Ao escolher um aplicativo de ponto para equipes externas, avalie, pelo menos: registro por geolocalização com cerca virtual, opção de marcação offline com atualização no ato de uma nova conexão, ajustes e justificativas rastreáveis para controle e integração de banco de horas e folha de pagamento.
Além disso, certifique-se de que a solução desejada esteja em conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Neste artigo, entenda tudo o que você precisa saber antes de tomar uma decisão e prepare-se para comparar alternativas, fazendo a escolha certa no fim das contas.
Quem trabalha externo precisa registrar ponto?
Sim. A natureza externa do trabalho não elimina, por si só, o dever de uma empresa controlar a jornada de seus funcionários – e de os funcionários fazerem as marcações corretas de entradas, saídas e intervalos.
A CLT até dispensa do controle de jornada quem exerce atividade incompatível com a fixação de horário, por exemplo, mas isso não se encaixa mais a equipes remotas, afinal, já há alguns anos, o uso de softwares com registro de ponto online tornou viável o acompanhamento de horários mesmo de quem não está num espaço físico de escritório.
Hoje, as legislações trabalhistas amparam a modalidade em que a marcação de ponto é feita por software e, consequentemente, o registro via aplicativo, então, recomenda-se a toda e qualquer empresa a adesão a um controle deste tipo.
Como um aplicativo de ponto registra a jornada de equipes externas?
Uma vez que o aplicativo de registro de ponto para celular esteja instalado no aparelho usado pelo colaborador,o seu cadastro esteja devidamente realizado no sistema por parte da empresa e gestores e líderes tenham orientado os funcionários sobre a nova tecnologia, deixando claro que ela não tem a ver com nenhum tipo de microgerenciamento…
- Cada colaborador abre o aplicativo quando precisa marcar um horário
- Usa seu login e sua senha individuais para ingressar no menu de registro
- Grava a marcação com data, hora e geolocalização, validando o local por cerca virtual
- E pode ser exigida uma foto ou um reconhecimento facial no ato da marcação para evitar qualquer tipo de erro ou fraude
Automaticamente, a marcação é contabilizada no software. Além disso, se desejar, o gestor pode acompanhar os registros em tempo real.
Se o sinal cai ou não há internet no local onde o colaborador está, o modo offline é ativado, e o registro fica devidamente guardado para posterior sincronização.
Finalmente, a jornada é apurada a partir dessas marcações, sem planilhas ou cálculos à mão.
O que são e como funcionam a geolocalização e a cerca virtual do ponto por app?
A geolocalização nada mais é do que o uso do GPS pelo sistema de registro de ponto; a sinalização da posição do aparelho celular usado pelo colaborador para as marcações no momento exato de cada registro.
Ela não acompanha o colaborador o dia inteiro: registra apenas onde ele estava quando bateu o ponto.
A cerca virtual, por sua vez, é a definição, pela empresa em acordo com o colaborador, de uma área geográfica específica autorizada para o registro de jornada acontecer.
O ponto pelo celular só é aceito dentro do perímetro definido, ou seja, dentro da cerca, e esse perímetro pode ter a ver com o endereço dos clientes, de uma filial, de uma obra ou uma região de atendimento etc.
Como escolher aplicativo de ponto e qual é a melhor solução hoje?
Sabendo como funciona esse tipo de tecnologia, antes de decidir pelo seu fornecedor, pondere:
- Há registro por geolocalização com certa virtual?
- As marcações acontecem sem problemas mesmo se o celular está offline?
- Ajustes e justificativas são rastreáveis e aprovados apenas por pessoas autorizadas?
- Há integração entre o sistema de registro, o banco de horas e a folha de pagamento?
- Todos os recursos da tecnologia estão de acordo com a legislação trabalhista?
- As atualizações do software são pensadas pelo bem da empresa e dos funcionários?
Representantes das melhores alternativas lhe responderão “sim” a todas as perguntas acima, e a melhor solução será aquela mais adequada ao contexto e às necessidades do seu negócio.
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