6 dicas para evitar erros no controle de ponto

Manter um controle de ponto organizado e sem erros é fundamental para evitar problemas jurídicos. Confira como reduzir erros na gestão da jornada de trabalho!

Erro controle de ponto

O controle de ponto é fundamental para a organização de uma empresa em relação à jornada de trabalho dos funcionários.

É através deste controle que se torna possível monitorar os horários de entrada, saída, almoço ou horas extras, por exemplo - e é exatamente por isso que não pode haver qualquer erro em relação aos relatórios e informações.

Para evitar problemas jurídicos em relação à carga horária de trabalho, é fundamental contar com o auxílio de um controle de ponto eficiente e organizado, que auxilie os colaboradores e o gestor de RH a manter o controle, conforme o que está estipulado no contrato de trabalho.

O que é controle de ponto?

Controle de ponto significa o registro da carga horária de trabalho dos funcionários, incluindo, geralmente:

  • a entrada na empresa;
  • a pausa para hora do almoço;
  • o fim de expediente; e
  • as horas extras.

A depender do contrato e da empresa, é possível que o registro deva ser realizado mais vezes, observando sempre a jornada de trabalho contratada.

O próprio colaborador é responsável e tem o dever pela correta marcação do seu ponto para que, ao final de cada mês, o gestor consiga analisar através de relatórios o horário de trabalho de cada funcionário, sendo possível inclusive obter informação em relação aos atrasos ou antecipação do final de expediente.

Por isso a importância do controle de ponto, pois sem ele os gestores não conseguiriam obter informações necessárias para fechar a folha de pagamento corretamente.

Como fazer o controle de ponto?

Existem algumas maneiras de executar o controle de ponto e, por isso, é preciso pesquisar e conhecer detalhadamente cada método, para depois escolher o que melhor encaixa nas necessidades da sua empresa.

Para auxiliar você, selecionamos alguns procedimentos que podem ser realizados por meios manuais e também os controles mais tecnológicos.

Veja só!

Como controlar a folha de ponto manual?

Este método de controle de ponto manual é realizado através de documentos impressos (planilhas) ou de livros específicos para marcação de ponto, que podem ser adquiridos pelo RH.

No livro ou folha de ponto, devem constar colunas que precisam ser preenchidas por cada colaborador, que possui sua folha de ponto individual, para que seja entregue semanalmente ou mensalmente ao RH.

No início da planilha, preenche-se com o nome completo e o setor do funcionário e, logo após, é preciso completar as seguintes informações:

  • data;
  • horário de entrada;
  • horário de saída para o almoço;
  • horário de entrada, ou seja, a volta após o almoço;
  • horário de saída;
  • início de hora extra;
  • final de hora extra; e
  • saldo - que será calculado ao final da semana ou mês pelo RH.

Ao receber a folha de ponto preenchida, o RH deve analisar o saldo de horários do colaborador e averiguar se a quantidade de horas trabalhadas confere com as 44 horas semanais obrigatórias, por exemplo.

Como controlar a folha de ponto online?

Nesse outro estilo de controle de ponto, podemos citar vários métodos como, por exemplo:

  • a biometria;
  • o ponto eletrônico; e
  • o ponto digital.

Já que utilizar o processo de controle de ponto manual é um tanto quanto trabalhoso, além de ter uma maior propensão ao erro, a utilização do controle de ponto online e mais tecnológico pode ser mais vantajosa em alguns aspectos, principalmente em relação à otimização do tempo do gestor de RH.

Uma vez que o colaborador utiliza um sistema eletrônico de ponto, todos os dados são enviados diretamente através desse sistema, que faz todos os cálculos necessários automaticamente, transmitindo a informação pronta ao gestor.

É através do controle de ponto que o gestor calcula as horas trabalhadas, o que é fundamental para efetuar o pagamento devido do colaborador, a cada final ou início de mês.

Para auxiliar nesta questão, nós trouxemos uma lista com seis dicas simples e práticas para você evitar erros.

Confira!

1.  Uso da tecnologia

Utilize um método mais tecnológico para controle de horas, como a biometria e os pontos online ou eletrônicos, pois isso praticamente elimina a quantidade de erros cometidos, no momento de efetuar os cálculos e análise de horas.

2.  Realize backup

Faça sempre um backup de todos os dados dos colaboradores relacionados à sua carga horária de trabalho, para evitar ser pego de surpresa caso os computadores da organização estraguem ou os pontos manuais sejam extraviados.

3.  Sistema completo para evitar erros

Muitas vezes o erro em relação ao controle de ponto se dá por conta do colaborador, que esquece de registrar seu horário ou que acaba cadastrando-o duas vezes.

A utilização de um sistema de controle de ponto que envie lembrete ao funcionário atrasado em relação à marcação, e que não permita que o colaborador efetue duas vezes a mesma marcação, é fundamental para a organização.

4.  Atenção redobrada nas planilhas

Quando o controle não é feito de maneira eletrônica ou online, é preciso reescrever e transferir os dados para planilhas de maneira manual, o que pode acarretar em erros.

Por isso, o ideal é que os cálculos passem por mais de uma pessoa e sejam fiscalizados minuciosamente, para não haver erros de digitação ou de informação.

5.  Hora extra

Seja o controle de ponto feito manualmente ou através de dispositivos tecnológicos, é de suma importância que ambos disponibilizem espaço para marcação de horas extras.

Esta marcação deve ser feita corretamente pelo colaborador e analisada com cuidado pelos gestores de RH, para evitar problemas judiciais e, também, financeiros.

6.  Estabelecer metas de controle de ponto

Assim como são estipuladas metas para desenvolvimento e produção, é importante traçar metas relacionadas ao ponto, para que o gestor se lembre de conferir o banco de horas e o ponto de cada colaborador.

Inclusive para averiguar a eficiência do mecanismo escolhido e optar por uma troca no método, caso haja necessidade.

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