a compensação em até 6 meses, enquanto acordos ou convenções coletivas dão até 12 meses para ela acontecer.
Passados esses prazos e não havendo compensação, as horas positivas devem ser pagas como extras, ou seja, com o adicional devido de, no mínimo, 50%.
“E o que acontece com o saldo do banco de horas na rescisão?”
Boa pergunta! Na rescisão de um funcionário:
- Saldo positivo é pago como hora extra junto com o Descanso Semanal Remunerado (DSR) proporcional e dentro do prazo das verbas rescisórias (até 10 dias corridos)
- Saldo negativo só pode ser descontado das verbas se houver previsão em acordo ou convenção coletiva
Não à toa, a auditoria de banco também se faz necessária antes de qualquer desligamento. Conferir o saldo real vai evitar que a empresa tanto pague horas a mais quanto deixe de pagar o que é devido, e ambos os erros custam caro.
5 erros no controle de banco de horas que você precisa evitar
Erros e gastos desnecessários são praticamente inevitáveis quando falta visibilidade do saldo de cada colaborador em tempo real e sobra trabalho manual sendo feito com o banco de horas.
Conhecer os principais problemas das empresas atualmente é o melhor jeito de saber o que você precisa flagrar na sua auditoria.
- Estourar o prazo de compensação sem pagamento adequado e ficar devendo hora extra com adicional
- Calcular o pagamento à mão sem o adicional correto ou sem o descanso semanal remunerado
- Operar sem acordo formal de banco de horas e correr o risco de toda e qualquer compensação ser questionada
- Trabalhar com marcação inconsistente e precisar lidar, no fim do mês, com batidas faltantes ou ajustadas sem justificativa
- Descontar banco de horas negativo sem previsão em acordo coletivo e enfrentar problemas jurídicos
- Não contar com a automatização adequada para as necessidades da gestão e dos colaboradores*
*Troque a conferência manual de fim de mês por um controle contínuo, com saldo apurado a cada marcação, alertas automáticos de inconsistências – que aparecem antes do vencimento! – e relatórios prontos para fechamento da folha.
Como automatizar banco de horas do jeito certo?
Você pode testar o funcionamento e os recursos do sistema do banco de horas da Coalize imediatamente, cadastrando-se através deste site, e ver a tecnologia trabalhando a favor do seu negócio, apurando saldo automaticamente a partir de cada ponto registrado, calculando as horas extras com o adicional correto e te mostrando resultados atualizados, sem exigir digitação manual.
Alguns recursos da plataforma da Coalize ajudam diretamente na revisão do seu banco de horas, como:
- Aprovação de horas extras em um clique com solicitação e recebimento online
- Registro de absolutamente tudo o que é contabilizado no banco
- Escalas e jornadas personalizadas por colaborador
- Relatórios prontos, com saldo consolidado no formato certo
- Integração entre a folha de pagamento e a contabilidade
Implemente este sistema de banco de horas e de registro de ponto pensado para auditorias simplificadas, como a que o seu Departamento Pessoal precisa ter! Em vez de continuar revisando o passado, previna problemas no presente e futuro.
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