Quadro de controle de pessoal: como fazer e administrar

Fazendo anotações completas sobre o perfil de cada colaborador de uma empresa e suas especialidades em um bom quadro de controle pessoal, gestores e lideranças conseguem criar um mapa do capital humano do negócio.

E, por mais que softwares específicos ajudem a dar conta do recado, organizando dados de maneira fácil e editável, apenas uma construção e gestão eficaz do quadro feita pela própria liderança definirá, de forma clara, objetivos individuais e coletivos – para si, para a empresa, para cada setor etc.

Quem consegue enxergar o todo tem menos chances de ficar no escuro, certo? Pensando nisso, acompanhe este artigo até o final, explore perguntas e respostas mais frequentes sobre o tema e prepare-se para entrar em ação.

O que é um quadro de pessoal?

O termo “quadro de pessoal” faz referência a uma lista ou um registro que detalha as informações mais importantes relacionadas aos funcionários de uma empresa, como nome, cargo, departamento, data de admissão, carga horária a ser cumprida, salário, dentre outros dados.

Para que serve o quadro de pessoal?

O quadro é uma ferramenta de gestão de pessoas, como o próprio nome já diz, e pode ser usado para diversos fins, a depender do grau de assertividade e detalhes das informações sobre colaboradores que constem nele e da maneira escolhida para gerenciá-lo.

Muitos gestores e líderes utilizam essa ferramenta para planejar escalas, organizar folha de pagamento, fazer avaliação de desempenho e competência e pensar sobre o planejamento estratégico que vai definir novidades ou mudanças nos cargos e funções existentes na corporação.

Quais as principais vantagens do controle de quadro de pessoal?

Gerenciar o quadro de pessoal, buscando maneiras de manter as informações registradas nele sempre organizadas e completas, garante uma compreensão clara da força de trabalho da empresa e permite tomadas de decisão muito mais precisas sobre recrutamento, treinamento, desenvolvimento de habilidades e outras questões.

A diminuição da rotatividade, retenção de talentos e contratações mais adequadas ao perfil de cada vaga e às visões do negócio são outros benefícios, além de:

• otimização de custos, pois o controle facilita a identificação de excessos ou deficiências na equipe, ajudando na redução das despesas relacionadas à mão de obra;
• cumprimento de normas e regulamentações trabalhistas, evitando sanções, multas e processos (já que, em um quadro bem gerido, constam informações sobre quem é MEI, quem é CLT e outros dados relevantes);
• análise mais aprofundada do desempenho dos funcionários e de cada time, permitindo a identificação de pontos fortes e de áreas que precisam de desenvolvimento;
• garantia de maior eficiência operacional, com a construção de times cada vez mais aptos para lidar com as demandas da empresa;
• melhor gestão do tempo no trabalho e mais facilidade para automatizar processos relacionados ao controle de jornada; e
• identificação e retenção de talentos através do planejamento de promoções e sucessões simplificados.

Agora, como fazer isso acontecer na prática?

Como montar um quadro de pessoal de uma empresa?

Identifique cargos de fundamental importância, defina os requisitos obrigatórios para um colaborador preencher cada função em aberto ou que precise de mudanças, escolha o funcionário que mais combinar com o perfil das vagas e, aos poucos, construa o seu time. Depois, reúna informações sobre todo mundo para colocá-las no quadro de pessoal.

As informações mais importantes para serem apuradas e organizadas você já conheceu no decorrer deste artigo, certo?

Também vai ser necessário implementar um software de gestão para acompanhar os resultados e monitorar se cada trabalhador está indo bem no setor designado.

Lembre-se: muitas vezes, o problema não é o funcionário, mas o direcionamento enganado de suas atribuições!

Mantenha todos os dados do quadro atualizados, revise-os com periodicidade e defina metas com base no desempenho de cada pessoa que aparece nele.

Como fazer a atualização do controle de quadro de pessoal?

Se você não for da área de Recursos Humanos, conte com um especialista em RH para ajudá-lo(a) na missão de construir e atualizar o quadro de pessoal. Em paralelo, ouça aos funcionários da empresa para entender se o que eles dizem, pensam e fazem condiz com o que está registrado sobre eles no seu arquivo.

Sempre coloque todas as informações em um software ou um documento protegido de acessos indevidos, invasões, roubos ou vazamentos. Aos poucos, vá aperfeiçoando a sua manutenção da ferramenta.

Que tal algumas dicas?

7 dicas para melhorar o controle de quadro de pessoal

A comunicação é a chave do negócio! Certifique-se de estar sempre em sintonia com a equipe, suas dores, suas expectativas e necessidades imediatas e, quando surgirem vagas, olhe para “dentro” primeiro.

Providencie papel e caneta para anotar as dicas a seguir ou faça uma captura da sua tela o quanto antes!

1. Para preencher vagas, dê preferência a quem já está na casa e veja se alguém se encaixa na descrição do trabalho.
2. Melhore a interação entre os setores, fazendo com que cada um entenda melhor a função do outro e até a divisão de tarefas fica mais equilibrada.
3. Faça dinâmicas ou trabalhos em equipes na empresa tanto para identificar talentos quanto para perceber a sincronia dos colaboradores entre si em relação às propostas do negócio e com suas atribuições.
4. Trabalhe feeedbacks de maneira constante, principalmente com reuniões um para um (1:1), aquelas em que líder e liderado interagem para trocar ideias e alinhar expectativas.
5. Valorize as pessoas acima de tudo, homenageando aniversariantes de tempo de casa, parabenizando cada funcionário por suas promoções ou premiações e assim por diante.
6. Não se esqueça de investir em tecnologias capazes de ajudar no monitoramento, controle e organização dos dados de quem faz o seu negócio acontecer todos os dias. Logo de cara, experimente plataformas específicas para gestão de funcionários.
7. Explique aos colaboradores, com clareza, os motivos pelos quais as tecnologias estão sendo adotadas e como elas vão contribuir com a rotina do coletivo, e mostre-se aberto(a) para esclarecimentos de dúvidas sobre essas inovações.

Longe de ser um bicho de sete cabeças, a elaboração e o controle de quadro de pessoal vão trazer excelentes resultados para o negócio, o seu bolso e a vida de quem trabalha para você. Comece hoje mesmo!