O maior benefício do eSocial para empresas é a centralização de informações: folha de pagamento, admissões e obrigações fiscais são compartilhados com o governo federal através de um sistema único, o que reduz retrabalhos.
E, para pequenos e médios negócios, o eSocial tem ainda mais vantagens, pois permite o preenchimento de formulários de forma remota e automatizada, reduzindo erros comuns aos preenchimentos manuais, por exemplo, e otimizando a rotina.
Além disso, com todas as informações organizadas no mesmo lugar, fica mais fácil para qualquer empresa evitar problemas trabalhistas e fiscais. Continue lendo para saber detalhes!
O que você precisa saber sobre o espaço online do eSocial
O eSocial é um sistema criado pelo governo federal para concentrar, em um único espaço on-line, todos os direitos trabalhistas, previdenciários e tributários dos funcionários de empresas de todo o Brasil.
Então, em vez de enviar diferentes documentos e formulários para diferentes órgãos fiscalizadores e reguladores, cada empresa adiciona, nesse portal, as informações necessárias para se manterem em dia com a Lei e adequadas a padrões e prazos.
Através do eSocial, é possível:
- Registrar admissões, mudanças de contrato e desligamentos
- Enviar informações de folha de pagamento e encargos
- Comunicar acidentes de trabalho, independentemente da gravidade
- Informar férias, afastamentos e licenças
- Atualizar dados de Saúde e Segurança do Trabalho
O sistema, que serve para micro, pequenas, médias e grandes empresas, é um canal de contato direto entre elas e o governo. E até produtores rurais que dependem da contratação e admissão de funcionários no dia a dia podem usar o eSocial, você sabia?
Por que usar o eSocial? 6 vantagens para empresas
Obrigatório desde 2018, o sistema único de centralização e registro de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias reduz custos operacionais, facilita a organização das obrigações corporativas e reduz tanto a papelada quanto o tempo desperdiçado com preenchimento de formulários.
Aqui está uma lista de vantagens para você conhecer:
1. O eSocial reduz custos operacionais
No geral, o sistema ajuda a empresa a gastar menos porque centraliza tarefas que antes consumiam tempo e dinheiro.
Lançar dados em planilhas, preencher formulários e conferir documentos enviados a vários órgãos distintos, até 2018, eram atividades repetitivas que geravam custos extras.
Com o eSocial, porém, tudo acontece no mesmo lugar, reduzindo horas de trabalho direcionadas à burocracias, riscos de erros que poderiam gerar multas e dedicação da equipe de Departamento Pessoal a questões operacionais.
2. Menos erros, menos retrabalho, e vice-versa!
Antes do lançamento do eSocial, papéis, planilhas e documentos diferentes podiam causar confusões e problemas com prazos ou órgãos fiscais. Assim, cada erro acabava virando um trabalho extra de correção.
Com o sistema, os dados passam por conferências automáticas e as organizações recebem alertas de ajustes ou falhas, corrigindo-os antes que se transformem em grandes dores de cabeça.
No dia a dia, então, a equipe de DP e os próprios gestores conseguem focar em tarefas mais produtivas e estratégicas. A organização como um todo tem mais confiança de que tudo está correto e dentro das regras estabelecidas pelo governo.
3. Simplificação trabalhista
O eSocial permite que mudanças nos contratos, afastamentos ou licenças sejam registradas uma única vez e compartilhadas com todos os órgãos que precisam receber as informações, sem formulários separados e envios individuais.
Ainda, o preenchimento segue um padrão exato exigido pelo governo, tornando-se mais assertivo e ágil.
4. Fechamento rápido da folha de pagamento
O eSocial deixa o fechamento da folha de pagamento bem mais rápido, já que reúne todas as informações necessárias para isso acontecer, eliminando aquele antigo “cara-crachá” entre sistemas e planilhas diferentes.
Com as informações devidamente organizadas e atualizadas, os cálculos de saldo de salário, encargos e benefícios ficam muito mais simples, os colaboradores recebem seus pagamentos no prazo, e a empresa se adequa às obrigações trabalhistas sem correria no quinto dia útil.
5. Automatização de impostos e contribuições
O eSocial também tem benefícios fiscais, porque ajuda a simplificar os cálculos de impostos e contribuições, como ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
E você ainda pode, através do sistema, gerar relatórios sobre o pagamento desses tributos, planejando melhor as finanças de sua empresa.
6. Mais transparência e segurança jurídica
Com as informações dos colaboradores e de pagamentos devidamente organizadas e de fácil acesso, a relação entre empresa e funcionários fica muito mais transparente, e a segurança jurídica da corporação aumenta, afinal, se necessário comprovar adequação à Lei, vai ser “fichinha”.
E, como consequência de todos esses tópicos, a centralização de informações numa mesma plataforma também dá mais segurança aos colaboradores das empresas – quanto aos seus direitos e quanto aos pagamentos de salário nos dias certos todos os meses, de FGTS e INSS etc.
Sem contar que todos ganham com férias, licenças e afastamentos do trabalho devidamente monitorados e com um histórico aberto de admissões, alterações de contrato e cessão de benefícios!
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