Se o seu RH ainda depende de papel, você já deve saber que isso significa perda de tempo e dinheiro, muito retrabalho e um risco constante de problemas legais, então, o que falta para investir na digitalização de documentos?
Pilhas de currículos na gaveta, atestados amassados, contratos registrados perdidos em caixas... Esse caos afeta diretamente a produtividade da sua empresa e compromete a segurança jurídica da gestão de pessoas.
Leia este artigo, que é um guia para a modernização de todo tipo de operação, e entenda como ganhar agilidade e manter tudo em dia gastando só o necessário.
A digitalização de documentos de RH é urgente
Necessidade imediata, a digitalização via sistemas específicos para RH, em substituição ao armazenamento de arquivos físicos, traz benefícios que vão muito além da organização da bagunça.
Ela acaba com riscos de extravios, com a lentidão nos processos e com a falta de padronização que coloca em xeque a segurança jurídica e a eficiência do negócio!
E nada melhor do que fazê-la acontecer através de plataformas de gestão de pessoas confiáveis e reconhecidas no mercado, como a Coalize.
Adequação às tendências, menos retrabalho, processos mais fluidos, eliminação de tarefas manuais e etapas operacionais desnecessárias, apuração e organização precisa de informações são só algumas das vantagens de fazer esse investimento (que cabe no bolso).
Garanta um armazenamento digital seguro no seu RH!
Não deixe para amanhã a assinatura de sistema em nuvem totalmente confiável que você pode ter hoje. Conte com os backups automáticos, a criptografia de dados e o controle garantido de acesso aos seus arquivos oferecidos pela Coalize.
As antigas caixas e gavetas, os HDs externos gigantes e os pen drives que de repente precisam ser formatados podem ficar só no seu livro de relíquias, e papéis realmente importantes vão direto a um “cloud storage”.
Você ainda ganha em:
- Redução de erros operacionais
- Fim do risco de perdas, danos e extravios
- Backups automáticos
- Criptografia de ponta
- Rastreamento de movimentações
- Máxima segurança documental no seu RH
- Agilidade ao contratar e demitir
- Escalas e férias devidamente organizadas
- Gestão eletrônica completa dos documentos
Chega de complicar a rotina de quem já tem funções demais, né?
Quais documentos de RH podem ser digitalizados e armazenados na Coalize?
Praticamente toda a documentação trabalhista pode ser convertida em documentos digitais para o seu RH armazenar na Coalize, incluindo contratos, carteira de trabalho, fichas cadastrais, atestados médicos, declarações e justificativas, advertências, registros de férias e termos de rescisão.
Os espelhos de ponto também podem ser automatizados, ou seja, criados, monitorados e até assinados digitalmente.
Para orientar os colaboradores da sua empresa a digitalizar documentos e compartilhar com o RH, basta seguir o que está em destaque, adiante.
Passo a passo da digitalização de documentos para o RH
- Tire uma foto legível do documento usando o seu celular
- Salve o arquivo no formato PDF
- Acesse a Coalize com seu login e sua senha e compartilhe o documento
- Lembre-se de registrar do que se trata o arquivo
Enquanto isso, tome as medidas necessárias para que haja adequação total dos processos à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Como garantir conformidade digital com a LGPD no RH?
Usando a Coalize como ferramenta para automatizar RH, você já estará com tudo encaminhado para adequar o departamento de Recursos Humanos da sua empresa a essa legislação tão importante.
Isso porque a plataforma restringe o acesso aos documentos somente a pessoas autorizadas e permite que você saiba quem acessou cada “papel” e por quais motivos.
Além da automatização, certifique-se de ter o consentimento dos colaboradores para uso e armazenamento de dados e de registrar todas as movimentações.
Finalmente, seu RH sem papel – e com eficiência
Transforme a sua rotina e a rotina da sua equipe através da automação de processos num software de RH e da digitalização de documentos!
Sem papéis acumulados, o time ganha tempo para focar em decisões importantes, enquanto a empresa se protege juridicamente e opera com muito mais organização.
Experimente hoje o armazenamento digital seguro da Coalize, testando-o gratuitamente. É só procurar um botão de cadastro aqui no site.
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