Diárias de viagem e ajuda de custo: o que diz a lei?

Você sabe a diferença entre diária de viagem e ajuda de custo? Aprenda a organizar e classificar essas despesas.

Diárias de viagem e ajuda de custo

O artigo 457, da CLT, diz que podem ser adicionados ao salário-base, as comissões, porcentagens, diárias de viagem e gratificações ajustadas. No entanto, valores destinados a ajuda de custo e reembolsos esporádicos não podem ser acrescentados ao salário-base do colaborador.

É bastante comum que haja dúvidas e erros de interpretação referentes à ajuda de custo e às diárias de viagem, por isso é importante que o RH saiba quando oferecer cada uma e quais quesitos devem ser levados em consideração.

É muito importante para a contabilidade da empresa não correr riscos e entender como manter as despesas sempre organizadas de maneira correta, dentro das leis.

O que é diária de viagem a trabalho?

A diária de viagem está relacionada às viagens corporativas, ou seja, é o pagamento feito para cobrir despesas com viagens e trabalhos externos executados pelo colaborador, segundo o artigo 457, da CLT, que determina esta conduta.

Vale salientar que a diária de viagem está divida em dois segmentos:

1.  Diária de viagem

Referente aos pagamentos para compensar as despesas com viagens habituais e, quando o valor delas ultrapassa os 50% do salário-base, a diária passa a ter natureza salarial.
Desta forma, a diária de viagem, referente às viagens habituais, recai na folha de pagamento nas obrigações salariais, assim como o FGTS e o décimo terceiro salário, entre outras verbas trabalhistas.

É importante ressaltar que a empresa não deve cobrar a prestação de contas da diária de viagem, já que se entende que o funcionário pode ficar com o excedente daquilo que não foi gasto, para o seu uso pessoal.

2.  Despesas de viagem

É a nomenclatura utilizada quando os pagamentos das despesas de viagens não chegam aos 50% do valor do salário-base e por isso, independentemente do valor, não têm natureza salarial.

Quem tem direito à diária de viagem?

Tem direito à diária de viagem o colaborador que possui, em seu contrato de trabalho, viagens e trabalhos externos como parte das suas funções cotidianas e corriqueiras, sendo um trabalho habitual e não esporádico.

Os valores são pagos para cobrir despesas como:

  • alimentação;
  • hotel ou hospedagens em geral; e
  • transporte, seja aéreo ou com o custo da gasolina.

Como calcular diárias de viagem a trabalho?

O empregado deve apresentar ao RH um orçamento, antes da data da viagem, com todos os gastos previstos descritos, tais como o valor do hotel e da alimentação para todo o período em que estiver viajando.

Valores como passagens aéreas, entre outros gastos com transportes, também devem ser apresentados com todas as informações de partida e chegada ao destino.

Os gestores devem avaliar os orçamentos e disponibilizar o valor em uma única parcela ao colaborador, mas, geralmente, é incluído um valor extra para casos emergenciais.

Porém, algumas empresas possuem um teto para este valor, servindo como base para as despesas de viagem. Esse limite também precisa garantir os custos básicos de alimentação e hospedagem ao destino indicado.

Agora que você já sabe como aplicar as diárias de viagem, precisa entender quando a ajuda de custo pode ser a melhor opção e quando ela deve ser solicitada.

O que é a ajuda de custo?

A ajuda de custo é um valor fixo, pago em uma única vez, de maneira esporádica, destinada a colaboradores com despesas externas mas que não são habituais.

Aplica-se a ajuda de custo em dois casos diferentes:

  • compromissos de trabalho, que ocorrem eventualmente, para ressarcir as despesas que o funcionário teve com o deslocamento que não está atribuído ao seu contrato de trabalho.
  • direcionada ao colaborador que recebeu uma transferência do seu local de trabalho e precisou mudar de cidade ou, mesmo não tendo sido necessário uma mudança de residência, o funcionário também precisará, por um determinado tempo, se locomover de uma cidade para outra.

Assim, podemos dizer que quem tem direito à ajuda de custo são funcionários que tiverem de mudar de ambiente de trabalho e não possuam condições financeiras de arcar com as despesas necessárias para a mudança.

Ou seja, quando o empregado for remanejado de uma filial para outra, por exemplo, deve ser fornecida uma ajuda de custo para arcar com despesas como:

  • transporte da mudança;
  • aluguel da nova moradia; ou
  • taxas para serviços essenciais, tais como luz e água.

E a outra situação é quando o colaborador não possui em seu contrato de trabalho a obrigatoriedade de serviços externos, mas que, por alguma eventualidade, precisa comparecer em algum evento ou exercer algum serviço fora do seu local de trabalho.

De acordo com a CLT, no artigo 457, §2, fica claro que a ajuda de custo não pode ser integrada à remuneração do colaborador e, sendo assim, ela não pode ser adicionada aos cálculos das folhas de pagamento, como décimo terceiro salário, aviso prévio e etc.

Como calcular a ajuda de custo?

O colaborador pode apresentar para a empresa os gastos obtidos com a mudança e todo processo de transferência, assim como apontar custos futuros. Também é possível que a própria empresa possa apresentar, junto à proposta de mudança, o valor fixo da ajuda de custo que poderá auxiliar na transferência do funcionário.

Estas opções também existem quando a ajuda é destinada somente a viagens e compromissos aleatórios, como em caso de congressos, por exemplo.

Neste caso, a empresa pode oferecer ao funcionário um valor "x" fixo ou ainda poderá permitir que o colaborador use os recursos próprios, para depois o RH reembolsá-lo.

Como contabilizar a ajuda de custo?

Dependendo de como foi feito o acordo com o colaborador, pode-se manter a contabilidade de custos registrando-os em conta de ativo, ou seja, quando a despesa é realizada anteriormente, do bolso do funcionário, e a empresa reembolsa depois.

Sendo assim, resta um valor a ser pago (reembolsado) para o colaborador. Além disso, toda a movimentação deverá ser registrada de maneira clara e organizada, para evitar problemas financeiros futuros.

Diferença entre diária de viagem e ajuda de custo

Para relembrar as diferenças já citadas mais acima entre os dois institutos, preparamos a lista abaixo para ficar ainda mais fácil visualizar e você poder fazer uso do que melhor se adaptar às necessidades dos seus funcionários.

Diária de viagem

As regras e requisitos para pagamento de diária de viagem são:

  • viagens habituais que constem nas funções do colaborador no contrato de trabalho;
  • não há necessidade de comprovação das despesas do funcionário perante a empresa;
  • pode ser adicionado ao salário-base, caso exceda a 50% do valor do salário recebido pelo empregado;
  • é destinado ao pagamento de hospedagem, alimentação e transportes para locomoção.

Ajuda de custo

As regras e requisitos para pagamento de ajuda de custo são:

  • viagens não habituais ou transferência de local de trabalho;
  • é necessária a comprovação do que foi gasto com a mudança ou com a viagem eventual;
  • não pode ser adicionada à remuneração do colaborador, independentemente do valor gasto;
  • é destinado ao pagamento de transporte de mudanças, aluguel de moradia, serviços essenciais ou despesas como alimentação e transporte para viagens não habituais.

Entendendo corretamente as diferenças e para o que cada uma é destinada, fica muito mais fácil reembolsar ou remunerar o colaborador.

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