Ponto eletrônico digital: como funciona

A adoção do ponto eletrônico digital em empresas de todos os portes já deixa de ser tendência para se tornar imperativo. Isso porque não existe outra solução melhor na atualidade para controle da jornada de trabalho dos colaboradores.

Independentemente de seu formato, presencial ou remoto, o registro eletrônico reduz burocracias que atrapalham o cotidiano de funcionários, da própria empresa e de seu setor de RH, principalmente. 

Além disso, a tecnologia minimiza riscos de erros e outras complicações e possibilita um relacionamento mais transparente entre contratantes e contratados.

Adotar um sistema de ponto eletrônico digital requer pesquisa e orientação adequadas: é importante implementá-lo com cautela ao escolher o fornecedor responsável por sua instalação, seu controle e monitoramento e tudo precisa ser feito de acordo com as leis trabalhistas.

Você tem dúvidas que ainda precisa esclarecer sobre o assunto ou quer conhecer melhor os detalhes deste modelo para dar sequência à implementação? Esse é o nosso guia rápido sobre ponto eletrônico digital, com tudo o que você precisa saber. 

Esperamos que goste e boa leitura!

O que é o ponto eletrônico digital?

Em qualquer um de seus formatos, o ponto eletrônico digital pode ser considerado o substituto moderno do registro de ponto manual feito em planilhas, livros ou cartões antigos, por exemplo. Ele é um controle automatizado de entrada, saída, horário de almoço e intervalo dos funcionários de uma empresa.

Conforme mencionado anteriormente, não existe apenas um, mas vários tipos de ponto eletrônico digital, entre os quais se destacam:

• Relógios de ponto eletrônicos desenvolvidos para trabalhar através da leitura de biometria ou do cadastro de senhas usadas nos registros de cada colaboradores;
• Aparelhos para marcação dos horários através da aproximação de crachá, análise da palma das mãos, leitura facial ou dos olhos;
• Aplicativos de ponto eletrônico para tablet e celular ou plataformas semelhantes para computadores.

A maioria das vantagens de implementação e uso são comuns a todos os formatos de registros digitais, apesar de eles terem modus operandi diferentes uns dos outros. Confira esses benefícios no próximo tópico.

Para que serve o ponto eletrônico digital?

O registro moderno da jornada de trabalho de colaboradores ajuda organizações em uma melhor gestão de pessoas e permite que quem trabalha no RH seja redirecionado para funções menos operacionais e mais estratégicas como recrutamentos, treinamentos e partilhas de feedbacks.

Outros benefícios do ponto eletrônico digital são:

• mais segurança contra fraudes;
• acompanhamento integral da rotina dos colaboradores e monitoramento completo do banco de horas tanto pela empresa quanto por colaboradores;
• facilidade para fechar e calcular folha de pagamento e minimização de erros; e
• maior precisão na apuração e no controle de informações e dados.

Esses dados podem até mesmo ser usados para grandes tomadas de decisão dentro da empresa. 

E mais: organizações que evoluem seus formatos de registro de ponto conseguem melhorar também o desenvolvimento das escalas de trabalho e o controle de colaboradores externos.

Como funciona o ponto eletrônico digital?

Você já sabe que o funcionamento do ponto eletrônico digital varia de acordo com o seu formato. Por isso, decidimos apontar brevemente as principais diferenças entre o cotidiano de uma empresa com equipamentos de registro instalados dentro dela e com aplicativos ou plataformas que podem ser utilizados de forma remota. Vamos lá?

Controle de ponto instalado na empresa

O controle de ponto digital instalado em espaços físicos depende de cabeamento para funcionar adequadamente - seja ele um relógio com registro de senha, biometria ou leitura de cartão magnéticos, seja um aparelho que faça reconhecimento dos olhos, mãos ou rosto.

Fora isso, dependem da energia elétrica do local e, obviamente, só registram a presença do funcionário quando ele está de fato no ambiente.

Esse formato de ponto precisa ser atualizado e monitorado de tempos em tempos para não deixar de trabalhar e estar sempre com data e horário corretos. Também precisa permanecer conectado ao software responsável por fazer armazenamento e controle dos dados que registra.

Quando um colaborador registra entrada, saída ou intervalo para descanso no controle que está instalado dentro da empresa, ele recebe um comprovante impresso do registro e recebe a orientação de guardar este comprovante durante pelo menos alguns meses.

A ausência de impressões de comprovantes é uma das maiores diferenças em relação ao outro formato de ponto eletrônico digital: via tablet, computador ou celular. Mas não é a única!

Registro de ponto eletrônico digital via aplicativo

Conhecido como ponto online ou alternativo, o registro de ponto via aplicativo ou plataforma é bastante econômico porque não precisa de nenhum outro equipamento ou tecnologia para funcionar e é amplamente recomendado para organizações que adotam trabalho híbrido ou remoto e facilita a vida de contratantes e contratados.

Empresas que controlam a jornada de trabalho de seus funcionários através de celular, tablet ou computador somente precisam adquirir com fornecedor de confiança o aplicativo ou a plataforma que será instalado em cada dispositivo (geralmente pertencente ao próprio colaborador). 

A partir daí, basta orientar um por um para que a marcação do ponto seja feita corretamente e terão início a uma nova era de sua cultura organizacional, com muito mais transparência e minimização de erros e quaisquer outras dores de cabeça.

O desperdício de papel de comprovante é eliminado e os gastos com manutenção reduzidos ao extremo.

O ponto digital é seguro?

Completamente, desde que fornecido por uma instituição reconhecida e certificada. Além de seguro, esse formato vem ganhando espaço também pela praticidade e porque tem mais funcionalidades para todos os envolvidos no dia a dia de uma instituição.

Além disso, não há necessidade de nenhum tipo de integração. Para o funcionamento adequado deste tipo de registro, as empresas precisam somente cadastrar seus colaboradores no banco de dados do aplicativo ou da plataforma e solicitar a cada um que faça o download desta ferramenta para começar a utilizá-la diariamente.

E sim, dá para usar ponto digital para controlar funcionários externos. Aproveite a oportunidade para construir um relacionamento mais saudável com esses colaboradores, mesmo que eles tenham menor contato com as mudanças na cultura organizacional e passem pouco ou nenhum tempo dentro do ambiente da empresa.

O ponto alternativo colabora com o controle de funcionários externos, pois permite elaboração e acompanhamento de listas de tarefas, cálculos de quilômetros rodados pelo colaborador, controle mais assertivo de reembolsos e até emissão de ordens de serviço eletrônicas.

E se a sua dúvida é sobre a legalidade do uso do ponto digital, saiba que todo e qualquer formato do ponto eletrônico é permitido pela legislação válida ao redor do território nacional. 

Além da determinação da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), que diz que empresas com mais de 20 funcionários registrados devem fazer o controle obrigatório da jornada de trabalho, outras regras foram criadas especificamente para registros digitais.

Quais são as regras para ponto eletrônico digital?

Regra número um: é fundamental que equipamento ou a plataforma de registro de ponto eletrônico consiga apurar e armazenar as principais informações da contratante e de cada funcionário contratado.

Isso quer dizer que o formato adotado pela organização precisa ter um banco de dados ou uma memória capazes de reter um registro adequado.

Já quanto ao que deve constar no registro, a própria ferramenta apontará quais dados de identificação precisa ter para que ela funcione dentro das regras, mas o nome completo e número do PIS de todos os colaboradores são exemplos de informações obrigatórias, por exemplo, para o relógio biométrico.

Para as empresas, é solicitado:

• tipo de identificador e identificador;
• CPF ou CNPJ;
• Razão Social; e
• local/endereço.

As outras regras constam na portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e regularizam a adoção e implementação do ponto digital - alternativo ou não. 

Portaria nº 671 de 2021

Essa portaria substitui as antigas portarias do MTE nº 1510 de 2009 (Lei do Ponto Eletrônico) e a de nº 373 de 2011. Vale ressaltar que a atual portaria - 671/2021 - não é exclusiva de ponto, mas uma determinação mais ampla e que abrange várias nuances relacionadas ao tema.

E o que a Portaria nº 671 de 2021 diz sobre controle de ponto digital?

Basicamente, a portaria consolida as regras anteriores e as transforma em três diferentes alternativas do chamado “Registro Eletrônico de Ponto” ou REP:

1. REP-C que é o registro convencional de ponto eletrônico.
2. REP-A que trata de todos os equipamentos, plataformas, ferramentas e programas de computador usados para o registro de ponto.
3. REP-P que é o Registro Eletrônico de Ponto feito através de programas completos - com outras funcionalidades além de somente a marcação de horários de entradas, saídas e intervalos dos colaboradores.

Outra determinação fixada pela MP e que merece destaque é a definição de como deve ser o registro de ponto de cada funcionário de uma empresa nos casos de marcações digitais ou eletrônicas.

Segundo a portaria:

• Arquivos de registros de pontos devem ter formato .PDF e ser assinados eletronicamente.
• Deve ser disponibilizado aos funcionários, também através de sistema eletrônico, o acesso a todos os comprovantes sem que esses colaboradores precisem solicitar.
• Empregadores devem possibilitar que os contratados extraiam os comprovantes de registro de todas as marcações feitas pelo menos nas últimas 48 horas.

Também está extinta a necessidade de realizações de acordos ou convenções coletivas para que sistemas alternativos sejam usados nos registros de horários e os arquivos fiscais emitidos pelo setor de Recursos Humanos ou pelo setor financeiro das organizações passam a ser exigidos em novo modelo (AFD), com informações específicas.

Para saber mais e se adequar às mudanças, busque por detalhes nas páginas oficiais do Governo Federal na internet.

Além disso, compreenda que pontos eletrônicos digitais que não se adequarem integralmente à nova portaria e à Consolidação das Leis de Trabalho não são ideais para você e tampouco para a sua organização. 

Existe um formato ou uma solução que sejam melhores do que outros? Esse é um questionamento super válido cuja resposta sincera pode surpreender.

Qual é o melhor ponto eletrônico digital para empresas?

Poderíamos esclarecer a sua dúvida listando algumas marcas específicas de registros usadas no Brasil. Mas entendemos que, mais do que apresentar um ou outro fornecedor, devemos trazer alguns pontos capazes de influenciar na escolha final.

Como especialistas, podemos dizer que o ponto eletrônico digital ideal é aquele adequado às especificações legais; fornecido por alguém disponível para suporte pós-vendas e capaz de atender às necessidades da sua organização e dos colaboradores vinculados a ela.

Outros aspectos que você deve encontrar numa boa solução:

• a possibilidade de gerar todos os relatórios que você precisa contendo o máximo possível de informações utilizadas pelo RH e financeiro;
• a disponibilidade desses relatórios para os colaboradores - com dados fáceis de ser compreendidos;
• outras funcionalidades além do controle da jornada de trabalho, voltadas à gestão das equipes e dos profissionais;
• liberdade para que você não fique preso à uma tecnologia específica e restritiva;
• integração das informações de um sistema para o outro;
• integração ERP feita preferencialmente em tempo real;
• manuseio, controle e gestão centralizados; e
• adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A partir de tudo o que está apresentado no texto e considerando a reputação dos fornecedores, pondere também o custo-benefício para finalmente definir qual a sua escolha.

Quanto custa um ponto eletrônico digital?

Os orçamentos de pontos eletrônicos digitais podem variar de acordo com o tamanho da empresa, a quantidade de funcionários, as funcionalidades oferecidas, necessidade ou não de instalação e manutenção feitas por especialistas etc.

Como quase tudo na vida, as soluções mais baratas dificilmente serão as melhores e as mais caras podem não lhe trazer o custo-benefício que você está buscando. Por isso é importante pesquisar e ponderar muito.

Depois de separar algumas alternativas que você considere boa, solicite demonstrações e converse com os respectivos vendedores e escute quais orientações eles podem passar, inclusive sobre como você deve introduzir a mudança na vida dos seus funcionários e apresentar seus benefícios - quanto mais humanizado o atendimento, melhor.

Mesmo que ele comece com o preenchimento de um formulário ou uma breve conversa via chat com um robô.

Por fim, descubra o preço final do formato com todos os adicionais e opcionais que possam agregar ao cotidiano da sua organização e pergunte sobre a possibilidade de fazer um teste gratuito durante alguns dias.

Se precisar de orçamento, conte conosco!