Faltas, desligamentos e horas extras e negativas são exemplos de alguns dados de ponto que impactam no trabalho do RH e de gestores de empresas. Eles revelam padrões de jornada capazes de ajudar as organizações a antecipar problemas, como atrasos que se repetem, sobrecarga de apenas alguns funcionários, absenteísmo, dentre outros.
Coletados e interpretados em tempo e, portanto, com ajuda de um software de RH devidamente configurado, esses dados apoiam decisões de escala e de equipe. Mas é importante lembrar: todos precisam de um tratamento com finalidade clara e dentro da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Se você olha o ponto só no fechamento e percebe que está atrasado em relação ao conhecimento de informações que poderiam ter evitado uma hora extra fora de controle ou uma conversa difícil antes de um problema estourar, precisa ler este artigo!
5 dados de registro de ponto que merecem atenção do RH
Na gestão de pessoas em empresas, alguns números falam por si. Acompanhe de perto:
- Atrasos
- Saídas antecipadas
- Horas extras e negativas
- Faltas
- Desligamentos
Preste atenção também à recorrência e concentração de alguns dados.
Quando os atrasos e as faltas, por exemplo, estão ligados a uma mesma pessoa ou ao mesmo setor, pode haver problemas de escala, de deslocamento ou de motivação. Poucas pessoas fazendo muitas horas extras pode ser um sinal de dimensionamento ruim da equipe.
Além disso, atente-se ao índice de absenteísmo: ausências que se acumulam apontam desde questões de saúde até desengajamento e pesam no ritmo de quem fica.
Como monitorar dados de ponto importantes para o RH?
A melhor maneira de se monitorar informações tão valiosas é através da implementação e do uso correto de uma solução de registro de ponto com recursos avançados, como o de cálculo automático de horas extras e banco de horas.
Relatórios emitidos através desse tipo de tecnologia permitem às empresas trabalhar em cima do chamado “people analytics”, ou seja, interpretar dados de jornada para tomar decisões de gestão no dia a dia.
A lógica de uso de softwares de RH voltados à marcação de jornada e à gestão de pessoas é simples: líderes e responsáveis partem de um dado que já existe (o registro de ponto) para observar um padrão de comportamento de um ou alguns funcionários e tomar uma decisão.
De quebra, até o fechamento da folha e o pagamento dos salários fica mais fácil e rápido ao fim de cada mês.
Existem dados considerados sensíveis? Quais?
Todos os dados pessoais de alguém (marcações de ponto, CPF, nome etc.) são protegidos pela LGPD, mas alguns recebem proteção reforçada por serem classificados como “dados pessoais sensíveis”. É o caso dos biométricos, incluindo a leitura facial utilizada para reconhecimento do colaborador.
Já a geolocalização registrada pelo ponto online ou por aplicativo é um dado pessoal, mas não é classificada pela LGPD como dado pessoal sensível. Ainda assim, seu tratamento deve observar os princípios da finalidade, necessidade, transparência e segurança previstos na legislação.
Para o dado biométrico, portanto, a régua de segurança e justificativa é mais alta. Para a geolocalização, o ponto de atenção é não transformar “registro do local de trabalho” em “rastreamento da pessoa”.
Como o RH deve tratar dados sensíveis de colaboradores?
A LGPD (Lei nº 13.709/18) exige que o RH das empresas trate os dados de ponto com finalidade definida, transparência com o colaborador, acesso restrito a quem precisa e guarda apenas pelo prazo necessário. Não é liberado usar as informações dos funcionários para qualquer objetivo depois de elas serem coletadas.
Quem fiscaliza o cumprimento da LGPD hoje é a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, e seu descumprimento pode gerar multa calculada em cima do faturamento da empresa, então, cuidado.
A boa notícia é que os melhores softwares de RH do mercado já são criados, atualizados e implementados a partir de uma base legal clara. Escolha certo.
Cuidados com marcações de jornada no dia a dia do RH
Alguns cuidados simples mantêm gestores e empresas longe de desgastes:
- Utilizar uma solução de registro de ponto adequada à legislação
- Informar, com clareza, como acontece a marcação e para que serve
- Coletar apenas as informações necessárias
- Restringir o acesso aos dados só para administradores das jornadas
- Armazenar os dados preferencialmente em ambiente digital (nuvem)
- Usar o registro de ponto só para a finalidade adequada
- Respeitar o prazo de guarda das informações
Por quanto tempo as empresas precisam guardar registros de ponto?
Os dados de ponto devem ser guardados pelo prazo em que ainda podem ser exigidos para ações trabalhistas. Esse prazo, em geral, é de cinco anos.
Por essas e outras razões, recomenda-se às empresas deixar registrado aos colaboradores, na admissão ou em uma política interna simples, o que é coletado, para que serve e por quanto tempo acontece o armazenamento.
Finalmente, qual o melhor tipo de registro de ponto para as empresas?
Não existe uma, mas várias formas de uma empresa fazer o controle de jornada de seus colaboradores, e a melhor será aquela adequada às necessidades do negócio, da gestão e dos próprios funcionários.
As principais alternativas incluem:
- Ponto por aplicativo
- Reconhecimento facial
- Biometria por impressão digital
- Senha ou identificação individual
- Ponto para computador (web)
- Ponto para tablet
E é possível optar por uma solução de registros que centralize dois ou mais formatos numa única plataforma, você sabia?
Assim, qualquer empresa consegue atender às necessidades de equipes presenciais, híbridas e externas sem perder padronização das informações!
Um bom sistema transforma dados de jornada em informações confiáveis para decisões de gestão, ajuda a manter a empresa em conformidade com a legislação trabalhista e a LGPD e reduz o trabalho operacional do RH no dia a dia. Lembre-se disso ao escolher.
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