Para escolher um software de ponto online sem errar, observe se a ferramenta que você está pensando em implementar automatiza o fechamento da jornada ou apenas registra a marcação e “devolve” trabalho para o seu DP: essa diferença vai te ajudar a decidir certo – e optar pela economia de tempo e dinheiro no final do mês.
A maioria das plataformas se parece na hora de registrar o ponto, mas, o que muda o jogo é o que acontece depois da marcação de horários de cada colaborador, a exemplo do cálculo automático do banco de horas, de relatórios prontos para a folha e da conformidade com a legislação.
Este artigo mostra, na prática, quais recursos comparar antes de tomar uma decisão e pontos que você vai precisar esclarecer com um fornecedor de software de ponto antes de assinar qualquer contrato. Aprenda, compare e escolha certo.
Afinal, o que faz um bom software de ponto online?
Um software de ponto online é uma plataforma em nuvem, acessada pelo navegador ou por aplicativo, que registra a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa e organiza esses dados para o RH e o departamento pessoal.
Um bom software, inclusive, vai muito além da marcação de jornada: ele calcula, consolida e audita a jornada em tempo real, transformando cada registro de entradas, saídas e intervalos na folha de pagamento praticamente pronta para envio à contabilidade.
Esse tipo de tecnologia, em modelo SaaS (Software as a Service) não depende de relógio de ponto na parede, nem manutenção de equipamento, e os dados ficam todos armazenados em nuvem, ou seja, são facilmente acessados através de qualquer dispositivo autorizado.
Na prática, um bom software de ponto online:
- Elimina a coleta manual de informações de ponto
- Acaba com a digitação de horários e as correções por parte do DP
- Extingue ou minimiza as duas fontes clássicas de erro no fechamento
É ele que sustenta a folha, o banco de horas e a defesa da empresa em uma fiscalização, por exemplo.
Quais recursos um sistema de ponto online precisa ter?
São cinco os recursos de um sistema de ponto online que você pode escolher e implementar com tranquilidade: registro multimodal, geolocalização, banco de horas automático, relatórios integrados à folha e conformidade legal.
Tome cuidado, pois, faltando qualquer um deles, provavelmente vai sobrar trabalho manual do outro lado da tela do seu DP!
Primeiro, aprenda as especificações dos diferentes tipos de sistema de ponto eletrônico disponíveis no mercado e decida qual modalidade de registro melhor atende à realidade da sua equipe. Em seguida, use este checklist para decidir qual implementar:
1. Registro multimodal
Opte por uma solução com variedade de formas de registro: o software deve permitir marcação por navegador (com login individual e controle por IP), por aplicativo no celular e/ou por biometria ou reconhecimento facial, principalmente se a sua empresa tiver tanto times trabalhando presencial quanto pessoal remoto.
2. Geolocalização e cerca virtual
Dê preferência a uma solução com registro da posição por GPS no momento do registro de ponto do colaborador. Além disso, certifique-se de poder contar com o que o mercado chama de “cerca virtual”: uma área digitalmente delimitada e autorizada por você em que a marcação de jornada pode acontecer no dia a dia.
Outra coisa! As melhores soluções vão permitir que tudo isso aconteça mesmo que o colaborador estiver sem conexão à internet, oferecendo o registro de ponto offline com sincronização automática em seguida.
3. Banco de horas e cálculo automático de horas extras
Um bom software também precisa calcular saldo de banco de horas “sozinho”, a cada batida e sem planilha de apoio, então, ao comparar alternativas, garanta que haja automatização e, ao mesmo tempo, que as horas extras passem por aprovação online de pessoas autorizadas.
4. Relatórios e integração com a folha de pagamento
Opte também pela consolidação da jornada (espelho de ponto, horas extras e faltas) e sua exportação diretamente para a folha de pagamento.
Dessa forma, você garante uma gestão de ponto integrada à contabilidade, e evita ter que exigir redigitações de dados por parte do seu DP, minimizando erros bastante comuns e igualmente prejudiciais ao caixa e ao compliance da empresa.
5. Conformidade legal e segurança dos dados
Por último, mas não menos importante, seu novo sistema deve seguir a legislação de jornada e a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), norma que regulamenta o registro eletrônico de ponto e exige que os dados sejam íntegros, rastreáveis e auditáveis.
Ao comparar alternativas, confirme se os registros ficam inalteráveis depois de salvos e que o fornecedor garanta um histórico preservado, válido para fiscalização.
Escolha sem errar!
Como escolher um software de ponto online sem errar?
São as respostas que o fornecedor dá para as perguntas adiante que definem como você encontra no melhor sistema de gestão de ponto para a sua empresa. Lembre-se deste quadro:
| Perguntas | Respostas |
| O cálculo de banco de horas e horas extras é automático? | Sim, e atualizado em tempo real, sem planilha paralela |
| Há integração entre contabilidade e folha de pagamento? | Sim, com relatórios em formatos prontos para compartilhamento |
| O registro de ponto funciona para equipes presenciais, externas e remotas? | Sim, com geolocalização, cerca virtual e controle por IP em navegador |
| Os dados são íntegros e auditáveis conforme a Lei? | Sim, tornando-se inalteráveis após o registro e estando sempre à disposição |
| Algum recurso ou funcionalidade é cobrado à parte? | Não, os valores cobrados são fixos e mensais, registrados em contrato |
E quanto custa um software de ponto online?
Entre considerar o valor mensal por colaborador ativo e o custo total da contratação de um software de registro de ponto e gestão de RH, considere o custo total, incluindo nos seus investimentos mensais um valor estabelecido em contrato para implementação e utilização do SaaS.
Evite contratar tecnologias cujos fornecedores cobrem, à parte, implantação inicial, modalidades extras de registro, suporte prioritário e integração com a contabilidade. No lugar disso, feche um pacote com mensalidade, como os oferecidos pela Coalize.
Como contratar o software de ponto online da Coalize?
- Cadastre-se no site da Coalize para começar a usar o software
- Cadastre os horários e as escalas de cada colaborador
- Escolha as formas de registro que você deseja ativar
- Defina as regras de banco de horas e horas extras
- Estabeleça as pessoas autorizadas para manejo dos dados
- Integre folha e contabilidade, configurando relatórios
Se estiver migrando do ponto manual para o eletrônico, fique à vontade para usar as duas alternativas em paralelo no primeiro ou nos primeiros meses.
Coalize: o software de ponto online que devolve tempo ao seu DP
O que a Coalize resolve por você e pela sua empresa vai além do registro de ponto – e até dos cinco recursos que você conferiu no decorrer deste artigo!
É verdade: os registros ficam em nuvem, íntegros e auditáveis, conforme a legislação de jornada, e muitos dos processos de DP tornam-se automatizados a partir da implementação da solução, mas tem mais:
- Admissão digital
- Assinatura digital
- Gestão de documentos online
- Controle de férias e folgas
- Compartilhamento de atestados
- Entre outras possibilidades
Experimente e conheça, na prática, a solução de gestão de RH completa da Coalize. Faça suas configurações diretamente na plataforma, sem complicações e, no final do mês, conte com a automatização de relatórios e folha.
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