A escolha entre relógio de ponto ou sistema online depende de três fatores: o tipo de operação da sua empresa, o tamanho da sua equipe e o custo total do sistema. Mas você também pode optar por ter as duas alternativas: o importante é que sua decisão faça sentido para o contexto do negócio.
Se toda a equipe trabalha no mesmo endereço, provavelmente, o relógio físico resolve as principais dores vividas por aí. Se há gente na rua, em home office ou trabalhando em mais de uma unidade, o sistema online pode ser um grande aliado.
Este artigo vai direto ao ponto e te explica quando compensa trocar o primeiro pelo segundo e como decidir com critério. Boa leitura!
Relógio de ponto ou sistema online: qual a diferença na prática?
O relógio de ponto é o aparelho fixo de marcações de horários – aquele que fica instalado na empresa. O sistema de ponto online, por sua vez, é aquele que permite registro de jornada por navegador ou aplicativo de celular ou tablet.
- Relógio de ponto: equipamento fixado no espaço físico da empresa e que identifica cada colaborador por impressão digital, reconhecimento facial ou senha numérica.
- Ponto online: registro de jornada por software e que não depende de aparelhos; pode ser usado em computador, tablet ou celular e armazena e sincroniza dados em nuvem.
A segunda alternativa vem se popularizando, dentre outros motivos, por permitir armazenamento de dados em nuvem e facilitar, por exemplo, o fechamento da folha de pagamento. Mas também é possível optar por um sistema de gestão de pessoas que ofereça tanto um plano A quanto um plano B para o seu negócio.
Atualmente, existem excelentes soluções para RH capazes de cobrir as mais diversas necessidades de uma mesma empresa.
Quando o relógio de ponto ainda faz sentido nas empresas?
Talvez você esteja querendo saber se deve ter ou manter um relógio de ponto instalado na sua empresa, e a resposta é: o relógio de ponto faz sentido para equipes 100% presenciais, concentradas em um único endereço, com rotina fixa de entrada e saída todos os dias.
O registro por reconhecimento facial ou biometria também é positivo se a empresa quer garantir marcação presencial sem o uso de crachás e com baixa chance de fraudes.
E quando compensa trocar o relógio de ponto por sistema online?
Um sistema de ponto online compensa em empresas cuja operação não está centralizada num único endereço ou cujos funcionários tenham diferentes rotinas de trabalho. Ele é altamente indicado para quem tem colaboradores externos, em home office ou regime híbrido ou em mais de uma unidade, por exemplo.
Se for implementá-lo, apenas se certifique de poder contar com os recursos de geolocalização e cerca virtual, justamente para definir onde cada pessoa pode ou não fazer seus registros de jornada todos os dias.
Outra opção é você contar com uma tecnologia que lhe permita usufruir do melhor dos dois mundos, ou seja, manter a biometria, mas modernizando o controle de alguns times ou departamentos através da migração para o online.
5 critérios para escolher entre relógio de ponto vs. ponto online
Compare as alternativas que você tem pesquisado e decida-se através de fatos concretos. Lembre-se de avaliar tipo de operação, custo total, conformidade legal, relatórios e escalabilidade.
1. Onde o registro acontece?
Se a equipe é toda presencial em um endereço, o relógio físico cobre suas necessidades. Se há trabalho externo, remoto ou híbrido, o online deve alcançar melhor a todos.
Mapeie quantos colaboradores batem ponto fora da sede e, se esse número é maior que zero e tender a crescer, fique com as duas opções ou com a segunda alternativa.
2. Quanto você quer gastar?
Pensando em custo total e não só no preço de entrada, pondere qual formato de registro de jornada mais compensará o investimento. Para isso, considere implementação, erros evitados ou minimizados, recursos e outros fatores similares.
Em outro artigo deste mesmo blog, você confere como escolher software de ponto online sem errar. Salve para ler depois!
3. Há conformidade legal e homologação?
Seja para escolher entre relógio biométrico e ponto online ou mesmo entre dois tipos de marcadores com biometria, garanta que a alternativa visada atenda à legislação trabalhista atual.
Tanto o relógio quanto o sistema online precisam registrar as marcações de forma íntegra e permitir a emissão do comprovante ao colaborador.
Confirme se sua opção é homologada e mantém as marcações protegidas contra alteração. Uma solução em conformidade evita questionamento em fiscalização e em ações trabalhistas.
4. Os dados chegam prontos para a folha de pagamento?
Mais um critério que vale para a decisão entre duas alternativas diferentes ou similares: o que acontece depois da marcação. De nada adianta a empresa acertar no registro de entradas, saídas e intervalos se o RH ou o DP continuam trabalhando manualmente para fechar a folha no final do mês.
Seja qual for a solução mais adequada para a sua empresa, busque uma tecnologia capaz de calcular automaticamente banco de horas e horas extras e de lhe entregar tanto relatórios de ponto prontos quanto uma boa integração com a sua contabilidade.
5. Essa opção cresce junto com a empresa?
Por último, mas não menos importante, conecte sua decisão de hoje ao seu plano de amanhã. Resposta a buscar: pergunte-se quantas unidades e quantas pessoas você terá em dois anos, então, conclua suas ponderações.
Sim, o relógio físico exige um novo aparelho a cada unidade nova, mas você já conferiu as vantagens de implementá-lo.
O sistema online, por sua vez, apenas depende da adição de colaboradores e endereços aos registros da empresa para que as marcações aconteçam sem você comprar equipamento, porém, é essencial que todos estejam preparados para usá-lo.
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