Para fazer uma boa gestão de horas extras, você deve entender onde sua empresa está errando, adotar um sistema de ponto com banco de horas integrado e criar uma política para nortear o uso desse recurso a fim de fazer um controle eficiente de jornada de trabalho.
Afinal, não é de hoje que empregadores e seus funcionários se envolvem em situações complicadas que acabam por chegar até a Justiça por erros causados por uma má gestão de jornadas prestadas.
Levantamentos do Tribunal Superior do Trabalho (TST) mostram que, em 2024, foram julgados 70.508 processos relacionados às horas extras, um acréscimo de 19,7% em comparação aos pedidos julgados em 2023 – prova de que esse tema tem sido conduzido sem os devidos cuidados necessários.
Para combater esse problema, a equipe Coalize detalhou, neste conteúdo, um caminho simples – são duas estratégias combinadas – e efetivo para proteger seu empreendimento de ações judiciais, movidas por funcionários prejudicados por deslizes que não deveriam ter ocorrido, a começar pelo conhecimento dos principais erros que ocorrem quando a gestão de horas extras não é feita com atenção.
Anote tudo!
6 principais erros no controle de horas extras para evitar a todo custo
Você pode estar pecando na gestão das horas extras se encontra dificuldades em controlar o tempo a mais trabalhado pelos funcionários, se tem custos excessivos no pagamento de jornada extraordinária ou se não utiliza ferramentas de registro desses períodos extras.
Se encontrar alguma dessas incoerências ou se identificar em algum dos cenários abaixo, ligue o alerta: é preciso tomar uma atitude para que a situação não piore e acabe prejudicando um colaborador ou trazendo sérios riscos à paz jurídica do seu empreendimento.
1. Dificuldade em controlar as horas extras dos funcionários
Nem todo mundo tem tanta vontade de trabalhar até depois do horário com frequência, certo? Mesmo assim, sempre existe alguém disposto ou precisando trabalhar um pouco mais, de olho na justa recompensa pela dedicação adicional.
O problema é que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) impõe um limite diário de horas extras que um trabalhador pode prestar – 2h diárias, 10h semanais no máximo –, mas essa questão pode ser ignorada pelo colaborador que está precisando fazer uma grana.
Só não pode passar despercebido por você, que pode acabar se complicando com a fiscalização se esse limite não for respeitado, que pode acontecer facilmente quando:
- Faltam normas claras e um esforço dos líderes para conscientizar os colaboradores sobre os limites legais da prestação de horas extras
- Os mecanismos para registro e controle dessas horas extras não são confiáveis
- Os dados coletados são tratados manualmente pelo RH
Agora, a consequência mais visível e imediata da falta de controle da prestação de horas extras é o prejuízo financeiro…
2. Aumento dos custos trabalhistas devido ao excesso de horas extras
Quando as horas extras são prestadas dentro dos limites da legislação, mas sem uma real necessidade de o funcionário ficar um tempo a mais do que a jornada já definida em contrato, o setor financeiro pode ser surpreendido na hora de fechar a folha de pagamento.
Em casos mais graves, em que algum funcionário ultrapasse as 2h diárias – e 10 semanais – de jornada extra, a empresa pode ser acionada judicialmente e ser obrigada a pagar multa por cada descumprimento da norma prevista no artigo 59 da CLT.
O valor mínimo de multa pelo desrespeito aos limites determinados por lei é de R$ 500 pagos pela empresa por cada trabalhador em situação irregular. Salgado, né?
3. Uso de ferramentas insuficientes para gerir um grande volume de dados
A falta de um meio eficiente para controle de jornada de trabalho é um erro que antecipa outros, criando uma bola de neve que gestor nenhum quer ter que lidar na rotina do seu escritório.
A depender do tamanho do quadro de funcionários, o volume de dados gerados é tão grande que o RH não dá conta de cuidar de tudo com atenção. Se esses registros forem manuais, então, a chance de um erro humano se intensifica.
Não ter a ferramenta certa para monitorar as jornadas com responsabilidade pode gerar inconsistência de informações por marcações de ponto feitas incorretamente – ocasionando até marcações indevidas de horas extras que não foram cumpridas.
Mas esse é um assunto para o próximo tópico.
4. Inconsistência na marcação das horas de trabalho
Esse tipo de erro acontece, geralmente, quando são usados os modelos mais antigos de registro de ponto, como as anotações em livro ou em relógios mecânicos. Com esses modelos, o trabalhador está mais sujeito a errar o registro, fora o risco do RH de perder informações.
A inconsistência na marcação representa um problema duplo para as finanças da sua empresa:
- Você pode acabar pagando por horas extras que foram indevidamente marcadas, pois não foram realmente trabalhadas
- Você pode enfrentar uma ação trabalhista de um colaborador que prestou o serviço, mas não recebeu porque o registro acabou danificado ou se perdeu
Além da necessidade de um cuidado maior com essas formas ultrapassadas de registro de ponto, confiar nelas para calcular corretamente as horas extras devidas tende a se mostrar mais um erro sério de gestão.
5. Dificuldade em calcular corretamente as horas extras
Imagine seu RH computando linha por linha as horas extras de dezenas de funcionários, conferindo página a página ou cartão por cartão as jornadas de cada um. Consegue pensar na chance de ocorrer um erro de cálculo que prejudique e irrite – com razão – um trabalhador?
Sem contar que os colaboradores do setor pessoal podem ficar tão ocupados tentando minimizar esses erros que pode faltar tempo e energia para darem conta de outras demandas e, assim, vão mesmo acabar precisando fazer hora extra!
6. Ausência do registro de horas extras de funcionários com jornadas externas
Outro cuidado que o RH deve ter é com o registro preciso das jornadas externas. Colaboradores que cumprem suas funções fora do local de trabalho – entregadores, motoristas etc. – também têm direito ao pagamento das horas extras prestadas.
Muitos gestores deixam de marcar esse tipo de jornada porque usam um modelo de controle restrito ao espaço físico da empresa. A mesma dificuldade se aplica aos funcionários em regime híbrido ou de home office.
Isso limita o desempenho do trabalhador, para não mencionar o risco de problemas com a Justiça.
Percebeu como esses erros estão conectados e se alimentam num ecossistema falho que, além de prejudicar os dois lados, cria um ambiente carregado de insatisfação e desconfiança?
Mas você não precisa perder seu sono por isso!
É possível combinar seus recursos com os avanços de um sistema de gestão de pessoas para reduzir erros com a ajuda da automação.
Ninguém quer fazer parte da estatística do TST no próximo ano, né?
Como evitar erros no controle de horas extras?
Você pode zerar quaisquer complicações combinando duas estratégias que se complementam: a implementação de uma política de horas extras específica para sua empresa e o uso de um sistema digital de controle de ponto eficiente.
Crie uma política de horas extras para seus funcionários
Criar uma política clara e ajustada às particularidades da sua empresa é o primeiro passo para alinhar a gestão de horas extras em parceria com seus funcionários. Não esqueça de enquadrar seus termos de acordo com tudo o que as leis trabalhistas já preveem.
Se você precisa de alguma dica extra para sua política de horas extras, orientamos que ela deve se amparar em três princípios.
1. Divulgue as regras com frequência
Não tem como achar adequado cobrar de um colaborador o cumprimento de uma medida da qual ele não foi comunicado, certo?
Certifique-se de que essa política seja repassada a cada funcionário no momento da sua admissão e reforce-a através de e-mails e comunicados, garantindo a fixação das regras para gestão de horas extras e a colaboração de todos na implementação das mesmas.
2. Estabeleça limites para a prestação de horas extras
Determine limites para o quanto cada categoria pode exceder da jornada regular, de acordo com a demanda de trabalho, de preferência dentro de uma margem de valor já prevista para pagar as horas extras, evitando ficar sem caixa no fim do mês.
Essa medida é importante para evitar o excesso de horas extras, que podem causar prejuízo financeiro, exaustão física e mental dos colaboradores e descumprimento da lei.
Aliás, não se esqueça de que a CLT fixa a duração da jornada regular de trabalho em 8 horas diárias, autorizando que sejam acrescidas mais duas quando necessário, sem nunca ultrapassar o limite de 44 horas semanais.
3. Monitore as jornadas usando ferramentas de controle de ponto
Para ter certeza de que os limites determinados serão respeitados e ajudar o colaborador a realizar apenas as horas extras que lhe cabem, monitore a jornada de trabalho usando um sistema de controle de ponto.
E, como ficou claro que os meios tradicionais acabam por facilitar que erros humanos aconteçam – mais ainda em empresas com um número alto de funcionários –, você precisa optar por uma ferramenta que entrega níveis maiores de confiabilidade para sua gestão.
Adote o quanto antes um controle de ponto moderno
Invista em um sistema de ponto eletrônico sem erros e à prova de fraudes que garanta mais segurança e controle para o cumprimento das horas extras e da jornada de trabalho de um modo geral.
Aliás, as melhores ferramentas para gestão de horas extras notificam o gestor quando o colaborador solicita hora extra. Nesse momento, cabe ao RH aprovar ou recusar o cumprimento dessa jornada adicional com apenas um clique.
Para aproveitar essa e várias outras soluções para RH, você pode escolher entre cinco opções – ou integrar todas elas!
Top 5 ferramentas para gestão de horas extras
- Relógio de ponto biométrico: registra as horas trabalhadas por leitura de impressão digital, cartão magnético ou com senha numérica.
- Relógio de ponto por tablet: anota a jornada de trabalho por meio de um tablet posicionado na entrada do local de trabalho.
- Registro de ponto por computador: basta fazer login no site do sistema de ponto digital através do computador usado na empresa para bater o ponto.
- Ponto eletrônico no celular: registro via geolocalização, por app no celular do próprio funcionário.
- Banco de horas integrado: a gestão de um banco de horas integrado ao sistema de ponto é muito mais tranquila pelo simples fato de ser automatizada.
Agora que você descobriu o que não fazer e como controlar as horas extras da empresa, que tal conferir dicas para reduzir esse gasto no seu negócio com o auxílio das ferramentas acima?
Como evitar e reduzir o excesso de horas extras em 6 passos
As dicas abaixo vão tornar sua gestão mais eficiente – para além do controle das horas extras.
- Antecipe picos de trabalho e planeje recursos com antecedência para evitar necessidade de horas extras emergenciais.
- Identifique e elimine retrabalhos que gerem trabalho adicional.
- Defina prazos viáveis e compatíveis com a capacidade da sua equipe.
- Automatize tarefas manuais que prolonguem a jornada de trabalho da equipe.
- Faça uma distribuição de tarefas que considere as funções e habilidades do time, cuidando para não sobrecarregar os colaboradores.
- Use um software de RH que realmente facilite o controle da carga horário dos funcionários.
Fazendo isso, você também reduz a fadiga e exaustão física e mental, previne a diminuição da produtividade e da qualidade do trabalho e reduz o risco de rotatividade de pessoal e propensão a erros e acidentes.
Conflitos trabalhistas relacionados à gestão de horas extras
Existem alguns conflitos envolvendo o tema das horas extras que merecem uma atenção especial de gestores, já que as mudanças nos entendimentos das cortes trabalhistas podem criar um certo nível de confusão que seriam evitadas com a orientação correta.
Pagamento de horas extras para funcionários em cargos de confiança
O Tribunal Superior do Trabalho (TST) já estabeleceu que exercer cargo de confiança – recebendo um adicional de salário de 40% – não altera a necessidade de esse trabalhador ganhar em dobro a jornada de trabalho cumprida aos domingos e feriados.
A relatora do caso em questão, Delaíde Arant, esclareceu que todo e qualquer funcionário tem direito ao pagamento duplicado por trabalhar nesses dias, ainda que o artigo 62 da CLT determine que esse tipo de empregado não faça jus a controle de jornada.
Controle de ponto e horas extras para funcionários em regime de teletrabalho
Depois das mudanças que a Reforma Trabalhista trouxe a respeito do teletrabalho em 2017, muitas dúvidas surgiram sobre essa modalidade e a prestação de horas extras, pela dificuldade de fazer um controle adequado desse tipo de jornada.
Você já leu sobre a marcação de ponto online e deve estar pensando que, com ela, esse problema deixa de existir, né? E pensou certo! Esse tipo de registro de jornada é ótimo para quem tem horários mais flexíveis, como no home office.
Além de tudo, em setembro de 2022, foi sancionada a Lei 14.442, conhecida como “nova legislação do teletrabalho”, impondo a obrigatoriedade do pagamento de horas extras prestadas remotamente.
Interferência de horas extras no cálculo de férias e 13º salário
Horas extras devem ser levadas em consideração na hora de calcular o 13º salário e a remuneração das férias dos trabalhadores. Para as férias, é preciso fazer uma média das horas extras prestadas e multiplicar pelo valor da hora extra no mês em que o colaborador vai usufruir do benefício.
Ainda, para férias indenizadas, esse valor precisa ser acrescido do terço constitucional.
No caso do 13º, a média de horas extras do ano deve ser calculada e somada ao valor da gratificação.
Gostou das informações? Compartilhe este artigo com seus colaboradores e líderes e comece, desde já, a criar condições favoráveis para mudar a cara da gestão de horas extras da sua empresa. Sucesso!
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