Como fazer uma folha de ponto de funcionários?

Supervisionar a folha de ponto dos colaboradores é uma das tarefas do gestor de RH e cometer erros na hora da conferência pode acarretar em problemas dentro e fora da empresa.

Folha de ponto

Saber como funciona a folha de ponto, uma das ferramentas mais importantes na gestão de uma empresa, permite ao gestor observar a assiduidade e o comprometimento dos colaboradores com os horários, além de fornecer indicativos sobre a produtividade dos funcionários.

Há várias formas de controle de ponto: mecânico, manual, digital e por planilhas. Cada uma delas oferece vantagens e riscos, cabe a você, gestor, analisar qual oferece o melhor para sua empresa.

É claro que o moderno oferece mais funcionalidades que podem ajudar a evitar alguns erros na hora de fazer o controle de ponto, mas o tradicional também pode funcionar para empresas de pequeno porte.

E para você ter a certeza de escolher o melhor sistema de ponto para sua empresa, preparamos um guia que vai tornar você um expert no assunto.

Como funciona a folha de ponto de funcionários

A folha ponto de funcionários é um recurso que registra os horários de entrada, intervalo e saída dos colaboradores, e ajuda o setor de RH a controlar a frequência e assiduidade dos funcionários, além de computar as horas trabalhadas para fazer os pagamentos ao fim do mês.

Os registros de entrada, saída e intervalos podem ser computados manualmente, digitalmente ou mecanicamente, isso depende de qual sistema a empresa adota para fazer a folha de ponto mensal.

Por isso, conheça os tipos de folha ponto de funcionários que a sua empresa pode adotar.

Folha de ponto manual

A folha ponto manual é preenchida através de tabelas impressas ou até mesmo no tradicional livro ponto, que é vendido em papelarias. No entanto, utilizar esse tipo de sistema para registrar os horários dos colaboradores da sua empresa pode ser arriscado, já que, por ser manuscrito, é mais fácil de ocorrer fraudes.

Quem utiliza o sistema de folha de ponto manual precisa entregar ao colaborador, todo fim de mês, um espelho de ponto, para que o trabalhador confira se os horários estão de acordo e assine. Sem a assinatura do funcionário, a empresa pode ter problemas com os órgãos de fiscalização.

Planilha de folha ponto

Ela pode ser montada pelo próprio gestor e esse tipo de recurso pode ajudar, pois os softwares de planilhas fazem as somas dos horários automaticamente, o que pode acabar poupando bastante tempo na gestão de um negócio.

Aliás, esse sistema costuma funcionar bem em empresas de pequeno porte, por isso, disponibilizamos um modelo de folha ponto individual para imprimir ao fim deste artigo.

Folha de ponto mecânica

Este é o famoso modelo “bate-cartão”. Geralmente através de um relógio-ponto localizado à entrada da empresa, o funcionário “bate o ponto”, inserindo um cartão. Depois de inserido, a máquina imprime a data e horário em questão.

Uma desvantagem desse tipo de registro de ponto é que, ao fim do mês, o gestor precisa conferir todos os horários impressos nos cartões e registrá-los manualmente em uma planilha. Além disso, esse sistema também é passível de fraude, já que não é possível garantir que é de fato o funcionário responsável pelo cartão que está batendo o ponto.

Folha de ponto digital

A folha de ponto digital - ou relógio de ponto eletrônico - é a ferramenta mais moderna no quesito de folhas de ponto. Com ela, o colaborador pode registrar entrada, saída e intervalos por meio de um aplicativo pelo celular, computador ou tablet.

Alguns sistemas mais avançados possuem até mesmo controle por geolocalização, em que o aplicativo reconhece o local de onde foi feito o registro de ponto e envia diretamente ao sistema, evitando fraudes.

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Como preencher folha de ponto

É preciso fazer o cálculo do apontamento de horas normais, horas extras, horas noturnas e intervalos intrajornada. Esse é um processo que exige bastante atenção do gestor caso o sistema de folha de ponto utilizado seja manual ou mecânico.

Para quem é funcionário, é preciso sempre preencher a data de entrada e saída do trabalho, além dos intervalos para descanso e almoço. Já para os gestores, é necessário conferir e calcular os tópicos a seguir.

1.  Apontamento de horas

Basicamente, esse é o cálculo do total de horas trabalhadas do funcionário. Desconsiderados os intervalos, o cálculo em questão é o que, muitas vezes, determina o salário de contribuição de um colaborador em determinado mês, principalmente se o funcionário em questão recebe por hora trabalhada.

2.  Horas extras

O cálculo das horas extras é muito importante na hora de fechar o ponto todos os meses. Afinal, o pagamento das horas extras não é igual ao das horas normais, e isso interfere na hora de calcular a folha de pagamento dos funcionários.

Por isso, é de extrema importância separar as horas extras na hora de preencher a folha de ponto, já que as regras para o pagamento dessas horas são diferentes. Inclusive, você pode administrar melhor as horas extras dos funcionários com a compensação no banco de horas.

3.  Horas noturnas

Assim como as horas extras, as horas noturnas também somam um adicional na hora de fechar a folha de pagamento. Esse é mais um cuidado que o gestor deve ter na hora de preencher a folha de ponto.

Vale ressaltar que horas extras e horas noturnas configuram coisas diferentes e têm valores adicionais diferentes também. Outro termo que não deve ser confundido é o adicional de hora extra noturna, que também tem suas próprias regras de cálculo.

4.  Intervalo intrajornada

Nada mais é do que os intervalos para descanso ou almoço que o colaborador tem direito. Esses períodos de intervalo não contam, obviamente, como hora trabalhada, e devem ser retirados no cálculo final do apontamento de horas.

Modelo folha de ponto individual para imprimir

E para fechar com chave de ouro esse guia, separamos um modelo de folha de ponto para que você possa começar com o pé direito e ter um ótimo auxiliar na hora de controlar as horas da sua equipe.

Espelho ponto modelo coalize
Download do modelo folha de ponto individual para imprimir

Você pode baixar esse espelho de folha ponto gratuitamente. Depois, é só preencher com os dados pessoais do seu funcionário e imprimir.

E se estiver em busca uma forma mais organizada de registrar as horas de mais colaboradores, a gente dá essa mãozinha para você também! É só baixar a nossa planilha de controle de ponto.

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