A gestão de ponto é o processo de registro, monitoramento, análise e controle das horas trabalhadas dos membros de uma empresa. Esse processo é responsável por recolher os dados necessários para a folha de pagamento de cada colaborador, bem como para o acompanhamento dos custos gerados por ela.
Por isso, faz parte da gestão de ponto fazer o controle da jornada de trabalho dos colaboradores, realizar o tratamento de ponto, identificando horas extras, atrasos, faltas, entre outros dados pertinentes, fazer a análise desses apontamentos e realizar o fechamento da folha de pagamento.
Por muito tempo, a folha de ponto foi preenchida manualmente, prejudicando o processo de tratamento e análise das horas trabalhadas. Porém, mesmo parecendo uma prática obsoleta, ainda é comum encontrar empresas que utilizam livro-ponto ou cartão de ponto para reunir esses dados.
Por isso, buscando trazer mais transparência para a relação empresa-colaborador, uma vez que esse é um tema tão sensível para ambas as partes, e facilitar o dia a dia dos profissionais de RH, chegou o momento de aprender mais sobre gestão de ponto. Confira!
O que é uma gestão de ponto?
É o processo que permite acompanhar a jornada de trabalho de cada colaborador de uma empresa, assim como suas horas extras, faltas, atrasos e outros detalhes pertinentes para o fechamento de sua folha de pagamento.
A gestão de ponto também é uma ferramenta estratégica para o financeiro de uma organização, já que fornece informações precisas sobre o montante desembolsado para manter cada membro de sua equipe.
Assim, gerir as horas trabalhadas de seus colaboradores é indispensável para manter os custos extras da empresa minimizados, descobrindo, inclusive, quais são os gargalos do negócio, além de manter todas as jornadas dentro da carga horária permitida por lei.
Falando em legislação, de acordo com o Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho, a famosa CLT, fazer o registro do ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários.
Por isso, se esse é o seu caso, chegou a hora de descobrir como essa ferramenta pode ser útil para você e qual é a melhor forma de tirar proveito desse controle, que é obrigatório.
Para que serve a gestão de ponto?
Entre os principais papéis desempenhados pela gestão de ponto, estão os seguintes:
- Averiguar o cumprimento da jornada de trabalho de cada colaborador.
- Monitorar a assiduidade de cada membro da equipe e, com base nessa informação, tomar medidas acerca da problemática.
- Orientar o fechamento da folha de pagamento.
- Auxiliar na elaboração de escalas de trabalho e concessão de benefícios.
- Tornar a relação entre empresa e colaborador mais transparente.
- Manter a empresa dentro da lei, conforme o que diz a CLT.
- Evitar processos trabalhistas relacionados ao limite de jornada de trabalho extrapolado, horas extras não contabilizadas, etc.
Deu para perceber como a gestão de ponto é importante para o funcionamento interno da empresa e para o bolso da organização? É por isso que implementar uma política de controle da jornada de trabalho da sua equipe é indispensável para o bem-estar do seu negócio a longo prazo.
Benefícios e vantagens da gestão de ponto
Confira a lista de benefícios que apenas uma gestão de ponto eficiente pode trazer para a sua empresa:
- protege a empresa contra possíveis processos trabalhistas;
- reduz custos e gargalos financeiros da empresa, já que, com o controle de horas trabalhadas, a organização pode adotar uma política de banco de horas e compensar horas extras em períodos de descanso;
- aumenta a produtividade do time de gestão de pessoas da empresa; e
- mede o nível de comprometimento do quadro de funcionários para com a empresa.
Convencido de que esse processo deve ser uma rotina da sua empresa? Então, confira as melhores dicas para fazer esse procedimento no seu negócio.
Qual a melhor forma de fazer gestão de ponto?
1. Conheça as etapas da gestão de ponto
Para ter certeza que o controle de ponto está sendo executado da maneira correta, vai ser preciso conhecer as principais etapas de seu processo, concorda? Por isso, certifique-se de que cada um dos pontos abaixo esteja sendo desenvolvido com cuidado.
Controle de jornada
A maioria dos colaboradores de carteira assinada possuem uma jornada de trabalho de 8 horas por dia, podendo chegar a 10 horas diárias caso necessário. Nesse caso, as 2 horas extras devem ser contabilizadas para que possam ser compensadas em folga ou remuneradas no final do mês.
Cálculo de horas
O responsável pelo levantamento de todas as horas da jornada de trabalho de cada colaborador é o gestor de RH que ficará no comando da gestão de controle de ponto. No caso de tratamento manual desses dados, é imprescindível que o gestor faça uma dupla checagem dos dados ao final do mês.
Tratamento de ponto
É nesse momento que as horas registradas são interpretadas e identificadas: horas extras, atrasos, faltas, etc.
Apontamentos
É o resumo do total de horas trabalhadas, de faltas, de atrasos e afins que serão encaminhadas para a contabilidade.
Fechamento de folha
Essa é a hora em que a contabilidade vai pegar todas as horas extras e somá-las à jornada de trabalho, assim como pegar todas as faltas não justificadas (entre outros dados) e subtraí-las do cálculo, além de diminuir demais descontos, acrescentar benefícios e realizar o pagamento dos colaboradores.
Fechou seu checklist? E se dissermos que existe uma ferramenta capaz de automatizar todas essas etapas?
2. Utilize um ponto eletrônico
O segundo passo para fazer uma gestão de ponto mais efetiva é deixar no passado a folha ponto ou o ponto cartográfico, automatizando o registro, o agrupamento e o tratamento dos dados de marcação de ponto.
Nesse caso, a jornada pode ser confirmada pelo cartão magnético, pela biometria e até mesmo pelo celular do funcionário, fornecendo mais segurança jurídica para a empresa.
Cabe lembrar que, mesmo sendo feito de modo online, o colaborador tem direito de receber um comprovante impresso ou ao menos eletrônico do ponto batido. Quem diz isso é o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), através da Portaria nº 671, que rege o sistema eletrônico de ponto.
O ideal é que o registro eletrônico de ponto não seja o convencional (REP-C) ou o registro eletrônico de ponto formado por equipamentos e programas de computador que apenas registrem a jornada de trabalho dos colaboradores (REP-A), mas sim um sistema de registro eletrônico de ponto feito através de um programa (REP-P) que inclua coletores de marcações, armazenamento do registro, programa de tratamento de ponto e funções extras para otimizar o desempenho da equipe responsável pela gestão.
Em resumo, o ideal é que você possa investir em um ponto eletrônico integrado a um sistema de gestão de banco de horas que, além de possibilitar o controle de horas extras, configurar diferentes tipos de jornada, fazer a gestão de folgas e férias, gera a folha de pagamento de forma automatizada.
3. Esteja atento às regras trabalhistas
Para fazer uma gestão de ponto condizente com a lei, será preciso entender mais sobre as regras trabalhistas, principalmente as que dizem respeito aos direitos básicos dos trabalhadores: intervalo de almoço, remuneração de horas extras, cumprimento do expediente acordado em contrato etc.
Ou seja, tenha uma cópia da CLT sempre à mão, estudando-a com atenção, afinal, não basta apenas entender sobre a legislação de registro de ponto, mas sim estar ciente acerca de tudo que envolva o dia a dia dos trabalhadores da empresa.
4. Controle também o ponto de funcionários externos
Se você possui funcionários que atuam fora das dependências da empresa, lembre-se de controlar o ponto desses colaboradores também, ou seja, as regras de controle também devem ser aplicadas aos motoristas, entregadores, representantes de venda, profissionais em regime home office etc.
Para isso, o ideal é contar com um ponto eletrônico digital que possa ser acessado pelo celular, tablet ou computador em busca de atender às necessidades específicas desses trabalhadores.
5. Crie políticas internas que auxiliem no controle de ponto
As políticas internas são necessárias para ajudar sua equipe a lidar de uma forma padronizada com as pendências relacionadas ao registro das horas, como tolerância de atrasos, atestados, compensação de horas e muito mais.
Elas servem também para criar uma cultura organizacional de respeito entre a empresa e seus colaboradores, além de ajudar na organização interna do negócio.
Como funciona a análise e o tratamento de ponto?
A equipe de RH ou de Gestão de Pessoas da empresa deve tratar os dados reunidos pelo controle de ponto na base de cálculo para a folha de pagamento de cada colaborador da equipe, além de realizar uma análise e apontamentos com base na jornada de trabalho de cada um deles.
Assim, conforme os dados recolhidos durante o mês de trabalho de cada colaborador, incluindo o total de horas extras, faltas, atrasos, atestados, dispensas e jornada regular de trabalho, a folha de pagamento é montada e apontamentos sobre o ponto do profissional podem ser feitos através dos relatórios que resultaram do controle.
Ou seja, o tratamento de ponto funciona como um levantamento das informações que podem constar no controle das horas, enquanto a análise e os apontamentos são realizados de modo estratégico para reduzir custos com a folha de pagamento e indicar a assiduidade e produtividade da equipe, por exemplo.
Como funciona a gestão de ponto da Coalize?
O relógio de ponto eletrônico da Coalize permite bater o ponto com cartão magnético, leitor de impressão digital ou senha numérica com biometria homologada, além de possibilitar que o trabalhador registre seus horários utilizando o celular, tablet ou computador através da geolocalização.
Assim, você delimita de qual área sua equipe pode bater o ponto e evita possíveis fraudes de registro, o que torna a gestão mais segura e os dados computados mais exatos. Desse modo, além da comodidade oferecida, você consegue controlar a jornada e as horas extras de cada colaborador em tempo real.
Depois disso, com a relação de registro de ponto preenchida pelo profissional, basta aprová-la, encaminhá-la à contabilidade e pronto: folha de pagamento criada, horas trabalhadas computadas e relatórios disponíveis para análise em mãos.
É menos burocracia para você lidar e mais tempo para dedicar às pessoas, solicite uma demonstração e se surpreenda!
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