Inconsistências de ponto: o que seu relatório precisa ter

O relatório de inconsistências de ponto reúne, num só lugar, todas as marcações feitas por colaboradores de uma empresa em determinado período que estejam fora do padrão da jornada.

É nesse relatório que o RH e gestores conseguem observar batidas de ponto esquecidas ou erradas, marcações duplicadas, intervalos faltantes etc. O documento, portanto, ajuda na conferência de informações essenciais antes do fechamento da folha.

Agora, o que acontece em empresas que não fazem relatório de inconsistências ou cujo relatório é feito à mão, em planilhas?

Nesses casos, muitas vezes, erros são descobertos muito em cima do pagamento e podem custar tempo e dinheiro.

Aprenda aqui:

• O que um relatório de inconsistências de ponto deve sinalizar
• Com que frequência acompanhar os registros de jornada
• Como e por que corrigir erros em marcações com antecedência
• Qual o melhor sistema para implementar na sua empresa se quiser ajuda da tecnologia

Boa leitura!

O que são as inconsistências de um relatório de ponto?

Toda marcação de horário de um colaborador de empresa que não bate com a jornada definida em contrato é uma inconsistência ou irregularidade no ponto. Nesta lista, entram:

• Batida de ponto esquecida – Quando o colaborador não registra uma das marcações do dia, normalmente a saída ou a volta do almoço
• Furo de batida – Quando não é possível saber se o funcionário já saiu do trabalho, se ainda está trabalhando ou se fez alguma emenda de horário
• Marcação duplicada – Quando o mesmo registro é feito duas vezes em segundos ou minutos
• Jornada incompleta – Quando o dia de trabalho não “fecha”, ou seja, se o funcionário marca entrada e não marca saída ou vice-versa
• Ausência de intervalo – Quando o colaborador não registra o descanso mínimo em sua totalidade ou dentro do combinado e previsto por Lei
• Incongruências entre registros vs. escala – Quando entradas acontecem antes do horário previsto, saídas muito depois etc. ou quando há sequências “estranhas” de registros

O relatório de inconsistências serve justamente para a empresa comparar o que foi registrado com a escala combinada, destacando exatamente o que precisa de atenção por parte do RH e de gestores.

Centenas de marcações são transformadas num filtro curto de pendências.

Com ele, então, aumentam as chances de correções e ajustes enquanto o mês ainda está em aberto e caem os gastos desnecessários.

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Com que frequência conferir inconsistências de ponto numa empresa?

O ideal é o RH ou DP acompanhar as inconsistências ao longo do mês, tratando o erro no dia em que ele aparece para evitar acúmulo, esquecimento e a maratona de reconstruir jornada emergencialmente.

Mas o processo não precisa ser complicado!

Como fazer e usar relatório de inconsistências de ponto?

Use um bom sistema de fechamento de ponto para criar relatórios com apenas alguns cliques e a partir dos dados de marcações coletados pelo próprio sistema. Para qualquer correção nos registros, garanta justificativa, aprovação e histórico (quem mudou a informação, quando e por quê).

Não resista ao uso da tecnologia adequada à rotina da empresa e muito menos à tentação de fazer o controle em planilha e os ajustes por mensagem de WhatsApp: os erros podem virar problemas trabalhistas graves, assim como a falta de rastreabilidade das alterações.

O que ocorre quando há inconsistência de dados no relatório de ponto?

Fique sabendo!

1. As melhores soluções de registro de ponto enviam alertas automáticos em caso de inconsistências
2. O próprio colaborador aponta o motivo do erro e justifica a correção da marcação, anexando comprovante se houver
3. O gestor ou o RH aprovam conferem e aprovam a mudança ou a recusam, devolvendo-a para correção
4. O ajuste entra no espelho de ponto com data, autor e motivo

O espelho de ponto se torna um documento auditável, pronto para uma eventual conferência.

Qual o melhor sistema para fazer relatório de inconsistências de ponto?

O melhor sistema para relatórios de RH é o que aponta as inconsistências automaticamente, dispara alertas para os gestores, guarda a correção rastreável e já leva a jornada apurada para a folha, eliminando as planilhas.

Exemplo de tecnologia desse tipo, a plataforma de controle de ponto e banco de horas da Coalize entrega o fluxo de ponta a ponta e ainda oferece recursos adicionais às empresas de diferentes portes e setores em todo o Brasil, incluindo assinaturas digitais no mesmo ambiente virtual do recebimento de documentos, atestados etc.

Quem usa a Coalize para minimizar e eliminar inconsistências de ponto, garante:

• Menos retrabalho no RH
• Mais agilidade na conferência das jornadas
• Correções feitas antes do fechamento da folha
• Processos mais seguros do ponto de vista trabalhista

Se a sua empresa ainda depende de planilhas e conferências manuais, vale a pena entender, na prática, como a plataforma de controle de ponto da Coalize pode transformar uma rotina demorada em um fluxo simples, rastreável e confiável.