Para a sua empresa migrar do ponto manual para o ponto digital sem bagunça na rotina do RH ou do DP, escolha um sistema de ponto online e/ou por biometria que seja devidamente homologado, cadastre colaboradores e escalas, rode a tecnologia em paralelo às planilhas por um período de transição e, só então, desligue o registro em papel.
Mas saiba que essa deve ser uma virada de chave planejada, não um susto no fim do mês!
O ponto manual, seja em cartão de papel ou em controle de ponto em planilha, até funciona enquanto a equipe da empresa é pequena, mas, conforme o time cresce, rasuras, esquecimentos e cálculos refeitos na mão a cada fechamento tornam-se prejudiciais tanto para os negócios quanto para os funcionários.
Feita em etapas e com planejamento, a migração para o digital reduz retrabalhos desde o primeiro instante e ajuda você a economizar tempo e dinheiro: saiba mais neste artigo.
fechamento e dá mais segurança ao seu departamento pessoal.
O que é o registro de ponto manual? E o que muda no ponto digital?
O registro de ponto manual, como o nome diz, é aquele feito à mão, no cartão de papel ou em planilha. Nesse formato de controle de jornada, o próprio colaborador anota entradas, saídas e intervalos todos os dias, ou seja, a alternativa da memória e da disciplina do funcionário, além de também depender de uma conferência cautelosa por parte do DP.
O ponto digital, por sua vez, é o registro de jornada feito via sistema (SaaS), seja por um navegador na internet, por aplicativo ou com biometria. Ele agrega através da marcação de horário automatizada e do cálculo sem digitação manual de horas extras ou negativas, por exemplo.
Com o ponto digital, é isto o que muda na prática:
- As marcações passam a ter data, hora e origem registradas
- Horas extras, atrasos e faltas são apurados automaticamente
- O histórico fica em nuvem, acessível a qualquer momento
Mas existem, ainda, vários outros motivos para você optar pela migração – e consequente atualização do seu departamento pessoal!
Por que migrar do ponto manual para o digital?
Sair do ponto manual e migrar para o eletrônico é vantajoso pois:
- Reduz erros de registros
- Corta retrabalhos
- Minimiza gastos desnecessários
- Diminui risco de passivos trabalhistas
- Facilita fiscalizações
- Permite atuação estratégica do RH ou DP
Enquanto o controle de ponto em planilha está sujeito a rasuras, esquecimentos e fórmulas quebradas, sem trilha de auditoria, o controle automatizado equivale a edições rastreáveis, fim do “ponto amigo” e folha de pagamento tanto integrada quanto totalmente correta.
E o melhor é que a empresa não precisa parar para a migração acontecer. Você pode fazer mudanças sem interromper o dia a dia da sua equipe.
Como migrar do ponto manual para o ponto digital? 5 passos rápidos
Optou pela migração? Primeiro você configura o sistema. Depois, roda um período em paralelo com as planilhas. Só então, você acaba com o uso do papel. Assim, o seu DP valida os números antes de qualquer virada de chave e ninguém fica sem registros adequados.
Siga este passo a passo:
1. Escolha o sistema certo
O melhor ponto digital é o que se encaixa na sua operação, atende às necessidades da sua equipe e oferece recursos que permitem direcionar o RH ou o DP para ações mais estratégicas no cotidiano.
Esse sistema não só precisa estar adequado ao que define a CLT e a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), mas também precisa oferecer diversas formas de registro de jornada, integrações essenciais para o dia a dia e a contabilidade e suporte na transição.
Dica! Avalie se o fornecedor oferece um período de teste para você validar a adaptação da equipe antes de fechar contrato.
2. Configure as informações importantes
Após a implementação da tecnologia, importe os dados da equipe e defina o acesso individual de cada pessoa ao sistema. Com login exclusivo, cada colaborador registra o próprio ponto e você elimina a marcação por terceiros.
Cadastre os horários, os intervalos, as regras de horas extras e o banco de horas de cada grupo de colaboradores. É essa configuração que faz o sistema calcular a jornada sozinho a cada fechamento.
3. Treine a equipe e o departamento pessoal para uso da automação
Mostre a todos os funcionários como registrar o ponto e oriente o DP sobre como tratar as marcações antes de você “desligar” o processo feito em papel. Esteja à disposição para tirar dúvidas, enfatizando que nenhuma pergunta é desnecessária ou superficial e respondendo todas as que chegarem. Faça isso para que ninguém volte à planilha por insegurança.
4. Rode o ponto digital em paralelo à planilha
Por um ou dois ciclos de fechamento, mantenha os dois registros e compare os resultados. Esse período em paralelo valida os cálculos e mostra ao seu DP que os números batem antes da virada de chave.
5. Desative os processos manuais
Com os números batendo, encerre o registro manual e qualquer outro processo sem automatização do seu DP que a implementação de uma solução de controle de ponto lhe permita encerrar.
Adote o digital como oficial e durma mais tranquilo, pois, a partir do próximo ciclo, a folha de pagamento de todos os seus funcionários passará a nascer de dados confiáveis e auditáveis.
Saiba que a rotina da empresa vai mudar, mas para melhor!
Como fica a rotina do seu DP depois da migração de ponto manual para digital?
Depois da migração, quem até então era responsável por digitar e/ou conferir dados individualmente passa a tratar apenas exceções e pode se dedicar a outras atividades mais estratégicas da gestão de pessoas.
Sem contar que o fechamento de espelho e folha fica mais rápido, porque as horas já chegam calculadas ao DP, e a folha de pagamento parte de dados confiáveis.
Na prática, três rotinas mudam de imediato após a implementação de um sistema para fechar ponto escolhido criteriosamente:
- Fechamento – Em vez de somar horas na mão, o DP revisa apenas as marcações sinalizadas pelo sistema
- Conferência da folha – Os dados de jornada alimentam diretamente os relatórios de ponto para a folha de pagamento, reduzindo divergências entre o que foi trabalhado e o que é pago
- Atendimento ao colaborador – Pedidos de abono, atestados e ajustes podem ser feitos pela solução de controle de jornada e ficam registrados no sistema, com um histórico completo
Quer ver tudo acontecer na prática? Teste grátis a solução oferecida pela Coalize!
Vire a chave agora mesmo, sem dor de cabeça
Se você chegou até aqui porque cansou de depender de processos ultrapassados, comece hoje mesmo uma transição em poucas etapas e sem pausas na operação, experimentando a solução de controle de ponto da Coalize.
Saiba que a Coalize é uma plataforma de gestão de RH com mais de 6 milhões de registros de ponto já realizados por mais de 3 mil clientes ao redor de todo o país e que, como tecnologia especializada, centraliza controle de ponto, banco de horas e documentos em um único sistema, permitindo manejo online e offline de dados sem complicação.
Por atender à conformidade legal e ao perfil de equipes presenciais, externas, híbridas ou remotas, a Coalize é o sistema que vai te ajudar a conduzir, num piscar de olhos, a migração do seu DP do manual para o digital.
Pode confiar!
Deixe seu comentário