REP-C dentro da lei: saiba implementar!

Quem quer manter um controle de jornada eficiente em uma empresa utilizando um Registrador de Ponto Convencional (REP-C) deve treinar muito bem os colaboradores para utilização do recurso e também conhecer as novas regras válidas para ele, definidas pela Portaria 671 de 2021.

É o seu caso? Planeje, ainda, investimentos regulares na manutenção do sistema e do relógio de ponto.

A legislação que regulamenta o uso do REP-C pode ter mudado nos últimos anos, mas a necessidade de fazer um controle confiável em empresas com mais de 20 funcionários trabalhando com carteira assinada continua valendo.

Entenda melhor e conheça todas as informações necessárias relacionadas a essa modalidade de gestão e marcação de jornada, além de descobrir o melhor caminho para implementar o REP-C. Continue a leitura!

Começando pelo básico: o que é REP-C?

O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional é uma ferramenta instalada nas empresas para a realização do controle da jornada de trabalho dos funcionários. Chamado também de REP-C ou relógio de ponto cartográfico, ele está previsto no art. 76 da Portaria 671 de 2021, também responsável por regulamentar de forma mais aprofundada outros tipos de registradores.

A ferramenta também faz parte do chamado “Programa de Tratamento de Registro de Ponto”, o que significa que ela precisa ter recursos que vão além do relógio de ponto homologado e estar adequada para realizar organização, filtragem e monitoramento das informações nela inseridas pelos trabalhadores.

Como funciona o REP-C?

Um bom REP-C opera de maneira precisa e eficiente para controlar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa, e seu funcionamento deve seguir uma série de etapas, cuidadosamente projetadas para garantir a integridade e a confiabilidade dos registros.

Essas etapas estão listadas no próximo tópico, mas, antes delas, entra a pesquisa de soluções disponíveis no mercado e adequadas às normativas, a implementação do recurso selecionado, testes e treinamentos tanto de quem faz as marcações quanto de quem as utiliza para fechar a folha de pagamento no fim do mês.

Atualmente, são mais comuns os seguintes modelos de relógio de ponto:

• cartão de proximidade;
• cartão de código de barras;
• login e senha ou PIN;
• leitor de biometria;
• leitor de QR Code; ou
• ferramenta com possibilidade de reconhecimento facial.

Independentemente do formato, o registro de jornada nesse tipo de relógio de ponto costuma seguir alguns passos convencionais, olha só!

Bônus! Detalhes sobre as 5 principais etapas da operação de um REP-C

A ferramenta vai funcionar a partir de cinco passos básicos, apresentados agora a você. Quem já marcou ponto em um relógio convencional, sabe que as quatro primeiras etapas acontecem em questão de segundos e, talvez, nem imagine que lá dentro daquela “maquininha” tanta coisa esteja sendo processada ao mesmo tempo.

1.  Registro do ponto e identificação do trabalhador

Depois do registro de ponto feito pelo colaborador no aparelho REP-C escolhido pela empresa, começa o processo de identificação desse funcionário, executado diretamente no equipamento, sem a necessidade de dispositivos intermediários.

2.  Obtenção da hora exata da marcação

O REP-C conta com um Relógio Interno de Tempo Real (RTC) que é responsável por obter o horário no país de forma precisa, considerando, inclusive, minutos e segundos, e garantindo que todas as marcações sejam registradas com exatidão.

3.  Adição do registro à memória interna

Após os passos anteriores, o REP-C registra a marcação de ponto na sua “Memória de Registro de Ponto” (MRP). Ela tem capacidade de retenção dos dados gravados por, no mínimo, 10 anos, garantindo a preservação dos registros ao longo do tempo.

4.  Geração do comprovante de registro de ponto

Uma vez feita a marcação de ponto, tendo registrado a hora precisamente e enviado os dados para a sua memória, o REP-C gera um comprovante de registro de ponto para o trabalhador com todas as informações básicas necessárias.

• Hora da marcação
• Data da marcação
• CPF do funcionário
• Nome da empresa

Sem elas, o comprovante nem teria validade!

5.  Disponibilização da “Relação Instantânea de Marcações” (RIM)

Outro comprovante – diferente do mencionado acima, mas igualmente importante – é a Relação Instantânea das Marcações, também conhecida como “RIM”: um relatório diário e completo, com todos registros de jornada efetuados pelos trabalhadores da empresa nas últimas 24 horas.

Sua geração entra como a última etapa fundamental da operação de um REP-C e, aliás, a legislação trabalhista que regulamenta o controle de ponto exige que esse documento fique disponível para pronta extração caso haja alguma fiscalização por parte da Justiça do Trabalho.

Um REP-C adequado às leis ainda é equipado com uma porta de saída padrão USB externa, conhecida como “Porta Fiscal”, de uso exclusivo por qualquer Auditor-Fiscal do Trabalho.

É por meio dela que ocorre a captura dos dados armazenados na MRP e a transferência de todos eles aos dispositivos externos de memória para fins de fiscalização.

Quais são as leis para REP-C?

O REP-C encontra uma vasta previsão legal para sua utilização e funcionamento e quem quer implementar ou manter o formato em uma empresa precisa conhecer a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as mudanças trazidas pela Nova Reforma Trabalhista de 2017 e pela Lei da Liberdade Econômica de 2019. Destaque, ainda, para a Portaria 671, que dita regras técnicas.

Tudo o que você precisa saber sobre fabricação, implementação e fiscalização da ferramenta está previsto nessa portaria do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que começou a valer em 2021 e veio para reduzir dores de cabeça e burocracias tanto do lado dos gestores quanto dos funcionários.

Mas, antes de você se aprofundar sobre ela e para começo de conversa, anota aí: o REP-C, além de previsto pelo art. 74 da Portaria 671, atende o art. 76 da CLT – aquele que prevê a obrigatoriedade de registro e controle de jornada dos trabalhadores para empresas com mais de 20 funcionários.

REP-C na Portaria 671

Editada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em 8 de novembro de 2021, a Portaria 671 dispõe sobre as características técnicas de qualquer equipamento que seja um Registrador de Ponto Convencional e sobre suas funcionalidades.

Ela ainda traz requisitos a serem seguidos pelas empresas que optarem por adotar esse sistema de controle de ponto.

A portaria é um documento bem extenso e precisa ser estudada de A a Z por gestores de empresas de todos os portes. Abaixo, alguns pontos dela foram destacados para você conhecer.

• Para funcionar dentro da lei, o REP-C deve possuir um Real Time Clock (RTC) ou relógio de tempo real com alta precisão e que funcione, ininterruptamente, por um período mínimo de 1.440 horas na ausência de energia elétrica.
• Dados específicos devem ser gravados pelo REP-C, como marcações de ponto, informações de empregadores e empregados, ajustes de RTC e outros eventos sensíveis. Todos eles aparecem na Portaria 671.
• A normativa ainda orienta detalhadamente como a marcação de ponto e o processo de geração do comprovante de registro de ponto do trabalhador devem acontecer. Pesquise pelos artigos 8º e 9º.
• O aparelho REP precisa conter informações como CNPJ, nome do fabricante, marca, modelo e número de fabricação e dispôr de um mecanismo de impressão dos registros em bobina de papel capaz de realizar impressões duradouras por, pelo menos, 5 anos.
• O REP-C também precisa ter a sua Memória de Registro de Ponto (MRP): uma memória permanente na qual serão armazenados os dados de marcação de ponto e de outras operações e retidos por pelo menos 10 anos.
• A ferramenta ainda deve gerar um Arquivo Fonte de Dados (AFD) a partir dos dados armazenados na MRP e em conformidade com o Anexo I da Portaria.

A exigência de emissão da Relação Instantânea de Marcações (RIM) e a possibilidade de transmissão dos dados por meio da Porta Fiscal, dentre outras especificações que já haviam aparecido em normativas anteriores, se mantiveram na lei válida desde 2021.

E, considerando que o formato de controle já está devidamente regulamentado, talvez o próximo passo seja entender o que a utilização dele representa no dia a dia de uma corporação, correto?

Adiante, analise os prós e contras da adoção de um REP-C e, antes de ir, veja exatamente como implementá-lo.

Vantagens e desvantagens de um REP-C

O uso do REP-C, bem como de qualquer outro Registrador de Ponto que apareça como válido na legislação brasileira, agrega uma série de benefícios significativos para as empresas, simplificando a gestão do controle de jornada e garantindo transparência nas relações entre contratantes e contratados.

Em todo caso, ferramentas menos modernas trazem algumas desvantagens que não devem passar despercebidas.

Vantagens do REP-C

✔ Precisão na marcação de ponto e eliminação de erros recorrentes nos registros manuais.

✔ Facilidade de auditoria e fiscalização em decorrência da melhor organização e do armazenamento mais adequado dos dados.

✔ Redução de problemas relacionados a ações trabalhistas.

✔ Agilidade na emissão de relatórios para controle de ponto.

✔ Cumprimento das obrigações legais de forma ágil e eficiente por parte da empresa.

✔ Melhor controle de horas extras e banco de horas e gestão equilibrada do tempo de trabalho dos funcionários.

✔ Redução de custos associados à administração manual dos registros.

✔ Gestão de escalas facilitada.

✔ Registro de eventos sensíveis, como ajustes de relógio, garantindo maior controle e segurança nas operações.

Desvantagens do REP-C e como contorná-las

✖ O custo de implementação pode ser um investimento considerável para a empresa.

Antes de bater o martelo, avalie seu retorno sobre o investimento (ROI) considerando os ganhos em eficiência e redução de erros e planeje o orçamento para uma implementação gradual, se necessário.

✖ A operação do REP-C pode exigir treinamento dos funcionários para garantir o uso correto do sistema. Uma boa alternativa pode ser contratar a ferramenta com especialistas que já incluam os treinamentos no valor da implementação.

✖ O REP-C requer bastante manutenção técnica para estar sempre funcionando de forma adequada. Para não enxergar isso como um problema, estabeleça um cronograma de manutenções preventivas e estabeleça parcerias com quem possa realizá-las.

✖ Pode ficar complexo demais integrar o seu REP-C a outros sistemas existentes na empresa, como os de folha de pagamento.

Solução: planeje a integração com antecedência, escolhendo soluções compatíveis e contando com o suporte técnico dos fornecedores para garantir que tudo aconteça da forma mais suave possível.

Optou por dar uma chance a esse formato mais tradicional de controle de jornada? Então, veja o passo a passo para implementar a tecnologia no seu negócio!

Como implementar REP-C no fim das contas?

Realize uma avaliação prévia das necessidades da empresa, pesquise e escolha a ferramenta que mais se adeque a elas, treine os funcionários e as lideranças tanto para utilizar o recurso quanto para orientar sobre ele e configure tudo direitinho, além de fazer testes, é claro.

Realize uma avaliação prévia e escolha seu REP-C

Comece avaliando as necessidades da sua empresa em relação ao controle de ponto. Considere o número de funcionários, os turnos de trabalho e outros detalhes que influenciam na escolha do REP-C mais adequado.

Instale a ferramenta

Após escolher um relógio de ponto com o modelo de REP-C que melhor atenda às suas necessidades, adquira o equipamento de uma empresa confiável e certifique-se de seguir as instruções do fabricante para uma instalação adequada.

Treine todo mundo

Ofereça treinamento para os funcionários que vão usar o REP-C e para líderes que devem precisar orientar sobre a maneira correta de inserir a ferramenta no cotidiano. Todo mundo precisa entender como fazer marcações de ponto corretamente e, ainda, como solucionar problemas técnicos simples que possam surgir.

Configure o REP-C

Insira as informações da empresa e dos funcionários no seu coletor de ponto de acordo com as diretrizes da Portaria 671. Defina os horários de início e término dos turnos, intervalos e outros dados relevantes para o controle de jornada.

Faça testes

Antes de colocar o REP-C em operação completa, faça testes para verificar se o equipamento está registrando as marcações de ponto corretamente e para garantir que todas as outras funções estejam operando conforme o esperado.

Monitore o comportamento da ferramenta e de quem a utiliza

Após a implementação e os testes, monitore continuamente o funcionamento do REP-C. Fique atento a qualquer problema técnico, como falhas de registro, mau funcionamento do mecanismo impressor ou outros problemas que possam surgir. Deixe suas portas abertas para quem tiver dúvidas que ache necessário esclarecer só com você.

Realize auditorias periódicas

Este processo deve ser feito contratando especialistas no assunto, que sejam certificados também! Tudo para garantir a integridade dos registros de ponto. Compare os dados registrados no REP-C com outras fontes, se necessário, para identificar discrepâncias e tomar medidas corretivas.

Programe manutenções preventivas regulares

Só elas vão ajudar você a garantir que o equipamento continue funcionando de maneira eficiente. Mantenha contato com o fornecedor para suporte técnico e atualizações de software, se aplicável.

Peça feedbacks sobre a novidade

Esteja aberto(a) ao feedback dos funcionários sobre o uso do REP-C: isso pode ajudar a identificar possíveis problemas ou dificuldades que passam despercebidos durante o processo de implementação.

Chegou até aqui e ainda não sabe se o REP-C é mesmo a escolha certa? Leia outro artigo do blog Coalize para entender também como funciona o REP-P ou explore funcionalidades do REP-A, experimentando-o durante alguns dias em forma de relógio de ponto eletrônico.