Terceirização da folha de pagamento vale a pena? Descubra

A terceirização da folha de pagamento vale a pena, especialmente para empresas que buscam mais eficiência e menos erros, ao mesmo tempo que precisam de maior segurança no cumprimento de obrigações trabalhistas.

Ainda por cima, o ato de repassar um processo operacional a especialistas exclusivos no tema libera o Departamento Pessoal para tarefas estratégicas, focadas no desenvolvimento das equipes e no crescimento da organização.

E o melhor é que dá não só para terceirizar como para automatizar a folha de pagamento, então, se você fizer essa escolha, ganha em dobro – desde que conte com plataformas confiáveis, claro.

Este artigo explica mais detalhes.

O que é a terceirização da folha de pagamento?

Terceirizar a folha de pagamento, antes das tecnologias que existem hoje em dia para RH e Departamento Pessoal, nada mais era do que contratar um serviço especializado para cuidar da contabilidade das horas trabalhadas por funcionários de empresas.

Atualmente, essa terceirização também pode significar automação da folha de pagamento, afinal, é possível assinar uma plataforma especializada, integrá-la ao sistema de gestão de pessoas da empresa, e calcular sem demora ou erros, por exemplo, salários, encargos, obrigações acessórias etc.

Na prática, os empreendedores e líderes de DP ou RH deixam de se preocupar com tarefas manuais e repetitivas e passam a contar com tecnologias especializadas para que tudo esteja correto e dentro do prazo.

O que diz a CLT sobre terceirizar folha de pagamento?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) trata apenas da terceirização de atividades da empresa no geral, mas a Lei da Terceirização (Lei n.º 13.429/2017) permite que atividades de apoio e administrativas sejam delegadas a terceiros.

Isso inclui as chamadas “atividades-meio”, como a de contabilidade e similares, então, não se preocupe: é permitido terceirizar folha de pagamento.

Apenas faça questão de que a sua empresa cumpra todas as obrigações como contratante e empregadora, e você poderá usufruir de todos as vantagens da modernidade!

Quais os benefícios da folha terceirizada?

As vantagens do combo terceirização + automação de folha de pagamento englobam economia financeira, redução de erros, garantia de conformidade com o eSocial, adequação à LGPD e um RH cada vez mais estratégico.

Novamente: desde de que a escolha da empresa seja por uma plataforma integrada e confiável.

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Máxima economia

Além de reduzir a necessidade de investimentos financeiros em equipe, treinamentos constantes e softwares muito específicos para cada processo que leva ao fechamento da folha de pagamento, a terceirização também leva agilidade ao dia a dia do Departamento Pessoal.

Caem os custos, sobe a produtividade = máxima economia.

RH mais estratégico

Consequência da primeira vantagem, esse outro benefício da terceirização e automação da folha de pagamento fica evidente quando a equipe de Recursos Humanos começa a ter mais tempo e disposição para:

• Propôr e organizar programas de bem-estar
• Pesquisar e melhorar o clima organizacional
• Dedicar-se a recrutamento e seleção
• Estruturar onboardings e treinamentos
• Interpretar dados dos relatórios gerados por sistemas de gestão
• Criar novas políticas de Diversidade e Inclusão
• Etc.

Percebe quantas coisas excelentes podem acontecer se não há tanto processo manual envolvido no cotidiano?

Redução de erros

Com um software de RH integrado à folha de pagamento, os cálculos de salários, adicionais e benefícios que poderiam resultar em falhas e gerar problemas trabalhistas acontecem com total assertividade.

Os preenchimentos de planilhas à mão acabam, inclusive de férias, horas extras e outros detalhes essenciais para pagamentos corretos (para o bolso do trabalhador e para o caixa da empresa!).

Integração simplificada com o eSocial

Como o eSocial é uma ferramenta online que unifica o envio de dados trabalhistas para o governo, nada melhor do que uma tecnologia integrada a esse sistema, capaz de migrar em instantes as informações da folha de pagamento para ele.

Preocupações do tipo “será que registrei essa admissão?” ou “esqueci se computei esse afastamento” deixam de existir.

Conformidade com a LGPD

Ainda, as melhores automações para DP tratam os dados sensíveis como pede a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), ou seja, são adequadas para que toda e qualquer informação pessoal de terceiros fique protegida.

Isso é essencial para uma relação transparente entre contratantes e contratados, afinal, nenhum colaborador quer seus documentos pessoais, dados bancários e históricos médicos “vazando” internet afora, né?

E quanto custa terceirizar folha de pagamento?

O valor vai depender de diversos fatores, desde o formato escolhido até o porte da empresa e a quantidade de dados a serem processados, mas é importante você saber que, geralmente, há cobrança de uma mensalidade fixa somada a um valor por cada colaborador cadastrado.

Algumas plataformas também oferecem outros recursos, como gestão de ponto e admissão digital, podendo ou não adicionar valores extras à mensalidade, mas, de qualquer forma, na maioria das vezes, a economia com erros, multas e retrabalhos compensa o investimento na terceirização.

“Gostei! Então, como terceirizar folha de pagamento?”

Não bastassem os prós desse investimento, a terceirização é super simples: escolha o formato certo de solução ou a melhor plataforma digital para as necessidades da sua empresa, pesquise quem oferece, pondere os diferenciais de cada fornecedor e comece a migração!

Aqui estão os cinco passos essenciais para agir:

1. Mapear a empresa – analise a estrutura atual, a quantidade de funcionários, os tipos de jornada e de escalas a serem geridas, os cálculos mensais feitos por aí e as necessidades do RH
2. Consultar a legislação trabalhista – estude ainda mais para se certificar de que a solução escolhida estará de acordo com o que diz a CLT, a LGPD e outras normativas, bem como com as exigências do eSocial
3. Definir o modelo de terceirização – apesar de você já saber que automatizar é a alternativa mais moderna, talvez prefira contratar um escritório contábil ou uma empresa prestadora de serviços específicos; defina!
4. Avaliar fornecedores – finalmente, entenda as integrações e o nível de facilitação de rotina que as soluções e plataformas previamente selecionadas oferecem; avalie o suporte e o atendimento também
5. Escolher e implementar – adote a novidade como um teste e analise as primeiras semanas de uso enquanto vai capacitando a equipe para trabalhar de uma nova forma

Se você escolher digitalizar os processos, certifique-se de configurar todas as jornadas e escalas, importar dados antigos (se possível) e validar o que acontecerá automaticamente a partir da mudança.

Garanta que a folha de pagamento seja processada com precisão, sem comprometer o controle interno ou a paciência dos seus funcionários! Boa sorte.