Para escolher um sistema de ponto online para o seu Departamento Pessoal, vá além do registro de jornada dos colaboradores: priorize uma solução que facilite o cálculo e controle de banco de horas e/ou horas extras e na qual você consiga, por exemplo, tratar atestados, férias e folgas no mesmo fluxo.
Se possível, opte por tecnologias que integram com a contabilidade: é isso que tira o retrabalho do DP na hora do fechamento!
Aprenda aqui a eliminar marcações soltas, arquivos espalhados pela empresa inteira e fontes de dados que não conversam entre si. Saiba quais recursos observar e quais critérios usar para comparar fornecedores de sistema de ponto online e implementar o seu sem errar.
O que é e por que ter sistema de ponto online para DP?
Um sistema de ponto online é uma plataforma de registro de jornada que funciona em computador, notebook, tablet ou celular e atende equipes presenciais, híbridas e remotas, ajudando gestores, Departamento Pessoal e colaboradores a manterem todos os dados importantes em um só lugar.
Ele facilita o cumprimento de obrigações trabalhistas ligadas às marcações, à folha de pagamento, às férias e folgas etc., e simplifica a gestão de dados cotidiana por apurar informações de forma automática.
Neste sistema, geralmente o registro de ponto fica armazenado em nuvem, e você pode conhecer os benefícios deste tipo de armazenamento em outro artigo aqui do blog, se quiser! Mas já fique sabendo: ao implementá-lo, o DP deixa de perder tempo e ter retrabalho.
Seu DP perde tempo com retrabalho no fechamento de folha? Cuidado!
O retrabalho na gestão de jornadas em empresas quase sempre nasce de dados soltos: marcações em planilhas, atestados enviados via e-mail, hora extra combinada no WhatsApp…
Cada canal de comunicação individual vira uma nova conferência manual para o DP – e, quando a conta não bate, alguém precisa refazê-la ou é a empresa quem arca com as consequências.
“Mas dá para reduzir erros com a automação da gestão de ponto?”. Com certeza! Afinal, ao reduzir processos manuais e centralizar todas as marcações num fluxo único, os processos vão ganhando outros contornos.
Como escolher sistema de ponto online para DP?
Antes de comparar fornecedores, entenda exatamente do que a sua rotina precisa:
- O sistema calcula banco de horas e horas extras ou só registra a batida? A resposta que você quer é cálculo automático, com o saldo fechando sozinho.
- Atestados e abonos entram no mesmo fluxo do fechamento? Procure o sistema em que tudo cai num lugar só, sem e-mail paralelo.
- Há integração com a sua contabilidade ou ERP? O ideal é que os dados sigam para a folha sem redigitação.
- Os relatórios saem prontos para a folha? Busque relatórios que a sua contabilidade aceite sem retrabalho.
Sistemas que “só registram” ou que ainda fazem a empresa depender de planilhas representam um retrabalho que continua, e é isso o que você não quer, tudo bem? Agora, aproveite o momento para considerar recursos também!
5 recursos que um sistema de ponto online para DP precisa ter
Garanta registro confiável pelo navegador ou aplicativo, cálculo automático de banco de horas e horas extras, tratamento de atestados e abonos num fluxo só, relatórios prontos para a folha e integração contábil.
Veja por que cada um desses recursos importa:
1. Registro confiável pelo navegador
O ponto pelo navegador ou aplicativo deve funcionar em qualquer dispositivo móvel e estar adequado à legislação e às normas de proteção de dados do país. Nele, deve haver a opção de login individual para cada colaborador, além de um controle por IP que libera o registro só em redes autorizadas.
As melhores alternativas de soluções de ponto ainda oferecem a chamada “cerca virtual”, para marcações adequadas mesmo de colaboradores que trabalham remotamente ou externamente. Conheça-a em outro artigo deste blog.
Para comparar!
Confirme se o sistema impede a alteração das batidas depois de salvas, registra quem fez cada ajuste e armazena os dados com segurança na nuvem. Conformidade não é detalhe: é o que protege a sua empresa em uma eventual ação trabalhista.
2. Gestão de escalas, férias e folgas
Um sistema completo configura escalas e jornadas diferentes por colaborador e organiza férias, folgas e feriados no mesmo lugar, sem controle paralelo em planilha. Para o DP, isso significa menos exceção tratada na mão e um fechamento que reflete a realidade de cada time.
3. Banco de horas/Horas extras
Um bom sistema calcula o banco de horas e as horas extras sozinho, a partir das marcações, e deixa a hora extra passar por aprovação: o colaborador solicita e o gestor aprova ou recusa, sem troca de mensagens para validar.
Para comparar!
Peça uma demonstração, lance algumas marcações e veja se o banco de horas e as horas extras fecham sozinhos. Compare quantos cliques o gestor leva para aprovar uma hora extra e se o atestado anexado já atualiza o saldo. Quanto menos passos manuais entre a batida e o relatório, melhor o sistema para o seu DP.
4. Tratamento de atestados
Atestados, abonos, folgas e férias entram no mesmo fluxo: o colaborador anexa os documentos ou as informações referentes às solicitações, e o RH é notificado. A aprovação ou recusa do pedido acontece online, e o fechamento e a negociação não dependem de e-mail ou WhatsApp.
5. Relatórios de jornada e integração contábil
Ainda, é importante que você procure uma tecnologia com relatórios de jornada claros e, principalmente, integração contábil, justamente para o DP ou a contabilidade evitar redigitar todas as informações de ponto em outro sistema no final do mês.
A integração entre ponto e folha para a contabilidade reduz divergências, gastos desnecessários de dinheiro e até problemas na Justiça.
Para comparar!
Confirme se o sistema integra com o que a sua contabilidade já usa – e como. Pergunte se a troca de dados é automática ou se alguém ainda exporta e importa arquivo “na mão”. Na comparação, vale ouvir o seu contador: ele sabe quais formatos evitam retrabalho do lado de lá e o que costuma travar no fechamento.
Ainda…
A implantação do sistema escolhido faz sentido para a sua equipe?
De nada adianta um sistema completo que ninguém usa direito?
Na implantação, avalie quão rápido a equipe aprende a bater o ponto e a aprovar solicitações, e quanto suporte o fornecedor oferece nesse começo. Compare o tempo até o primeiro fechamento real na nova solução, pois, quanto mais intuitivos os processos e menos suporte o DP precisar, mais cedo o retorno aparece sobre o seu investimento!
Escolha a solução de ponto online da Coalize
O sistema de controle de ponto online da Coalize reúne, em uma só plataforma, tudo o que o seu fechamento precisa, centralizando ponto, banco de horas, admissão e documentos com o objetivo de reduzir os processos manuais do dia a dia.
O registro de jornada dos seus colaboradores é feito pelo navegador, com login individual e controle por IP, e atende equipes presenciais, remotas e híbridas em conformidade com a legislação. O banco de horas e as horas extras são calculados automaticamente, com aprovação em um clique e atestados e abonos chegam remotamente.
Além disso, os relatórios estão sempre prontos e à disposição de quem precisa, e há integração garantida da folha de pagamento com a contabilidade.
Experimente a Coalize se quiser resolver o retrabalho do seu Departamento Pessoal e acabar com a soma manual de horas, a “caça” de atestados e o tempo perdido em digitações das mesmas informações, mas em espaços diferentes.
Na prática, com a Coalize, o seu time fecha o mês com menos conferência e menos chance de erro na folha.
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