A admissão de funcionários é um processo comum realizado pelo setor de Recursos Humanos, que segue regras para que o procedimento seja realizado corretamente.
Esta etapa de contratação é muito importante e deve ser seguida com extremo cuidado e organização para evitar erros.
Sendo assim, uma ótima opção para a organização desse processo é utilizar um fluxograma de admissão, a tabela gráfica que auxilia a manter a ordem de todo o fluxo, para que todas as fases sejam executadas corretamente.
O que significa admissão?
Admissão é o ato de formalizar a contratação de um novo funcionário e é nessa etapa em que documentos precisam ser conferidos, exames precisam ser realizados, entre outras regras burocráticas, que garantem a contratação de maneira correta.
A admissão ocorre após um processo seletivo entre os candidatos e, assim que esta etapa é encerrada, a equipe de RH precisa coletar todos os documentos necessários para a elaboração do contrato de trabalho do candidato escolhido.
É importante ter em mente que nem sempre a admissão precisa ser efetiva, já que existem outros métodos de contratação, como a temporária, ou seja, quando a empresa procura por um colaborador que preste serviço por um determinado período.
Esta modalidade é comum em épocas de final de ano, como durante o Natal, por exemplo.
Admissão de funcionários: passo a passo
Após o recrutamento e a seleção de candidatos, é preciso decidir e avaliar qual profissional melhor se encaixa nas necessidades da empresa para que, logo após a decisão, a empresa e o candidato estejam prontos para iniciar o processo de admissão de funcionários.
1. Exame de admissão
Para dar início ao procedimento de contratação, é necessário pedir ao candidato que cumpra com toda a lista de exames admissionais.
O objetivo do exame admissional é detectar qualquer tipo de doença ou limitação que possa impedir o contratado de exercer as atividades que serão designadas de acordo com o novo cargo.
Na maioria dos casos, os exames físicos e mentais solicitados pela empresa ao novo funcionário são:
- avaliação da pressão arterial;
- verificação do quadro clínico do futuro funcionário;
- observação dos batimentos cardíacos; e
- análise de histórico familiar de doenças.
Entretanto, caso haja necessidade, podem ser requeridos exames de admissão extremamente específicos como no caso de contratação de motoristas de caminhão, carreta ou transporte de pessoas, em que o exame toxicológico é exigido, por exemplo.
2. Documentos necessários
Existe uma lista de documentos necessários para admissão que o setor de gestão pessoal deve solicitar ao contratado. Confira:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- RG e CPF;
- Título de eleitor (com comprovante das últimas eleições);
- Cartão de isenção no PIS;
- Certificado de reservista (para contratados do sexo masculino entre 18 e 45 anos);
- cópia do Comprovante de Residência;
- cópia da Certidão de Casamento e Nascimento;
- Foto 3x4; e
- Atestado de aptidão médica admissional.
É importante acrescentar que caso o colaborador tenha filhos menores de 14 anos ou maiores com invalidez, deverá apresentar também a certidão de nascimento do menor, declaração de frequência escolar (para crianças acima de 7 anos) ou, se for o caso, comprovante de invalidez.
Com a apresentação desses documentos, o futuro funcionário, caso se enquadre nas regras, estará apto a receber o salário-família.
Entenda: Como funciona e quem tem direito de receber o salário-família
3. Contrato de trabalho
A elaboração do contrato de trabalho é especificar, junto ao contratado, os seguintes quesitos:
- salário;
- férias;
- carga horária de trabalho e horas extras;
- tipo de contratação; e
- direitos e deveres do colaborador e da empresa.
Lembre-se de que tudo o que for acordado deve estar sempre de acordo com as leis trabalhistas.
Por exemplo: um funcionário com jornada de trabalho de 44 horas semanais não pode receber uma remuneração no valor menor do que um salário-mínimo.
Claro que o valor do salário deverá ser de acordo com a quantidade de horas trabalhadas e com o tipo de contrato, que pode ser, por exemplo:
- com tempo indeterminado;
- temporário;
- estagiário; e
- menor aprendiz.
Por outro lado, é permitido negociar tudo aquilo que não for proibido pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) como, por exemplo:
- plano de saúde;
- comissões, e
- prêmios.
4. Cadastro do funcionário
O último passo é o registro ou cadastro de admissão de funcionário, previsto pelo artigo 41 da CLT, que deixa clara a obrigatoriedade de registar todo processo de admissão, seja em fichas, sistemas eletrônicos ou livros.
No parágrafo único deste artigo, consta que é preciso encontrar as seguintes informações no cadastro/registro:
- carga horária e efetividade do trabalho;
- ferias;
- qualificação civil e profissional do empregado;
- acidentes; e
- outros aspectos referentes à proteção do funcionário.
Existe um segundo artigo, na Portaria 41/2007 do MTE (Ministério do Trabalho e Economia), que determina a complementação dos dados citados acima.
As informações complementares que devem constar também no registro de admissão de funcionários são:
- nome, data de nascimento, filiação;
- naturalidade e nacionalidade;
- número e série da Carteira de Trabalho;
- número do PIS/PASEP;
- data de admissão;
- cargo, função e remuneração;
- jornada de trabalho, férias; e
- acidentes e doenças, quando houver.
Este passo a passo vai auxiliar a equipe de RH com todo o processo de contratação de novos colaboradores, mas, para otimizar o tempo de trabalho dos gestores, você pode optar pela utilização de uma plataforma de admissão.
Através dessa tecnologia, todo o processo é feito de maneira online e o funcionário consegue, ainda, acompanhar todo o desenvolvimento da sua contratação.
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