Como se prevenir de questões judiciais com controle de ponto de funcionários

O controle de ponto auxilia na organização da jornada de trabalho dos funcionários e pode prevenir a empresa de questões jurídicas.

Controle de ponto de funcionários

O controle de ponto, na maioria das vezes obrigatório, serve para administrar a jornada de trabalho dos colaboradores, marcando folgas, horas extras e atrasos.

Além disso, os relatórios mensais das horas trabalhadas, auxilia o gestor a efetuar com mais precisão a folha de pagamento dos funcionários, porque os salários são sempre calculados com base nas horas, dias ou meses trabalhados.

É uma importante ferramenta para assegurar os direitos das partes envolvidas, evitando problemas judiciais.

A CLT estabelece, no artigo 74, a obrigatoriedade do controle para empresas com mais de 20 funcionários. Contudo, se o objetivo é se prevenir de ações judiciais, a indicação é para que todas as empresas realizem o controle, mesmo que não tenham a quantidade de funcionários determinada pela lei.

Como controlar o ponto de funcionário?

Respeitando a legislação trabalhista, é possível escolher qual sistema de controle de ponto é mais indicado para as necessidades da sua empresa.

Em 2018, por exemplo, foram 34.370 novos processos trabalhistas referentes a horas extras calculadas de maneira errada, segundo o Tribunal Superior do Trabalho. Por isso, é tão importante controlar corretamente a carga horária.

Dito isso, podemos dividir os tipos de ponto em duas categorias: os manuais e os eletrônicos.

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4 tipos de controle de ponto

1.  Livro de ponto

As anotações são feitas manualmente, sendo que é preciso marcar entrada, saída e horas de almoço. No final do mês, o gestor de RH precisa fazer a checagem da jornada de trabalho de cada colaborador, para calcular a folha de pagamento.

Mas já parou para imaginar a quantidade cálculos, na verificação das folhas de um livro de ponto?

Imagine uma empresa com mais de 30 funcionários. Deu para entender porque este método está caindo em desuso, não é mesmo?

2.  Relógio cartográfico

O controle é feito de maneira analógica, em que se utiliza um cartão de ponto manual, no qual são registrados os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras.

Assim como no livro ou folha de ponto, este método de marcação também confere um volume de trabalho maior ao RH.

Além disso, existe uma maior facilidade em burlá-lo, pois um colaborador pode fazer a marcação para um colega, utilizando seu cartão.

3.  Ponto eletrônico

Pela segurança e confiabilidade, o controle de ponto eletrônico é uma boa opção, quando o assunto é controle de ponto, podendo ser registrado através de biometria ou cartão magnético.

A marcação eletrônica armazena seus dados diretamente na memória do equipamento que, por lei, deve imprimir um recibo que serve de prova da carga horária cumprida pelo colaborador.

Quando comparado aos métodos manuais anteriores, a marcação através de equipamentos eletrônicos diminui consideravelmente o trabalho do RH, uma vez que são emitidos relatórios mais completos e descartam a checagem manual individual.

Por ser leitura biométrica e computadorizada, a empresa garante uma segurança jurídica maior, pois torna-se mais fácil comprovar os horários trabalhados, impossibilitando qualquer tentativa de fraude.

4.  Ponto por aplicativo de geolocalização

O futuro já é uma realidade: a possibilidade dos colaboradores registrarem sua jornada diretamente do seu celular, através da geolocalização.

A empresa tem total domínio de determinar em quais áreas será considerada a marcação, já que ele se dá por GPS. Esta prática auxilia e facilita o controle de ponto de funcionários externos.

Uma vez que não torna necessária a locomoção do funcionário até a empresa, para registrar seus horários de entrada, saída, intervalos e horas extras, por exemplo.

A organização do controle é maior, pois em situações quando o colaborador esquece de fazer o registro, o programa para controle de ponto emite uma mensagem de alerta para o gestor, que pode imediatamente avisar o funcionário em questão, regularizando a situação.

Por ser uma tecnologia de ponta, os relatórios que são emitidos a partir desse sistema, bem como a integração com a folha de pagamento, facilita o trabalho do gestor, permitindo o acompanhamento de banco de horas em tempo real.

Como prevenir a empresa?

De acordo com as normas vigentes, existem informações que são obrigatórias para que o ponto possa ter validade legal.

Devem constar no recibo:

  • identificação da empresa, como nome e CNPJ;
  • credenciais do colaborador, nome e número do PIS;
  • endereço do local onde o serviço está sendo prestado;
  • data, hora e Número Sequencial do Registro (NRS); e
  • número de fabricação do registrador eletrônico de ponto.

Esses dados servem para confirmar que a empresa segue todas as normas trabalhistas e os comprovantes emitidos funcionam como prova em possíveis ações jurídicas — tanto para empresa quanto para colaborador.

A empresa deve arquivar estes recibos por um prazo de cinco anos, pois em caso de processo, é dever da companhia comprovar que seguiu corretamente todas as leis referentes à jornada de trabalho.

Outra dica para quem usa os livros pontos, é cuidar do que se chama horário britânico, que é quando um mesmo funcionário faz a marcação “automática”, isto é, quando os registros são feitos manualmente todos os dias no mesmo horário exatamente.

Se o funcionário marca todos os dias que entra às 9h e sai exatamente às 18h, durante um mês inteiro, o livro ponto será considerado inválido judicialmente, não servindo de prova, o que pode acarretar em problemas para a empresa.

Todos os funcionários precisam bater ponto?

Existem duas exceções nas quais o controle não é obrigatório. Elas têm relação às funções exercidas pelos colaboradores, sendo isentos de marcar ponto quem:

1.  tem cargo de confiança ou gerencial; e

2.  exerce o teletrabalho, pois torna-se inviável e impossível o controle das horas.

Ao escolher um programa que controle de maneira correta a jornada de trabalho dos funcionários, leve em consideração a dificuldade e as possibilidades de fraudes e erros.

Sendo assim, procure por um sistema online de controle de pontos da Coalize, para facilitar e proteger a sua empresa de possíveis ações trabalhistas.

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