Contratar relógio de ponto só é bom investimento quando essa ferramenta está de acordo com a legislação e atende a todas as necessidades da empresa. Nesse caso, ela ajuda a otimizar o trabalho dos profissionais do RH e do setor financeiro e traz economia de tempo e de dinheiro também.
Um relógio de ponto pode ser manual, eletrônico ou digital – sendo que a última opção é, comprovadamente, muito mais vantajosa do que as outras – e precisa ser moderno e fácil de usar, além de devidamente implementado.
Para evitar dores de cabeça no futuro, também é recomendado que você busque por um sistema desenvolvido por uma empresa reconhecida no mercado.
Contar apenas com essas informações já vai ajudar no momento de escolher? Com certeza! Mas existem vários outros detalhes importantíssimos para você garantir que fará a sua melhor aposta dos últimos anos. Trataremos deles neste artigo. Continue a leitura.
Por que um sistema de relógio de ponto é importante?
Um sistema de relógio de ponto é importante para que as empresas reduzam seus gastos de tempo e de dinheiro nos controles das jornadas de trabalho e evitem pagar horas extras a mais para os colaboradores, equilibrando valores gastos em todas as folhas de pagamento.
Ele também proporciona um relacionamento mais transparente entre contratantes e contratados, principalmente no que diz respeito ao manejo de férias e folgas e à organização das escalas.
Sistemas digitais e mais modernos têm outras funções bastante interessantes, como a possibilidade de controle do tempo trabalhado por colaboradores externos e/ou em regime de trabalho à distância e a geração de relatórios com métricas e insights para os gestores.
Outras alternativas, manuais ou eletrônicas, somente fazem sentido se atenderem às necessidades da empresa e estiverem dentro da lei. Caso contrário, a opção mais moderna é a mais recomendada por especialistas nos dias de hoje.
Quais são os tipos mais comuns de sistemas de relógio de ponto?
Os tipos mais comuns de sistemas de relógio de ponto são o manual (ou mecânico), eletrônico e digital.
Registros manuais ou mecânicos
Esses tipos de registro de jornada se assemelham aos livros ou cartões de pontos nos quais as marcações são feitas à caneta ou com carimbos.
Eles vêm sendo cada vez menos utilizados porque acabam trazendo dores de cabeça no fechamento das folhas de ponto e no pagamento dos colaboradores e também porque custam caro no longo prazo.
Além de tudo, precisam ser monitorados e fiscalizados constantemente, estão mais sujeitos a erros e fraudes e também rasuras.
Ponto eletrônico
O registro eletrônico de ponto é aquele feito através de máquinas que leem a biometria, o crachá ou até mesmo o rosto dos colaboradores quando eles chegam no local de trabalho.
Essa modalidade é mais precisa e tem melhor custo-benefício quando comparada com a manual.
Além disso, ele é eletrônico porque acontece através de um equipamento instalado no espaço físico da empresa e conta com um software para fazer a gestão dos dados registrados, mas não é digital porque não pode ser usado à distância.
Ponto digital
Ainda mais versátil, econômico, prático e fácil de usar do que as outras alternativas, o ponto digital permite o controle de jornada de colaboradores externos e internos e em regime híbrido ou de home office através de registros feitos online em uma plataforma ou aplicativo.
Suas melhores versões trazem relatórios com dados fundamentais para tomadas de decisão que partem dos gestores e reduzem ou até eliminam gastos desnecessários com pagamento de horas extras, entre outras vantagens.
Independentemente do formato que você adotar para a sua empresa – manual, eletrônico ou digital –, ele precisa seguir o que está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e em portarias do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Ah! E se a sua organização tem mais de 20 funcionários trabalhando com carteira assinada, o uso de um recurso de controle de jornada é obrigatório. Não esqueça!
Ponto digital é legal?
Muita gente ainda tem dúvida sobre isso e a resposta para a pergunta é sim. O ponto digital desenvolvido e implementado por marcas certificadas, reconhecidas no mercado, é homologado e está completamente dentro da lei.
Qual tipo de sistema escolher?
A recomendação para quem busca maior custo-benefício, menos burocracias e redução dos riscos de enfrentar problemas com a Justiça do Trabalho é adotar um sistema eletrônico ou até mesmo digital de controle de ponto.
Inclusive por todas as razões que já trouxemos até agora.
Basta escolher a tecnologia a dedo e analisar cautelosamente cada recurso oferecido por ela, além dos custos, é claro, para você ter certeza de que fez o investimento certo.
Como escolher um relógio de ponto?
O primeiro passo para selecionar o relógio de ponto da sua empresa é decidir se ele será manual, eletrônico ou digital.
Depois, sabendo qual tipo de sistema pesquisar, é fundamental navegar por alternativas disponíveis no mercado para saber mais sobre o produto e a reputação da marca que o desenvolve e implementa.
Muitos gestores conseguem filtrar duas ou três opções entre todas as que foram exploradas para, em seguida, decidir somente entre elas.
Nesse momento de decisão, são levados em consideração aspectos mais específicos de cada ferramenta, incluindo o atendimento pós-vendas dos fornecedores.
Vale ter certeza de que o relógio será capaz de:
- estar dentro da lei;
- atender às necessidades do seu negócio;
- oferecer alternativas positivas tanto para líderes quanto para liderados;
- necessitar do mínimo possível de manutenção;
- ajudar a cortar gastos e a tornar a companhia mais sustentável; e
- contribuir também com tomadas de decisão, através da análise dos dados registrados.
Aí sim virá a ponderação dos custos!
O que devo considerar ao escolher um sistema de relógio de ponto?
Eis um checklist para você de tudo o que deve ser levado em consideração, não necessariamente nessa ordem de importância: custo, características do sistema, adequação à legislação, recursos, dados, manutenção e atendimento do fornecedor.
1. Custo
O custo médio para aquisição de uma máquina de ponto eletrônico é de R$ 1.000, podendo variar para mais ou para menos. Esse valor só será gasto uma vez, mas virão outras despesas, como as de manutenção, reposição de bobina para impressão dos registros, conta de luz etc.
Pensando assim e considerando custo-benefício mais do que montantes gastos em média com a tecnologia, a aquisição de pontos digitais é igualmente vantajosa ou até mais, a depender dos outros fatores que traremos adiante.
Mas, se quiser experimentar, que tal solicitar uma demonstração e já tirar as suas dúvidas na prática?
2. Características do sistema
As características do sistema também influenciam na escolha e até na implementação da ferramenta. Para quem decide escolher recursos eletrônicos, instalados no espaço físico da empresa, até mesmo as medidas de altura e largura são importantes aspectos para analisar.
Quem opta por sistemas assim ou pelos digitais precisa avaliar, ainda:
- ano de desenvolvimento da solução;
- capacidade de processamento do software;
- comunicação entre o dispositivo de registro de ponto e outras plataformas de gestão usadas internamente; e
- adequação às leis.
No quesito legislação, estamos falando, mais especificamente, do artigo 74 da CLT e da portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego.
3. Recursos do relógio de ponto
“O relógio de ponto escolhido por mim tem todos os recursos que a minha empresa precisa para crescer, para o meu RH e financeiro se tornarem menos burocráticos e para que os meus colaboradores sejam mais felizes com o que fazem?”.
Responda a essa pergunta antes de bater o martelo sobre a sua decisão.
Opte por inovações que possibilitem registros rápidos e fáceis, pedidos de folgas ou férias com apenas alguns cliques, envio de atestados médicos online e outros recursos adicionais que venham a facilitar a comunicação com os líderes. Esse é o caminho!
4. Dados do relógio de ponto
Você pode se surpreender com as possibilidades que se abrem a partir do momento que a sua empresa adota um relógio de ponto capaz de reunir e organizar dados em relatórios!
Quantidades de horas trabalhadas ou não pelos funcionários, quem tirou ou precisa tirar férias, quem está estourando o banco e precisa de alguns dias de folga, quem enviou atestados, quando e por quais razões etc.
Com essas informações, fica muito mais fácil direcionar ações do RH, pensar em iniciativas e campanhas internas – inclusive de endomarketing –, estudar o comportamento dos colaboradores e definir estratégias individuais e coletivas.
5. Manutenção
Outro ponto a considerar quando estiver escolhendo seu relógio de ponto é a manutenção, que deve ser a menor possível, mas acontecer de um jeito tranquilo quando necessária.
A empresa fornecedora da tecnologia precisa ter assistência técnica à disposição dos clientes, além de um atendimento rápido para quem entrar em contato pedindo algum socorro.
6. Atendimento e pós-vendas
Aliás, por falar em atendimento, acredite quando ouvir que vale a pena pesquisar sobre esse fator também antes firmar a escolha do relógio de ponto ou de qualquer outra inovação para o seu negócio.
Descobrir que o atendimento é ruim depois de já estar se relacionando com a marca pode ser uma catástrofe. Pior ainda se a questão for o pós-vendas, que tem a função, na verdade, de fornecer suporte e até treinamentos sobre a ferramenta implementada.
Mesmo lá no fundo, você já sabe disso, né? E, com a leitura deste artigo, temos certeza que – agora, mais do que nunca – está pronto(a) para alcançar o sucesso!
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