Para confiar num relatório de banco de horas, a pessoa responsável por ele precisa conferir: saldo de cada colaborador (positivo e negativo), horas extras separadas das horas a compensar, faltas, atrasos e abonos, inconsistências de marcação e saldos que estão perto de vencer.
Verificando todos esses pontos, vai bastar fazer a conciliação do total com o que vai para o pagamento dos funcionários.
Mas, cuidado, porque errar na conta custa caro para a empresa: qualquer falha pode gerar hora extra paga a mais, passivo e refação de planilha um dia antes de o mês virar.
“Não aguento nem pensar nessa possibilidade!”. Se você chegou a este artigo em busca de orientação e solução, continue a leitura!
O que um relatório de banco de horas precisa mostrar?
Um relatório de banco de horas confiável mostra, por colaborador e por período:
- Saldo atual
- Horas extras
- Horas a compensar
- Faltas
- Atrasos
- Abonos
E, geralmente, uma visão por setor e por gestor. Tudo pronto para o RH ou DP conferir dados e folha de pagamento. Entenda mais sobre cada informação adiante.
Saldo positivo e negativo de cada colaborador
Equivale a quantas horas cada colaborador tem a receber ou a compensar (saldo positivo) ou quantas horas ele deve à empresa (saldo negativo).
Um saldo positivo é hora trabalhada além da jornada, e essa hora, que aparece no relatório, ainda não foi paga nem compensada. Um saldo negativo, por sua vez, é hora que falta para o funcionário completar a jornada prevista em contrato.
As horas negativas podem existir por atrasos, saídas antecipadas ou faltas.
Observação: se a empresa optar por pagar o tempo adicional de jornada, isso vai entrar como hora extra tanto na folha quanto no relatório. E a informação precisa estar clara.
Horas extras e horas a compensar
O relatório de banco de horas precisa separar as duas informações para que a empresa não corra risco de pagar e compensar o mesmo período para o mesmo colaborador e, portanto, para que não haja duplicidades no cálculo de salário.
Enquanto a hora extra é paga na folha no mesmo mês, a hora a compensar vira folga dentro de um período previamente acordado entre funcionário e empresa. A primeira tem adicional de salário, a segunda não. E só a hora a compensar aparece no saldo de banco de horas no fim das contas.
Faltas, atrasos e abonos que mexem no saldo
As faltas, os atrasos e os abonos também entram no relatório porque cada um deles altera o saldo do banco de horas.
Uma falta injustificada gera saldo negativo; um atraso desconta minutos; um abono ou atestado neutraliza a ausência para que ela não pese contra o colaborador.
O relatório deve mostrar o que foi abonado e o que ficou em aberto. Sem essa visão, é fácil a empresa descontar uma hora que, na verdade, estava justificada, por exemplo.
Visão por setor e por gestor
Finalmente, a visão por setor e por gestor altamente recomendada para relatórios de banco de horas mostra o saldo agrupado por equipe e não só por colaborador e aponta, dentre outras coisas, qual área está acumulando horas extras e qual está com saldo negativo.
Sem contar que o formato ajuda nas conferências por parte do RH ou DP: em vez de abrir dezenas de fichas, a pessoa responsável por fazer esse “cara-crachá” olha primeiro os setores fora da curva, entende?
Como conferir relatório de banco de horas? PAsso a passo
Chegada a hora da conferência, antes de fechar a folha, faça o seguinte:
- Confira os saldos por colaborador e destaque os que estão muito positivos ou muito negativos.
- Valide as horas extras que foram efetivamente autorizadas pelo gestor.
- Cheque faltas, atrasos e abonos e veja se há atestado pendente de lançamento.
- Concilie o total de horas do relatório com o que será lançado na folha.
Aproveite a oportunidade para corrigir o que for necessário e, se contar com uma automatização do banco de horas e do controle de jornada adequado para a sua empresa, usufrua da possibilidade de rodar o relatório mais de uma vez ao longo do mês.
A tecnologia aumenta suas chances de fazer um trabalho excelente, sem pressa e sem erro!
Dúvida extra: qual o prazo de compensação de banco de horas?
Pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no artigo 59, o acordo individual, firmado entre empresa e cada colaborador, permite que a compensação de horas aconteça em até 6 meses. Acordos ou convenções coletivas estendem esse período para até 12 meses.
Passado o prazo, o saldo positivo não compensado precisa ser pago como hora extra, com adicional, como você já conferiu anteriormente. Por isso, o relatório precisa sinalizar o que está perto de vencer, ajudando o RH a agendar a compensação ou provisionar o pagamento a tempo.
O banco de horas negativo também tem suas peculiaridades de tratamento e reposição: na rescisão, por exemplo, o saldo pode ser descontado de verbas rescisórias, mas dentro dos limites legais, e o relatório servirá como base para o cálculo do desconto.
“Consigo controlar banco de horas com planilha de Excel?”
Até consegue, mas você talvez enfrente desafios complicados principalmente quando chegar a hora de combinar compensações ou reposições com os colaboradores. E o fechamento de ponto e da folha de pagamento acaba sendo bem mais complexo.
A planilha exige lançamento manual e recalcula tudo a cada ajuste, o que abre espaço para erros que podem prejudicar tanto empresas quanto funcionários. Uma fórmula quebrada ou uma linha apagada por engano passa despercebida e contamina o saldo do mês inteiro.
Então, qual a melhor maneira de fazer relatório de banco de horas hoje?
Implemente e utilize na sua empresa um sistema de ponto capaz de gerar o documento automaticamente a partir das marcações. Em plataformas de gestão de banco de horas, o saldo nasce dos próprios registros, e o RH só precisa conferir o que está entregue automaticamente.
Dá pra dizer que a marcação entra de um lado, e o saldo sai do outro, entende? Já separando hora extra de hora a compensar e todos os outros dados! E o controle online realmente é o caminho de agora em diante.
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Qual sistema escolher para relatório de banco de horas?
As melhores soluções apuram o saldo direto das marcações, separam hora extra de hora a compensar, sinalizam os saldos a vencer e entregam tudo pronto para a folha, com divisão de dados por colaborador e por setor.
A Coalize é um exemplo desse tipo de tecnologia. Você ouviu falar dela?
Na prática, através da Coalize:
- O saldo dos funcionários de empresas de todos os portes e setores é calculado automaticamente a partir do ponto registrado por aplicativo, reconhecimento facial, navegador e/ou relógio biométrico
- As horas extras passam por aprovação do gestor com um clique
- Os atestados e abonos que o colaborador anexa digitalmente já entram no cálculo
- O extrato e o dashboard de banco de horas chegam ao RH e aos gestores com os saldos organizados e prontos para conciliar com a folha de pagamento
- O recurso de gestão de escalas, férias e folgas permite ajuste automatizado da jornada que alimenta o saldo
Ainda, como a plataforma integra com contabilidades e ERPs, o fechamento fica devidamente organizado para facilitar o processamento dos salários.
Conheça o sistema de banco de horas da Coalize e surpreenda-se com a economia de tempo e dinheiro que a sua empresa terá!
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