Quem faz auditoria de ponto numa empresa e precisa que os dados estejam corretos antes de fechar a folha, deve conferir as marcações e a jornada, comparando as informações com as escalas, o espelho de ponto completo e assinado, o banco de horas e as horas extras, as faltas, os atestados e os abonos lançados.
Algumas perguntas precisam estar mantidas em mente:
- “Consigo provar cada hora extra e cada intervalo do mês, com espelho de ponto assinado e sem marcação solta?”
- “Se um colaborador questionasse a jornada de dois anos atrás, eu acharia o registro em minutos?”
- “Consigo visualizar e corrigir inconsistências durante o mês ou tomo um susto na véspera do pagamento?”
E, se qualquer resposta travar, o sinal de alerta deve ser imediato!
Corrigir cada divergência agora – e não depois que o pagamento saiu – é o que separa um fechamento tranquilo de um passivo trabalhista.
Vire o jogo agora mesmo!
O que é e para que serve a auditoria de ponto?
Auditar os registros de ponto antes de fechar a folha de pagamento dos colaboradores de uma empresa nada mais é do que revisar todas as marcações de jornada, espelho de ponto, banco de horas, faltas e abonos buscando fazer qualquer ajuste ou correção sem demora, o que ajuda a evitar erros no pagamento dos salários.
Depois que a folha fecha, desfazer qualquer pagamento errado custa retrabalho e dinheiro. Isso se não custar também o enfrentamento de uma ação trabalhista! Então, a auditoria tem enorme importância em organizações de todo e qualquer porte ou setor.
Mas dá para se antecipar a erros, você sabia? Por exemplo, garantindo que a marcação de jornada aconteça do jeito certo desde o primeiro momento. E que horas extras sejam devidamente computadas, intervalos registrados, saldos de banco de horas calculados etc.
A auditoria impede que um pequeno descuido no fechamento da folha de ponto chegue ao holerite, e as marcações adequadas e facilitadas simplificam qualquer conferência no início, meio e final do mês!
A auditoria de ponto é obrigatória por lei?
A auditoria em si não é exigida pela legislação trabalhista, mas o registro fiel da jornada é. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no artigo 74, obriga o controle de ponto em empresas com mais de 20 funcionários, e a auditoria acaba sendo a forma mais prática de o RH garantir que esse controle esteja correto.
Ainda, quem quer, ao mesmo tempo, modernizar e agir de acordo com as normativas válidas em território nacional, precisa seguir também a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que exige que os registros eletrônicos sejam verdadeiros, íntegros e disponíveis para fiscalização.
E atenção! Além de conferir os registros, guarde-os por pelo menos 5 anos, prazo em que o colaborador ainda pode cobrar direitos na Justiça do Trabalho.
O que conferir numa auditoria de ponto?
Faça sua conferência partindo do registro bruto (a marcação) até o que efetivamente vira dinheiro (saldo e salário).
- Marcações, jornada e intervalo vs. escala: comece comparando o que foi registrado com o que estava previsto. Para cada colaborador, verifique se as entradas, saídas e intervalos batem com a escala e a jornada contratada.
- Registros faltantes ou incompletos: procure marcações faltando, pares incompletos (uma entrada sem a saída correspondente), intervalos abaixo do mínimo legal e batidas em dia de folga. São esses os pontos que a fiscalização olha primeiro.
- Espelho de ponto: confira se o espelho de ponto de cada funcionário – aquele relatório individual que consolida toda a jornada do colaborador no mês – está fechado, sem pendências, e se foi assinado.
- Banco de horas e horas extras: confira se o saldo bate com as marcações e se nenhuma hora foi contada duas vezes. Evite pagar hora que já foi compensada ou deixar de pagar hora devida.
- Lançamentos de faltas, atestados e abonos: revise também tudo o que pode alterar a jornada e não seja registro direto de ponto. Um atestado recebido pelo aplicativo e não lançado no sistema vira falta indevida; uma falta abonada e não registrada vira desconto errado.
Considere uma inconsistência toda marcação faltante, duplicada, fora da escala ou sem o intervalo obrigatório que você vai encontrar fazendo o comparativo dos registros e da jornada prevista em contrato.
Opte por fazer sua análise, em vez de planilhas linha a linha, usando um relatório de ponto emitido através de um sistema de RH adequado para o cotidiano e as necessidades da sua empresa.
Por que não usar planilha para fazer auditoria de ponto?
Enquanto, na planilha, a auditoria é manual e reativa, ou seja, depende de uma “caçada” de erros depois que eles acontecem e de um ajuste geralmente feito às pressas, quando o RH usa um sistema de ponto fica muito mais fácil:
- Verificar inconsistências apontadas em tempo real (e com alertas automáticos!)
- Obter o cálculo de banco de horas e horas extras, pois ele é automatizado
- Gerar espelho de ponto sempre que necessário e sem complicações
O sistema de ponto focado tanto nas marcações quanto em auditorias e acompanhamentos diários transforma qualquer caçada em prevenção, permitindo que os processos virem rotina e não ocorra no fim do mês.
A revisão deixa de acontecer só na véspera porque o sistema já sinaliza o problema no dia em que ele surge.
Evite multas e processos usando a tecnologia!
Considere ter uma plataforma de RH completa para usufruir de:
- Relatório de inconsistências, que aponta marcações faltantes, duplicadas ou fora da escala automaticamente.
- Cálculo automático de horas extras e banco de horas, com aprovação em um clique pelos gestores.
- Espelho de ponto pronto, envio e assinatura digital de documentos.
- Login individual e controle por IP, que evitam marcação de terceiros e dão integridade aos registros.
- Relatórios de jornada e banco de horas, além de relógios homologados conforme a legislação.
Agarre-se a esta dica! Torne sua gestão de pessoas mais leve e eficiente através de uma solução de custo fixo mensal e com recursos que sustentam uma conferência confiável antes do fechamento da folha.
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