O processo de onboarding nada mais é do que uma série de ações planejadas pelo setor de Recursos Humanos de uma empresa para integrar novos funcionários aos colegas e ao ambiente de trabalho. São diferentes atividades que envolvem todos os setores da organização.
Para ajudar você a não esquecer de nada, vamos falar mais sobre esse processo, seu principal objetivo, benefícios e quais etapas seguir para que a sua empresa aplique a integração corretamente e colha bons resultados.
Vamos juntos?
O que é onboarding de funcionários
O objetivo do onboarding de funcionários é um só: integrar o novo funcionário à empresa. Entretanto, diferentemente do que muitos possam imaginar, o onboarding, ou processo de integração, vai além da primeira semana de um novo funcionário na empresa.
A integração, na verdade, já começa no anúncio da vaga e vai até o momento em que a pessoa se sente plenamente estabelecida na sua função, envolvendo todo o fluxo de contratação.
Algumas empresas entendem o processo burocrático da contratação como onboarding, mas cadastrar a documentação é apenas uma das tarefas que precisam ser feitas quando um novo funcionário começa. Integrar significa buscar manter talentos por mais tempo!
Benefícios do processo de onboarding
O processo de onboarding levado a sério faz parte da cultura da empresa e é reconhecido como uma tarefa fundamental cheia de benefícios, que não pode ser ignorada, porque:
- Deixa os funcionários melhor preparados para a rotina da empresa, sem que eles sejam surpreendidos ou fiquem perdidos por falta de orientação.
- Traz o entendimento da cultura da empresa antes que o profissional comece as tarefas, tendo plena consciência do que se espera dele.
- Dá motivação extra para que o funcionário realize bem o seu papel.
- Alinha as expectativas entre empresa e profissional.
- Reduz a rotatividade de pessoas nos cargos, porque todos sentem segurança a respeito da posição que ocupam.
- Gera melhor integração entre quem está começando e quem já tem tempo de casa, mantendo um bom clima organizacional e evitando rivalidades desnecessárias.
Mas como fazer isso?
Processo e etapas do onboarding de colaboradores
Se você está se perguntando o que deve conter em um onboarding de RH, pode ficar tranquilo, porque é para isso que este guia está aqui! Listamos cinco passos para que você consiga integrar profissionais de forma eficaz à empresa:
1. Envie alguma mensagem animada confirmando a contratação
Gere expectativa e mostre o quanto a empresa está feliz em poder contar com o profissional a partir de agora. Não tem nada mais chato do que começar em um lugar novo e ninguém se apresentar ou se mostrar interessado em você, não é mesmo? As pessoas querem se sentir queridas e bem recebidas e não apenas inseridas em uma pauta rotineira de trabalho.
Envie um e-mail, uma cartinha ou nem que seja uma mensagem por WhatsApp, mostrando toda a animação em receber o novo funcionário a partir da data de contratação, e até mesmo com orientações sobre como será e o que ele pode esperar desse dia.
Aproveite toda oportunidade que tiver para criar conexões e gerar um relacionamento próximo, verdadeiro e amigável desde o começo!
2. Prepare o restante da equipe para as atividades de onboarding
Falando em se apresentar, é legal que o restante da equipe saiba que o novo funcionário vai chegar. Todo mundo já deve ter trabalhado em um lugar que alguém pergunta “quem são aquelas pessoas?” e a resposta é “são os novos funcionários”, porque alguns sabem e outros não do que se trata.
Quem não sabe o que está acontecendo pode se sentir perdido também, não dar a devida atenção e acabar tratando o novo profissional com indiferença.
Sempre deixe sua equipe a par das mudanças que vão acontecer e prepare especialmente os líderes dos setores para dedicarem algum tempo do dia para explicar o que cada um faz e como a empresa funciona. É muito legal trazer os líderes e gestores para perto desde o começo também, para que a pessoa se sinta à vontade com uma liderança amiga.
3. Faça com que o primeiro dia seja especial
Lembre de tudo que o novo funcionário vai precisar para se sentir integrado, desde senhas de e-mail a softwares, ferramentas e plataformas, acessos para entrar no local de trabalho, crachás, acesso ao sistema de controle de ponto eletrônico, benefícios, vales, enfim, crie uma lista com todos os acessos necessários e oriente sobre todo o funcionamento desses recursos.
Uma ótima ideia é tornar isso um kit de boas-vindas, que pode ter um material impresso falando mais sobre a cultura da empresa e algum brinde, como uma camiseta, caneca ou caneta ou mesmo materiais úteis para o dia a dia de trabalho, como uma agenda, um caderno e uma garrafa para armazenar água - mostre que você se importa com a saúde e bem-estar de quem chega.
Fazer um tour por toda a empresa, contemplando cada setor, já puxando aqui o momento de apresentação de cada líder, é uma ótima forma de fazer com que o primeiro dia seja explicativo e receptivo ao funcionário.
4. Não queira que o novato saia mostrando serviço
É bem comum que, ao contratar, alguns gestores já esperem que os funcionários apenas saiam trabalhando freneticamente para pagar seu salário. Por isso, para alguns, é inimaginável passar uma semana inteira sem trabalhar diretamente, mas apenas sendo integrado. Bem, acostume-se com essa ideia, porque é necessário dar tempo ao tempo!
Além de não cobrar serviço no primeiro dia, aconselhamos que a primeira semana e o primeiro mês sejam mais leves, para que a pessoa consiga se adaptar ao ambiente. Por mais que o primeiro dia seja muito explicativo e receptivo, dúvidas seguirão surgindo por um tempo e só mesmo no dia a dia acontecendo é que o profissional conseguirá se adaptar.
Portanto, não cobre trabalho duro de cara. Tenha certeza de que a pessoa se sente completamente integrada antes de fazer isso. Se ela realmente se sentir bem na sua empresa, logo, logo ela só pensará em retribuir com muito trabalho bem feito!
5. Dê atenção aos feedbacks de quem está começando
Só porque a pessoa está se integrando, não significa que ela não tenha algo a dizer a respeito de como as coisas na empresa funcionam. Especialmente quem chega de fora sempre tem muito a dizer, justamente por não estar habituado à rotina de trabalho e conseguir ter uma visão externa de como os processos acontecem e como a empresa está estruturada.
Assim, ouça os feedbacks, absorva e utilize no seu dia a dia o que os novatos têm a dizer. Inclusive, você pode e deve pedir retornos deles sobre o que está sendo apresentado, além de se deixar sempre à disposição para dúvidas. Algum procedimento pode até parecer claro, embora possa ser, na verdade, bem confuso, e isso só será percebido agora por alguém que não tem essa atividade como hábito.
É claro que, conforme a cultura e atuação do negócio, você pode e deve customizar seu programa de integração a fim de alcançar resultados ainda melhores. Apenas não deixe de realizar essas tarefas básicas e tenha certeza que qualquer onboarding que você fizer tem tudo para ser um sucesso!
Aliás, você deve ter notado que um processo de onboarding envolve movimento e preparo de toda a empresa para acontecer, certo? Por isso, é recomendável deixar para fazer contratações em um mesmo período, para que a empresa toda não precise parar para um novo profissional em datas diferentes em um mesmo mês, por exemplo.
Crie um calendário de contratações e busque agrupar as integrações em um mesmo dia, mensalmente, trimestralmente ou semestralmente. É até mais interessante que o novo profissional não seja o único iniciante, além de que ter mais gente sendo integrada faz com que o restante da empresa se motive mais a receber quem chega com foco maior nesse dia.
Vantagens do onboarding digital
Fazer o onboarding digital dos funcionários traz muitas vantagens, tanto para quem trabalha no formato presencial quanto em trabalho remoto. Especialmente por estarmos vivendo uma nova época, em que muitas empresas estão trabalhando de forma remota, é uma grande necessidade pensar o processo de contratação, recepção e integração de forma online.
Mas é preciso realizar essa integração digital sem perder a qualidade de todas as etapas que citamos acima, começando por realizar o recebimento de toda a documentação necessária para concretizar uma admissão digital, pensando na assinatura online do contrato, envio dos equipamentos necessários para que o funcionário realize plenamente seu trabalho, acessos etc.
Também é muito importante designar um profissional que será a referência dessa pessoa para pedir ajuda nos primeiros meses, que esteja sempre à disposição.
Afinal, por não estar no modo presencial, é preciso criar mecanismos para que a pessoa se sinta acolhida. Continua valendo o kit de boas-vindas e todas as orientações necessárias. Programe videochamadas para realizar todas as apresentações e interações com a equipe, pois o empenho na integração não deve mudar só porque o trabalho é remoto.
Uma grande ajuda para esse processo é contar com uma plataforma de onboarding online, capaz de cuidar da parte burocrática para você.
Mesmo quem trabalha presencialmente deve poder fazer um envio fácil de documentos, gerar contrato digital e ter tudo armazenado na nuvem, sem acúmulo de cópias e papelada. Tudo isso traz um ganho de tempo enorme para dar atenção às pessoas!
Assim, você pode reunir todas as ferramentas e profissionais que precisa para tornar seus processos de onboarding eficazes, retendo talentos e construindo um ambiente de trabalho forte, no qual as pessoas sentem que são bem-vindas e valorizadas!
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