Faça a leitura dos dados do seu relatório do banco de horas – documento que reúne os créditos, débitos e saldos de jornada de cada colaborador em determinado período – começando pelo período analisado e pela jornada prevista.
Então, confira créditos e débitos de horas e, depois, observe o saldo acumulado.
Para um saldo estourado ou negativo não sair caro e você não pagar hora extra à toa ou precisar reconstruir toda a jornada de um colaborador até garantir o fechamento adequado, lembre-se também de conferir a origem de cada crédito ou débito e acompanhar os prazos de compensação antes que eles vençam.
Pense que o documento deve ser seu maior aliado contra sustos e despesas desnecessárias, além de indicar faltas, a jornada prevista vs. a cumprida e a data-limite para a compensação de saldos, por exemplo.
Siga as dicas deste artigo se quiser agir certo.
Como ler relatório de banco de horas?
Antes da leitura do relatório de banco de horas da sua empresa, certifique-se de que o documento seja completo, ou seja, mostre, por colaborador, o saldo positivo ou negativo do período analisado, o total de horas extras e faltas, a jornada prevista contra a cumprida e a data-limite para compensar o saldo.
Então, leia o conteúdo seguindo uma lógica do geral para o específico: confirme colaborador e período, compare jornada prevista e cumprida, identifique os créditos e débitos registrados e, por último, confira o saldo acumulado e o prazo disponível para compensação.
Se algum número destoar do esperado, volte às marcações e ocorrências que deram origem a ele.
Use este quadro como guia, se precisar:
| Campo do relatório | O que mostra |
|---|---|
| Dados do colaborador | Quem é o funcionário ao qual pertence o banco e qual sua função, por exemplo |
| Período analisado | A partir de qual e até qual dia, mês e ano a jornada está sendo analisada |
| Saldo do período | Horas a compensar (positivas) ou débitos de horas ainda pendentes de regularização (negativas) |
| Horas extras | Horas trabalhadas além da jornada prevista e o tratamento dado a elas, como crédito no banco ou pagamento como hora extra, conforme as regras aplicáveis |
| Faltas e atrasos | Informações importantes que reduzem a jornada cumprida vs. a prevista |
| Jornada prevista e jornada cumprida | Diferenças entre o que deveria e o que efetivamente foi trabalhado no período; comparação que dá origem ao saldo final |
| Prazo de compensação | Até quando os créditos ou débitos devem ser compensados, conforme as regras aplicáveis ao banco de horas |
| Informações sobre saldo negativo | Qual é o saldo de horas em débito e qual tratamento deverá ser dado a ele conforme as regras aplicáveis |
É importante você saber que, como o saldo por colaborador indica se uma pessoa está devendo horas à empresa ou tem horas a compensar, ele só faz sentido quando lido junto com este prazo de compensação ou as informações sobre horas negativas.
Em ambos os casos, para cálculos finais de período, use a fórmula:
Saldo do período = horas creditadas no banco - horas debitadas do banco O prazo de compensação segue o que está previsto no contrato e/ou em acordo individual ou coletivo, conforme aponta outro artigo aqui do blog!
Ainda, havendo um saldo negativo é bem provável que o colaborador precise repôr o que deve ou, então, ter esse saldo compensado posteriormente, conforme as regras do banco de horas adotado pela empresa e o que estiver previsto no acordo individual, no acordo coletivo ou na convenção coletiva aplicável.
→ Um desconto não deve ser tratado como consequência automática de qualquer saldo negativo: é preciso verificar sua origem e a regra válida para aquele caso.
Quando as horas negativas viram problema no relatório de banco de horas?
Horas negativas sinalizam faltas, atrasos ou saídas antecipadas ainda não compensadas e viram risco quando se acumulam mês a mês sem uma definição de o que será feito com elas: mesmo pequenas dívidas, de minutos, quando acumuladas sem compensação, viram passivo para a empresa.
Para evitar esse problema, busque a origem da questão e não analise somente os números de forma isolada.
Horas negativas que vêm de batida esquecida ou erro de marcação pedem correção no registro, não desconto, enquanto faltas reais pedem acordo de compensação com prazo, por exemplo. Evite misturar as coisas!
É importante separar saldo positivo perto do vencimento no relatório de banco de horas?
Sim, inclusive por causa do prazo de compensação aplicável ao banco de horas adotado pela empresa – e até para a empresa conseguir adequar folgas e escalas sem dor de cabeça.
Um saldo positivo que aparece no relatório perto de vencer e que ainda não foi programado para compensação é o sinal mais claro de que um próximo fechamento provavelmente vai gerar hora extra a pagar em vez de folga a agendar, entende?
Uma boa prática é fazer os prazos aparecerem com destaque no relatório de banco de horas todo mês, e não só nas letras miúdas, assim, as decisões necessárias são tomadas com antecedência.
E o que o relatório de banco de horas diz sobre a gestão de RH numa empresa?
Esse e outros documentos de fechamento de ponto trazem indicadores-chave de desempenho (KPIs) essenciais para a análise do controle de jornada e pessoas em toda e qualquer organização, então, tendo o relatório em mãos, tire um tempo para estudá-lo.
Três acompanhamentos – preferencialmente semanais, não mensais – fazem toda a diferença. São os de:
- Volume de horas extras por setor
- Absenteísmo recorrente
- Saldos próximos do vencimento
Um setor puxando uma média já indica onde o saldo vai pressionar primeiro; faltas e atrasos do mesmo colaborador empurram o saldo negativo antes que alguém perceba; se um funcionário está a 30 dias do prazo de compensação sem folga programada, ligue o alerta!
Em números, para exemplificar: numa equipe de 40 pessoas, um absenteísmo de 5% já representa duas pessoas fora da escala por dia. Sem análise, a quantidade passa despercebida num primeiro momento, mas distorce o saldo do setor inteiro no fim do mês.
Relatório de banco de horas ajuda no fechamento da folha de pagamento?
Com certeza! Todos os documentos que dizem respeito à horas extras e banco de horas, lidos e interpretados da maneira correta, evitam divergências no fechamento da folha. Isso por quê:
- Dados de horas extras apontam o que vira R$ na folha, com adicional
- Dados de banco de horas apontam o que vira saldo positivo, sem pagamento de adicional
Essas informações podem estar no mesmo relatório ou em dois relatórios distintos, mas precisam ser estudadas juntas antes de cada fechamento; fechar a folha com segurança depende de esses dois números baterem antes de qualquer valor sair da tela.
Dica! Confira os dados na mesma data de corte do mês para evitar divergências.
Como facilitar emissão e conferência de relatório de banco de horas?
Numa planilha, todo o processo de gestão de jornada vai depender de atualizações manuais, lembretes “de memória”, revisão e cruzamento demorado de dados, algo que funciona relativamente, mas só até a equipe crescer ou a rotina apertar no fim do mês, então, se possível, opte por um sistema digital com banco de horas.
Através de plataformas específicas para esse tipo de controle, você recalcula a cada marcação de ponto sem esperar o fechamento para o número certo aparecer, além de fazer ajustes com justificativas quando necessário e contabilizar os números por jornadas, escalas e outras regras definidas para cada colaborador ou equipe.
Os principais critérios que separam uma leitura confiável (via sistema) de uma arriscada (via planilha) são três:
- Atualização automática do saldo a cada marcação
- Alerta de prazo de compensação vencendo
- Geração do relatório já pronto para a folha e sem digitação manual
E você só os garante com uma ferramenta digital hoje em dia.
Dica! Escolha uma solução que você possa testar antes de implementar e conheça todos os recursos, certificando-se de serem adequados às necessidades da sua empresa no momento.
O preço de um sistema assim tende a se pagar justamente naquilo que deixa de virar custo: horas extras pagas por falta de acompanhamento, saldos vencidos, erros levados à folha, correções manuais e horas de trabalho do RH gastas reconstruindo informações que poderiam estar atualizadas automaticamente.
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