Como fazer uma folha de pagamento?

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes da empresa e, por mais que seja feita com frequência, seus detalhes podem causar muitas dúvidas. Veja, a seguir, como fazer a de seus funcionários.

Como fazer folha de pagamento

Emitir folha de pagamento é obrigatório, segundo o Art. 225 do Decreto 3048/1999 e o Art. 464 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Esse documento serve para comprovar o pagamento do salário, o recolhimento de impostos e etc.

Mas, além da função fiscal, essa é uma ótima forma de controle financeiro para a corporação e um documento essencial, de comprovação de renda e discriminação do salário bruto, para utilização do colaborador.

Neste artigo você vai aprender:
• O que é Folha de Pagamento
• Quais informações devem constar na Folha de Pagamento
• O que é e como calcular DSR e FGTS
• Como fazer uma Folha de Pagamento
• Folha de pagamento: manual ou por sistema?

O que é Folha de Pagamento

A folha de pagamento também é conhecida como holerite ou contracheque e, como já citamos, é obrigatória por lei.

No entanto, não há uma regra ou modelo oficial para sua elaboração, desse modo, pode ser feita da forma mais adequada para cada empresa, seja impressa ou online.

De modo geral, podemos dizer que este documento serve para registrar os valores pagos em relação a remuneração dos funcionários. Mas, na verdade, ela é fundamental para organização da empresa e do colaborador.

Com essas informações, consegue-se dados para um controle financeiro mais eficiente, além de ter como comprovar o pagamento correto dos funcionários. Desse modo, a prática de emitir o holerite é, também, uma forma de evitar processos trabalhistas.

Para os trabalhadores, o contracheque é uma ferramenta de comprovação de renda, além de trazer segurança e maiores informações de como está sendo feito o seu pagamento: quais os descontos, os benefícios e qual o valor líquido, diante do bruto.

Quais informações devem constar na Folha de Pagamento

  • dados da empresa;
  • nome e função do colaborador;
  • valor do salário bruto;
  • valor de DSR;
  • todos os descontos como: INSS, contribuição sindical, IRRF, vale-transporte, plano de saúde e etc;
  • a contribuição do FGTS;
  • o adicional noturno, de insalubridade ou de periculosidade;
  • horas extras e comissões;
  • faltas e atrasos;
  • adiantamentos salarial;
  • valor do salário líquido.

O que é e como calcular DSR e FGTS

O DSR significa Descanso Semanal Remunerado e é um direito do trabalhador. A lei prevê que todos os funcionários tenham, ao menos, um dia de repouso remunerado e que seja, preferencialmente, aos domingos, mas qualquer outro dia da semana também é válido.

Para calcular o DSR, é preciso somar as horas normais mensais, dividir o resultado pelo número de dias úteis, incluindo sábado, e depois deve-se multiplicar pelo número de domingos (mesmo que o funcionário folgue em outro dia) e feriados. E para finalizar, multiplica-se esse resultado pelo valor da hora normal.

Vale ressaltar que se o colaborador não fez hora extra, o valor do DSR já está incluso no salário.

Já o FGTS significa Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e deve ser pago pelo empregador e não pelo funcionário. Seu valor é de 8% sobre o salário bruto do trabalhador, independentemente da quantia.

Como fazer uma Folha de Pagamento

Veja agora um passo a passo simples para fazer um holerite.

1.  Defina a categoria do funcionário

A categoria do funcionário é muito importante para saber a qual convenção coletiva ele pertence e, assim, qual será a base de cálculos da sua folha.

2.  Calcule as horas trabalhadas

As horas trabalhadas precisam estar bem detalhadas no documento. Esse cálculo é muito importante para conseguir mensurar as horas extras, adicionais e descontos.

3.  Separe os descontos

Todos os descontos devem estar informados no holerite de forma simples e objetiva, para que não fique nenhuma dúvida. Coloque, também, a soma total dos descontos.

4.  Calcule FGTS e DSR

O FGTS e DSR também devem estar informados na folha de pagamento, com seus devidos valores.

5.  Separe o salário bruto do salário líquido

Por fim, o valor do salário líquido, que o funcionário terá acesso, também deve constar no contracheque para que todas as informações fiquem esclarecidas.

6.  Escolha fazer a Folha de Pagamento manual ou por sistema

Não existe um modelo padrão para fazer a folha de pagamento, como já citamos anteriormente. Então, você pode escolher qual a forma que melhor se encaixa nos processos da sua empresa. Veja mais detalhes abaixo, para facilitar a sua escolha.

Folha de pagamento: manual ou por sistema?

Normalmente, o holerite manual é menos indicado e pode funcionar apenas em casos de poucos funcionários, pois será necessário formular todo o cálculo da folha de pagamento de cada colaborador, manualmente pelo computador.

Isso pode trazer maiores riscos de erros ou, mesmo, atrapalhar a rotina do RH, sobrecarregando as tarefas.

Pensando nisso, utilizar um sistema é mais prático e seguro, principalmente quando se trata de organizações um pouco maiores, com mais funcionários. Alguns sistemas já calculam todos os encargos e geram declarações automaticamente.

O sistema de folha de pagamento da Coalize, por exemplo, disponibiliza outros serviços, como cálculo de décimo terceiro, férias, rescisão simplificada e etc., além de ter um holerite digital disponível para os seus funcionários. Para conhecer melhor, você pode experimentar por 30 dias gratuitamente, com um simples cadastro.

E se você ainda prefere fazer a folha de pagamento de forma manual, não se esqueça que esse é um documento muito importante para sua empresa e se mantenha, sempre, atencioso com os detalhes.

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