Sabe aquele email em que você avisa sobre mudanças de horários, novos processos ou o lançamento de uma campanha? Ele é um exemplo de comunicado interno, ou seja, é uma documentação informativa, feita para você garantir que todos estejam por dentro de tudo na sua empresa.
Comunicados assim ajudam a manter a organização e evitam desencontros, eliminando a necessidade de reuniões e, ao mesmo tempo, comunicados que acabam ficando pela metade ou sendo mal interpretados.
Quer aprender como fazê-los ou melhorá-los? Este artigo foi feito para lhe guiar!
Para que servem as mensagens de um comunicado interno corporativo, afinal?
O que consta num comunicado interno deve ser pensado para que informações importantes sejam corretamente repassadas dentro de uma empresa. Não importa se o comunicado for impresso ou digital!
Esse tipo de documento serve para orientar, avisar ou alinhar algumas, várias ou todas as pessoas de uma equipe sobre algo que interfere em seu cotidiano ou sua rotina.
Ao mesmo tempo, também é uma ferramenta de gestão, afinal, melhora a organização de processos, reduz dúvidas e contribui para um relacionamento transparente entre líderes e liderados ou contratante e contratados.
Sem bons comunicados internos, muita coisa se perde no caminho, cada um entende a informação de um jeito e um processo pode acabar saindo do rumo. Com eles, acontece exatamente o oposto!
Imagine só se o dono de uma fábrica decide mudar o horário de entrada de seus funcionários para que haja melhor aproveitamento da luz natural, mas não formaliza a decisão: apenas comenta a novidade com um funcionário no corredor.
O funcionário conta para um colega quase imediatamente, enquanto tomam um café.
No dia seguinte, parte do time chega mais cedo, parte chega no horário antigo e a operação vira uma zona!
Nesse caso, faltou o gestor optar por um comunicado interno em vez de fazer um comentário “de passagem” com apenas um colaborador, percebe?
Agora, imagine que uma loja de roupas está se preparando para uma semana de promoções imperdíveis e, apesar de tudo ser devidamente atualizado, o responsável por gerenciar o time de vendas esquece de informar dia e horário do início das ofertas…
Os primeiros clientes chegam, a etiqueta fala “A”, mas o vendedor fala “B”, e aquela venda que poderia ter sido valiosa, acaba se tornando um fracasso!
Isso também poderia ser evitado com um comunicado interno feito antecipadamente.
Mas existem vários outros tipos de informativos tão importantes quanto, quer ver?
São vários os tipos de comunicado interno que você pode usar!
- Comunicado operacional: trata de uma mudança de escala de trabalho, um procedimento novo, uma nova regra de segurança, férias/feriados etc.
- Comunicado estratégico: mostrar metas, resultados ou direcionamentos da liderança para o time
- Comunicado de evento: avisa sobre treinamentos, reuniões ou encontros presenciais ou online
- Comunicado de/sobre benefícios: explica mudanças em planos ou programas de benefícios da empresa
- Comunicado de equipe: informa a chegada de novos colaboradores, saídas ou mudanças na organização do time
- Comunicado institucional: serve para que a empresa compartilhe campanhas, alterações em políticas internas ou novas regras e novidades que todos precisem saber
E todos têm o mesmo processo de elaboração. Não se preocupe!
Como fazer comunicado interno eficaz? Passo a passo completo
Escreva um texto claro, direto e fácil de entender, sem frases complicadas ou formalidades desnecessárias. Certifique-se de que seus funcionários vão captar a mensagem de primeira, sem ter dúvidas.
Comece com um título que chame a atenção, adicione, na mensagem, só o que realmente importa e, se necessário, termine com uma espécie de “chamada para ação” – um incentivo a alguma atitude, tipo “participe” ou “inscreva-se”.
Siga as etapas apontadas adiante e você chegará no melhor resultado!
1. Comece decidindo o que você vai dizer/escrever
Tenha certeza sobre a mensagem que você quer registrar, buscando respostas para perguntas, como:
- O que eu quero que as pessoas saibam?
- Por que elas precisam saber disso agora?
- O que eu espero que elas façam depois de ler?
Suponha que você esteja implementando uma opção online de sistema de controle de ponto na empresa: sua ideia é que as pessoas sejam somente informadas da mudança, por enquanto, ou já entendam como usar a nova tecnologia e a partir de quando a novidade está valendo no pedaço?
Anote ideias antes de organizar o texto final e, ao redigir, escreva como se estivesse contando a notícia pra alguém.
O que você diria primeiro? O que não poderia faltar? Como seria a conclusão do diálogo? Pense nisso!
2. Entenda para quem você está escrevendo
Para evitar que cada pessoa ou equipe haja de um jeito, direcione a mensagem:
- Seu comunicado é para toda a empresa ou só para um grupo?
- Será que faria sentido mudar o tom e o formato do comunicado para repassar a equipes diferentes, mesmo levando a mesma mensagem nos dois modelos?
- As pessoas já estão por dentro do assunto informado ou saberão da informação pela primeira vez?
Se for um tema técnico, explique o necessário da forma mais simples possível. Agora, se for algo estratégico, conte o contexto e os motivos da decisão.
Use o mesmo tom das conversas do trabalho, algo direto, leve e com respeito. Leia o conteúdo em voz alta para saber se essa máxima foi seguida antes de enviar.
3. Decida como você vai mandar o comunicado
Um aviso no mural funciona bem para determinados colaboradores, mas passa batido por outros e vice-versa. Um e-mail, com certeza, vai ser lido por todo mundo que trabalha à frente do computador, mas será que por todos os que precisam receber a informação?
O canal muda conforme o teor e o recipiente do comunicado interno. Às vezes, até o WhatsApp resolve!
Estas observações podem orientar sua escolha:
Quando usar? Avisos mais formais ou que precisam ficar registrados
Cuidados importantes: evitar textos longos e trazer um título chamativo para o clique
Quando usar? Comunicados rápidos durante o dia a dia
Cuidados importantes: evitar exageros na informação (emojis demais, por exemplo) e até na quantidade de partilhas de mensagem através deste canal
Mural (físico ou digital)
Quando usar? Para informações de interesse geral
Cuidados importantes: manter visível e atualizar com frequência
Sistema de comunicação interno
Quando usar? Mudanças em processos e políticas; comunicados mais técnicos
Cuidados importantes: certificar-se que todos tenham acesso e manter um histórico organizado para verificação das atualizações
Reunião presencial ou online
Quando usar? Apenas em caso de necessidade imediata
Cuidados importantes: ser direto e registrar os pontos ligados ao comunicado, às dúvidas que foram sanadas e a acordos feitos a partir da informação
4. Dê um título ao comunicado que fale por si
Isso, mesmo! “Entregue” a mensagem antes mesmo da abertura do texto. É o título que decide se o aviso vai ser lido na hora, deixado para depois ou ignorado.
- Vá direto ao ponto
- Não deixe espaço para duplas interpretações
- Evite exageros (pontos de exclamação, frases gritantes)
- Evite informações genéricas
Em vez de “Atualização interna”, escreva “Aviso importante sobre o expediente”. Pergunte-se: se eu recebesse o comunicado, abriria de imediato?
5. Evite rodeios
Você não precisa da estrutura introdução + explicação + agradecimento e o que couber no conteúdo só para fazer um bom comunicado.
- Comece dizendo o que muda/o que vai acontecer/o que precisa ser feito; e
- Depois, explique o motivo!
- Se precisar incluir detalhes, deixe para o final e dê preferência à apresentação em tópicos.
Olha só um exemplo:
Modelo de Comunicado Interno Operacional
[Enviado por e-mail]
Assunto: Ajuste no fluxo de pedidos do setor de vendas
Corpo do e-mail:
Olá, pessoal.
A partir de amanhã, os pedidos recebidos pelo WhatsApp devem ser lançados diretamente no sistema antes de qualquer registro manual. Esse ajuste vai evitar duplicidade e garantir que cada pedido seja processado corretamente.
Se tiverem dúvidas ou precisarem de ajuda para usar o sistema, falem com [Nome do Responsável pelo Setor]. Assim todo mundo consegue trabalhar de forma mais organizada e sem retrabalho.
Obrigado por se adaptarem rápido e manterem tudo funcionando!
Assinatura:
Abraços,
[Nome do Remetente]
6. Anexe/disponibilize tudo o que tiver impacto para a informação
Finalmente, já deixe à mão qualquer link, anexo ou contato necessários, evitando que quem recebe o comunicado precise “sair caçando” essas coisas por aí.
Se uma pessoa ou uma equipe precisam agir ao receber a mensagem, facilite essa ação.
São exemplos básicos de adendos importantes em materiais assim:
- O link direto para um formulário ou para um sistema
- Um anexo com orientações mais rápidas
- O contato de quem pode ajudar a resolver o problema
- O cronograma de uma ação, como um evento presencial
- O regulamento de um novo benefício ou programa
- Etc.
7. Revise, envie e confirme o recebimento
Antes do “Enviar”, revise cada palavrinha e conteúdo do seu comunicado. Após o compartilhamento, consulte os colaboradores para saber se todos receberam e compreenderam as informações.
Cada “detalhe” do processo é importante até para a evolução da comunicação interna empresarial, bem como a criação de uma rotina rápida de atualização e do hábito de reuniões de feedbacks construtivos – inclusive para você verificar se os combinados estão sendo cumpridos.
Deixe seu comentário