Fechamento de folha de ponto: guia com passo a passo

O fechamento de folha de ponto é aquele momento do mês em que o Departamento Pessoal deve conferir a jornada de cada colaborador para calcular os salários. Isso inclui checar horas de entrada, descanso e saída, além de faltas e atrasos.

É um dos processos mais burocráticos de um negócio e afeta, principalmente, a rotina do RH.

Não à toa, o setor acumula boa parte das atividades que envolvem burocracia, ficando atrás apenas da contabilidade na maioria das empresas. Aliás, alguns levantamentos já revelaram até que micro e pequenas empresas do Brasil perdem centenas de horas e pelo menos dezenas de dias por ano em tarefas do tipo.

Mas nem adianta pensar em fugir desse processo, pois as leis trabalhistas obrigam um controle de ponto cada vez mais detalhado!

O bom disso tudo é que já é possível otimizar o fechamento de folha e ter uma rotina com bem menos burocracia. Este artigo traz um passo a passo para você aplicar por aí. Segue a leitura!

O que é a folha de ponto?

A folha de ponto é o documento que comprova a jornada de trabalho, resguardando tanto o colaborador quanto o empregador em relação ao registro das horas. Nesse recurso, ficam registradas informações como entrada, descanso, saída, atrasos, faltas e horas extras dos funcionários, facilitando o cálculo dos pagamentos no final de cada mês.

Erros no fechamento da folha podem levar a ações trabalhistas para ressarcimento de horas extras ou referentes a reclamações quanto à falta de períodos de almoço garantidos por lei, por exemplo.

Equívocos como esses também geram problemas diretamente nas finanças da companhia.

Imagina ter que gastar ainda mais recursos com encargos judiciais devido a cálculos incorretos? É justamente por isso que a folha de ponto existe: para ser um registro completo e fidedigno do dia a dia de cada funcionário.

O que diz a lei sobre folha de ponto?

O registro de ponto está previsto no artigo 47 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e é obrigatório para todas as empresas com mais de 20 colaboradores. Consequentemente, a folha de ponto também!

Veja o parágrafo abaixo, que fala sobre a obrigatoriedade do controle de ponto na CLT.

A CLT também dispõe sobre o tempo para repouso ou alimentação. Segundo o artigo 71, quando a jornada exceder 6 horas, o empregador deve, obrigatoriamente, conceder ao funcionário um intervalo de, no mínimo, 1 hora e, no máximo, 2 horas.

Caso isso não ocorra, a empresa deverá pagar o período referente ao descanso com 50% a mais sobre o valor da hora de trabalho ou alguma outra adição (em porcentagem) que tenha sido pré-estabelecida em acordo com o sindicato da categoria do trabalhador.

Precisa evitar o risco de quaisquer consequências legais em não fazer o controle de ponto? Consulte ainda a Portaria 671, de 2021, que trouxe algumas alterações em outras normativas antes muito utilizadas e que regulamenta, inclusive, o ponto eletrônico e digital.

Controle de jornada segundo a Portaria 671

A Portaria 671 mantém a obrigatoriedade do registro das atividades dos funcionários em folha, mas traz novidades sobre os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), comumente chamados de relógios de ponto.

Nela, os três tipos permitidos de sistemas permitidos pela lei – REP-C, REP-A e REP-P – também ganharam regulamentações específicas.

O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) é o equipamento em que o trabalhador faz suas marcações e recebe o comprovante impresso na hora. O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A), por sua vez, é um sistema híbrido, em que o registro pode ser feito tanto manualmente como em aplicativos.

Já o Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P) consiste no uso de softwares para o controle de entrada e saída do local de trabalho e, assim como o REP-A, pode incluir aplicativos de controle de jornada instalados tanto no computador do funcionário – inclusive daqueles que fazem home office – quanto no celular.

Adiantando uma possível pergunta que possa ter surgido por aí: sim, o controle de ponto por celular é legal e regulamentado pela Portaria 671 e pode, inclusive, ajudar a fazer folha de ponto.

Como fazer a folha de ponto?

Existem formas manuais e outras automatizadas que auxiliam na otimização do fechamento da folha. As mais escolhidas atualmente se encaixam no segundo grupo: pontos eletrônicos e digitais podem reduzir o tempo desperdiçado e o dinheiro gasto com horas extras quando seus recursos são usados a favor dos cálculos no fim de cada mês.

Ainda existe uma grande dúvida de muitos gestores: entre as tantas opções no mercado, como escolher e contratar o relógio de ponto?Abaixo, estão listadas as principais formas de registro de ponto e suas vantagens para você avaliar e decidir. Olha só!

1.  Pelo ponto manual

Este é o modelo mais tradicional, no qual o colaborador faz a marcação de ponto em papel. Apesar de muitas empresas optarem pelo modelo por gerar poucos gastos, é um bom exemplo daquele ditado de que o barato pode sair caro.

O ponto manual costuma ser o mais vulnerável a erros nos registros e torna mais suscetíveis as fraudes na marcação de horários e assinaturas.

2.  Através do ponto em planilha

A planilha é considerada outra forma de ponto manual. Mesmo estando em ambiente digital, é o próprio funcionário que edita o documento manualmente. Em geral, o registro é feito através de um arquivo de Excel ou Google Sheets, como este modelo de planilha de controle de ponto.

Normalmente, o RH usa esse tipo de ponto para criar uma nova planilha com os dados da jornada. O processo é também mais suscetível a erros e fraudes.

3.  Com ponto mecânico e eletrônico

O recurso inclui aquele relógio que costumamos ver nos espaços físicos dos escritórios em diferentes modelos, que vão desde os que usam um cartão de papel para carimbar ou furar, até os mais modernos, que fazem a leitura da digital.

Ele é menos passível de erros, mas, quando menos atualizado, ainda toma muito tempo do RH, pois cada registro deve ser transcrito pela equipe em uma planilha para que, só então, aconteça o fechamento da folha.

4.  Com o ponto digital

A opção mais moderna para fazer um controle de ponto eficiente e seguro é o ponto digital, que permite registros da jornada pelo computador, tablet ou celular, em um aplicativo e, geralmente, “sobe” automaticamente as informações marcadas por cada colaborador – em tempo real – para o setor responsável pelo gerenciamento da folha.

Além de trazer dados mais próximos da realidade, esses sistemas ajudam nas tomadas de decisões mais assertivas e até na gestão de horas extras.

Eles são muito indicados para empresas em regime híbrido, home office ou com parte da jornada em locais fora da sede e, inclusive, dá para considerar o registro de ponto remoto imprescindível nesses casos, já que ele pode ser feito de qualquer lugar com GPS se implementado por especialistas do mercado.

Enfim, contar com a tecnologia é um ótimo caminho para otimizar o fechamento da folha e não sobrecarregar os responsáveis pelo fechamento. Sabendo disso, siga para as próximas orientações importantes.

Quando fechar a folha de ponto?

O artigo 459 da CLT define o quinto dia útil como prazo para o pagamento dos funcionários das empresas, recomendando o fechamento de folha de ponto até o último dia útil do mês anterior. Esse intervalo é o ideal para organizar a contabilidade e não atrasar o salário.

Lembrando que os pagamentos relacionados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) são sempre calculados com base na remuneração referente ao mês redondo – por exemplo, paga ao funcionário pelo trabalho executado do dia 1º ao dia 30 ou 31: mais um motivo para o fechamento acontecer corretamente.

Ou seja, não existe isso de que “a folha de ponto fecha dia 20”. Se a empresa considerar o período de 20 de maio a 20 de junho, por exemplo, a lei não estará sendo seguida.

E, com a chegada do eSocial, software desenvolvido para facilitar a transmissão de informações trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores ao governo, ficou muito mais fácil para o Estado fiscalizar o cumprimento da legislação, já que o upload dos dados de folha de pagamento deve ser feito no sistema até, no máximo, o dia 15 do mês seguinte ao fechamento.

Dessa forma, quem faz o processo fora do previsto corre mais riscos de sofrer sanções e, inclusive, as folhas de ponto podem ser solicitadas a qualquer momento para cruzamento de dados, por isso, certifique-se de que você esteja seguindo o procedimento da forma certa.

Como fechar folha de ponto: passo a passo

Para não errar, o passo a passo do fechamento da folha de ponto inclui levantar as informações, analisá-las, conferi-las e, só então, encerrar o processo.

É preciso muita atenção em cada momento para garantir o cumprimento da lei. Confira adiante as etapas exatas de como fechar a folha de ponto para encaminhar tudo sem qualquer problema!

1.  Faça o levantamento da jornada

Primeiro, você precisa levantar todas as informações sobre entradas, saídas, intervalos, atrasos, horas extras e faltas. Esses dados vão compor a contabilização para a folha de pagamento.

Dessa forma, você deve analisar se o funcionário está cumprindo os horários definidos em contrato antes de qualquer coisa. Essa análise evita diferenças no fechamento de folha e no que é enviado ao eSocial.

Tenha muita atenção especialmente aos períodos de repouso ou alimentação, para saber se o colaborador está fazendo as pausas obrigatórias por lei.

2.  Insira todos os apontamentos na folha

Os dados analisados devem estar todos na folha de ponto, incluindo horas extras, faltas e abonos. Cheque um por um para garantir que não há erros, pois o que está registrado no documento terá impacto direto na folha de pagamento.

3.  Faça o cálculo da folha de ponto

O passo final consiste em calcular a folha de ponto. Você deve usar o salário-base para fazer acréscimos ou descontos de acordo com o que está no documento. O processo é distinto para cada tipo de ponto: manual ou digital. Veja, abaixo, como proceder em cada caso.

Como calcular folha de ponto manual?

Empresas que usam modelos de ponto manual ou mecânico costumam fazer fechamento de folha de ponto no Excel, mas o processo de cálculo acaba sendo muito trabalhoso para o setor responsável, já que é preciso passar todos os dados a seguir da folha de ponto para a folha de pagamento, como:

• datas;
• horário de entrada;
• saída para repouso ou alimentação;
• volta do repouso ou alimentação;
• horário de saída; e
• saldo de horas.

O saldo de horas é a quantidade total de tempo trabalhado no mês, incluindo as horas extras, que têm acréscimo de 50% sobre o valor da hora normal em dias úteis e 100% em domingos ou feriados.

Vale ressaltar que esses percentuais podem variar de acordo com determinações de cada sindicato.

A recomendação para quem usa esse método é o controle semanal da jornada, pois o volume de trabalho é alto se toda a gestão dos horários ficar só para o fim do mês e a chance de cometer algum erro é muito maior.

Como calcular a folha de ponto digital?

Para calcular a folha de ponto usando dados de registros eletrônicos ou digitais, basta clicar um botão aqui e outro ali no computador e estará tudo certo! Esse formato de registro salva automaticamente as entradas e saídas de cada colaborador, armazenando diariamente as informações de banco de horas, faltas e atrasos.

Graças a essa automatização, o setor responsável pelo controle de jornada consegue acompanhar tudo em tempo real, conseguindo um fechamento da folha muito mais fácil e rápido.

Normalmente, o clique em um botão não apenas é suficiente para gerar os relatórios, como para exportá-los para a contabilidade e o eSocial. Dentre as vantagens, também estão menos erros de cálculo do pagamento ou nos registros do ponto.

Além disso, o próprio funcionário consegue ver no sistema as horas trabalhadas, controlando também em tempo real sua jornada. Legal, né? Um controle transparente como esse é algo que ajuda até mesmo a melhorar a relação entre empregado e empregador!

Sem mencionar que o investimento nesse empurrãozinho da tecnologia é bem melhor do que as horas e o dinheiro perdidos com o preenchimento de planilhas e mais planilhas sem fim, né?

Um estudo da MIT Technology Review de 2021 mostra que 7 a cada 10 empresas da América Latina têm investido em automação dos processos. A sua organização se encaixa nesse número?

Se você procura mais facilidade e rapidez no fechamento de folha de ponto, não fique de fora da estatística! Pode apostar: seu dia a dia será muito mais tranquilo.